Kleine Schritte für bessere TCS-Konferenzen?

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Wenn wir an TCS-Konferenzen teilnehmen, bemerken wir oft einige kleine Details, für die wir uns die Organisatoren der Konferenz gewünscht hätten. Und wenn wir Konferenzen organisieren, haben wir es bereits vergessen.

Daher die Frage: Welche kleinen Schritte könnten wir leicht unternehmen, um TCS-Konferenzen zu verbessern ?

Wir hoffen, dass diese Frage zu einer Ressource wird, die wir bei jeder Organisation von Konferenzen überprüfen können, um sicherzustellen, dass wir nicht immer wieder dieselben Fehler wiederholen ...


Ich interessiere mich hier für relativ kleine und kostengünstige Details - etwas, das Konferenzorganisatoren leicht hätten tun können, wenn sie nur rechtzeitig darüber nachgedacht hätten. Beispielsweise könnte es sich um eine nützliche Information handeln, die rechtzeitig auf der Konferenzwebseite bereitgestellt werden kann. ein Fünf-Dollar-Gerät, das den Tag retten kann; etwas zu beachten bei der Auswahl des Restaurants für das Bankett; das beste Timing der Kaffeepausen; oder Ihr ideales Design der Konferenzausweise.

Wir können hier alle Aspekte von Konferenzarrangements abdecken (einschließlich der Einreichung von Beiträgen, Programmkomitees, Reviews, lokalen Arrangements usw.).


Dies ist eine Community-Wiki-Frage. Bitte posten Sie eine Idee pro Antwort und stimmen Sie andere Antworten nach oben oder unten ab, je nachdem, wie wichtig sie Ihrer Meinung nach sind.

Jukka Suomela
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Ein Aspekt, auf den in den Antworten bisher nicht viel eingegangen wurde: Können die Konferenzorganisatoren etwas tun, um Studenten zu helfen, die zum ersten Mal eine Konferenz besuchen und noch niemanden kennen?
Jukka Suomela
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Dies ist eher eine Aufgabe für die Berater und Mentoren der Absolventen. Aber vielleicht organisieren Sie eine Art Veranstaltung für die Studenten, damit sie sich alle kennenlernen können, besonders wenn sie nicht zum Bankett eingeladen werden?
Peter Shor
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Ja, oder vielleicht auch nur ein Zimmer oder ein paar einfache Erfrischungen für ein Treffen mit Studenten.
Suresh Venkat

Antworten:

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  1. Halten Sie die Preise niedrig : Sie können schöne Vorspeisen bei einer von einem $750Hotel veranstalteten Konferenz mit einem $100Sitz bekommen, es ist wahr, aber es beeinträchtigt tendenziell die intellektuelle Atmosphäre, die Sie bei einer von einer Universität veranstalteten Konferenz mit einem Sitz bekommen können . Außerdem werden nicht nur die Leute anwesend sein, die Vorträge halten. Erlauben Sie den Studenten an der Universität, kostenlos teilzunehmen;
  2. Raumparallele Sitzungen , damit sich die Leute wirklich zwischen ihnen bewegen können;
  3. Fördern Sie aber auch die Interaktion zwischen Sprechern und Teilnehmern bei Parallelsitzungen im Voraus, so dass Parallelsitzungen auch autonome Gemeinschaften sind. Dies fördert die Interaktion und das Gefühl, dass Parallelsitzungen die Diskussion in ihrem Unterbereich vorantreiben. Einige Konferenzen (z. B. die Deutsche Sprachwissenschaftskonferenz, DGfS) haben daraus den Schluss gezogen, dass alle Parallelsitzungen unabhängige Workshops sind.
Charles Stewart
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Ja, von Universitäten veranstaltete Konferenzen sind großartig. Sie sind nicht nur preiswert; Sie sind in der Regel auch viel einfacher zu erreichen (z. B. öffentliche Verkehrsmittel) und verfügen in der Regel über bessere Einrichtungen (gute Hörsäle, die für diesen Zweck konzipiert sind, funktionierendes WLAN usw.).
Jukka Suomela
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+1 wegen 1. Ein Hotelkonferenzraum oder ein Ballsaal ist ein schrecklicher Ort, um ein akademisches Gespräch zu hören. zusammen mit billigerem Wohnraum und dem Vorteil für einheimische Studenten wäre dies eine großartige Lösung. und theoretische Konferenzen sind nicht so groß, um logistische Alpträume auszulösen.
Sasho Nikolov
6
Ich stimme diesem Punkt voll und ganz zu! Ich sehe wirklich keinen guten Grund, warum Konferenzen in einigen teuren Hotels in Las Vegas organisiert wurden !!!
Dai Le
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Ein Grund, warum die Leute Hotels benutzen, ist, dass es oft sehr schwierig ist, mitten im akademischen Jahr Konferenzräume an der Universität zu bekommen.
Boaz Barak
3
Aus irgendeinem Grund sind Mathematikkonferenzen viel billiger als CS-Konferenzen.
Boris Bukh
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Eine begrenzte Anzahl von Tischen / Schreibtischen in einem ruhigen Raum

Problem : Nicht jeder wird an jeder Sitzung teilnehmen und auch nicht jeder wird in dem Hotel übernachten, in dem die Konferenz am nächsten liegt.

Lösung : Einige Tische, Schreibtische und Stühle in einem ruhigen Raum für ungestörtes Lesen, Schreiben, Tippen, Surfen, möglicherweise mit Steckdose.

RJK
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2
Ja bitte ! Schließlich macht es Spaß, auf einer Konferenz zu sein, mit anderen zu arbeiten / zu chatten.
Suresh Venkat
2
Ein ruhiger Raum besiegt diesen Zweck ... wie wäre es mit einem lauten Raum? :)
Lev Reyzin
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Verschenken Sie USB-Sticks als Proceedings

Ja, die Zeitungen sind online, aber in den Konferenzräumen oder in den öffentlichen Bereichen in der Nähe von Konferenzen wird selten drahtlos gearbeitet. CD-ROMs sind das derzeitige elektronische Medium von hoice, aber ein großer Teil der Menschen hat Tablets und Netbooks ohne CD-Laufwerke. USB-Laufwerke kosten weniger als Schmutz und funktionieren mit fast jedem Computer, dessen Name nicht mit dem regulären Ausdruck "iP *" übereinstimmt.

Wenn Sie nicht jeden USB-Stick mit dem elektronischen Verfahren vorfüllen möchten, lassen Sie die Benutzer ihre eigenen Sticks mit dem elektronischen Verfahren füllen, entweder von einem PC (oder von drei) am Registrierungsschalter oder von einem Kollegen, der die Daten bereits entsorgt hat auf ein anderes Gerät stecken.

Jeffε
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4
iP.*vielleicht?
Peter Taylor
4
tcsh, nicht perl.
Jeffs
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Glob-Muster sind keine regulären Ausdrücke. :)
Jukka Suomela
5
oder sogar Downloads im Voraus bereitstellen. Ich hatte kürzlich genau dieses Problem mit CDs, da mein Laptop kein Festplattenlaufwerk hat. Ich musste von einem der Konferenzcomputer auf USB übertragen und dann
Uhr
Es kann eine gute Idee sein, jedem Teilnehmer eine CD oder einen vorgefüllten USB-Stick zur Verfügung zu stellen. Ich vermute, dass CDs immer noch billiger sind und manche Leute sie immer noch bevorzugen.
Peter Shor
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Veröffentlichen Sie auf der Konferenzwebsite einfache, aber detaillierte Anweisungen, um mit öffentlichen Verkehrsmitteln vom Flughafen zum Konferenzhotel zu gelangen .

Geben Sie nicht Dutzende von Optionen an - nur ein oder zwei Routen, die einfach zu befolgen sind. Geben Sie an, welche Art von Tickets Sie kaufen möchten, von wo, wie und wie viel sie kosten sollten. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen veröffentlichten Informationen aktuell und gültig sind, insbesondere wenn die Konferenz im Sommer stattfindet.

(Vielleicht ist es eine gute Idee, sich ein Lonely Planet-Handbuch anzuschauen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, welche Informationen für jemanden nützlich sind, der die Stadt zum ersten Mal besucht.)

Jukka Suomela
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8
Dies ist besonders wichtig, wenn die Konferenz in einem nicht englischsprachigen Land stattfindet und die meisten Teilnehmer keine Anweisungen in der Landessprache lesen können.
Robin Kothari
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Es gibt mehrere Städte in den USA, in denen die Anweisungen für die öffentlichen Verkehrsmittel am Flughafen schwer genug sind, um zu erkennen, dass sie auch in einer Fremdsprache verfasst sind.
Peter Shor
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Planen Sie nicht gleichzeitig Gespräche über ähnliche Themen.

Selbsterklärend. Dafür gibt es keine Entschuldigung.

rauben
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9
Dies kann ziemlich schwierig sein, da jeder Teilnehmer eine eigene Definition von ähnlich hat. Eine vernünftige Entschuldigung ist also, dass es keinen Weg gibt, daran vorbei zu kommen. Ich stimme jedoch zu, dass die Organisatoren alles daran setzen sollten, es zu versuchen.
Peter Shor
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Abstrakte Broschüren.

Problem : Die Abläufe sind jetzt größtenteils online (eine gute Sache) und ich habe keine Lust, meinen Laptop zu entkorken, um das Thema einer Zeitung zu sehen.

Lösung : Stellen Sie abstrakte Broschüren zur Verfügung (einige Konferenzen tun dies bereits). Es ist eine kleine Broschüre, die Abstracts in der Reihenfolge ihrer Präsentation auflistet und eine einfache Referenz darstellt, um zu entscheiden, worum es sich bei einem Vortrag handelt.

Hinweis: Dies ist eine vorläufige Lösung, bis wir alle IPads bei uns haben :), aber selbst dann ist es sehr praktisch, wenn alle Abstracts an einem Ort zusammengefasst sind.

Suresh Venkat
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8
Alternativ können Sie iPads an die Teilnehmer verschenken. Ist das nicht der ökologische Weg? :)
Michaël Cadilhac
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Kalender für Konferenzaktivitäten

Problem : Es ist schwierig, den Überblick über mehrere Sitzungen zu behalten, und häufig möchte ich bei einer großen Konferenz nicht an allen Vorträgen teilnehmen oder möchte eine spezielle Liste von Vorträgen führen, zu denen ich gehe.

Lösung : Die Konferenz sollte mindestens eine Kalenderdatei enthalten, die in den Google-Kalender oder in eine beliebige Kalender-App auf einem Telefon / Laptop eingefügt werden kann. Das ICS-Format ist ziemlich Standard.

Hinweis: Konferenzen können viel weiter gehen - bei KDD haben Sie sich bei einer mit der Konferenz verknüpften Website für soziale Netzwerke angemeldet und konnten einen benutzerdefinierten Kalender exportieren, der auf den gewünschten Gesprächen basiert. Dies erfordert jedoch mehr Infrastruktur und Geld und ist nicht Teil der Umfang dieser Frage.

Suresh Venkat
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Entfernen Sie das 2-Spalten-Format und optimieren Sie im Allgemeinen die Papiervorbereitung

Im Moment hat das typische TCS-Papier 4 verschiedene Versionen:

1) Eine vorläufige Vollversion - dies ist die Version mit vollständigen Beweisen, an denen Sie vor der Einreichung der Konferenz arbeiten, und die viele Leute ungefähr zur gleichen Zeit wie die Einreichung online stellen.

2) Eine Einreichungsversion - Dies ist eine Version, die ein paar Tage vor dem Abgabetermin hastig erstellt wurde. Wir konvertieren ein schönes 30-seitiges Papier in ein weniger lesbares 10-seitiges Papier und einen 20-seitigen Anhang, indem wir Proofs in Anhänge kopieren / einfügen.

3) Kamera-fähige Version - Dies ist die Version im zweispaltigen Format, die tatsächlich in der Konferenz veröffentlicht wird. Dies wird erreicht, indem das Feedback der Rezensenten und die Erkenntnisse, die wir in der Zwischenzeit erhalten haben, in die Einreichung oder vorläufige Vollversion einbezogen werden und anschließend daran gearbeitet wird, sie mit der von der Konferenz bereitgestellten hässlichen zweispaltigen Formatvorlage kompatibel zu machen. (Ich denke, es gibt mehr oder weniger allgemeine Übereinstimmung darüber, dass das zweispaltige Format hässlich ist, und der einzige Grund, warum es existiert, ist ein Überbleibsel aus den Tagen vor nicht allzu langer Zeit in gedruckten Verfahren.)

4) Journalversion - Dies ist eine Vollversion, die auch die obigen Rückmeldungen und Erkenntnisse sowie das Ergebnis eines anderen Durchgangs enthält, den wir einem Journal vorlegen. Aus technischen Gründen ist es oft schwierig, die gleiche Tex-Datei für die Versionen 3 und 4 zu verwalten, was bedeutet, dass man die Arbeit beim Erstellen dieser beiden Versionen duplizieren muss.

Angesichts dessen ist es vielleicht nicht verwunderlich, dass viele Artikel es nicht bis zur vierten Stufe schaffen, und die ausgereifteste Version, die noch übrig ist, ist dieses hässliche 2-Spalten-Format.

Ich würde die folgenden Änderungen vorschlagen:

1) Wie Emanuelle sagte, reichen Sie ein vollständiges vorläufiges Papier (dh Version 1) bei der Konferenz ein, mit der Maßgabe, dass der PC nicht verpflichtet ist, über die ersten 10 Seiten hinaus zu lesen, und dass er im Allgemeinen sein Urteilsvermögen einsetzen kann, um technische Details zu überspringen der Beweise.

Dies erleichtert den Autoren (eine Version weniger) und auch dem PC, da sie, wenn sie die Proofs tatsächlich sehen wollen, nicht in den Anhängen nach ihnen suchen müssen und jederzeit die aktuelle Situation simulieren können Drucken Sie einfach die ersten 10 Seiten der Einreichung aus und ignorieren Sie den Rest. (Russell Impagliazzo hat einmal gesagt, dass eine Einreichung kein Seitenlimit haben sollte, sondern nur eine Anweisung, dass für x = 1,2,4,8, ... das Lesen der ersten x Seiten den Rezensenten veranlassen sollte, die nächsten x Seiten zu lesen. )

2) Verwenden Sie für die kamerabereite Version ein einspaltiges Format mit einer minimal aufdringlichen Latex-Vorlage, um die Arbeit mit derselben Datei zu vereinfachen.

Tatsächlich würde ich vorschlagen (obwohl es sich um eine größere Änderung handelt), die kamerabereite Version zu einer echten "erweiterten Zusammenfassung" zu machen, indem sie auf 10 Seiten einer einzelnen Spalte beschränkt wird. Da Ihre Arbeit bereits angenommen wurde und eine Version mit allen Details online verfügbar sein sollte, müssen Sie auf diesen 10 Seiten keinen Platz dafür verschwenden, weitere Details zu erklären oder alle Argumente aufzuzählen, warum Ihre Arbeit großartig ist, und Sie können Konzentrieren Sie sich darauf, die Grundgedanken Ihrer Arbeit so einfach wie möglich zu erklären. Ich denke, ein Artikel in diesem Format ist eine wertvolle Ressource und rechtfertigt eine weitere Version über der Vollversion / der Zeitschriftenversion. Außerdem denke ich, dass die Konferenzversion notwendigerweise ohne Beweise sein wird, was die Leute dazu ermutigt, sich bei Zeitschriften einzureichen.

Boaz Barak
quelle
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Es scheint mir, dass der einzige Grund, die Länge der kamerabereiten Version einzuschränken, darin besteht, zuzulassen, dass eine Vollversion von einer Zeitschrift referiert wird. Ich fühle mich sogar noch mehr davon überzeugt, dass wir alle Zeitschrift gehen müssen.
Suresh Venkat
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Wie ich unter der Antwort von Emmanuelle bemerkte, sollte ich gebeten werden, genau die Version des Papiers einzureichen , die die Autoren im Verfahren veröffentlichen möchten. (Ja, lassen Sie eine Überarbeitungsrunde zu.) Niemand prüft gerne zweispaltige Papiere, also entfernen Sie das zweispaltige Format. Halten Sie die Beschränkung auf 10 Seiten ein, damit die Überprüfung unter Zeitdruck gesund bleibt.
Jeffs
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Das zweispaltige Format ist auf großen Seiten viel einfacher zu lesen als das einspaltige. Wenn Sie eine Textzeile in einer kleineren Schrift auf einer ganzen Seite im Format Letter oder A4 haben, ist das Lesen wirklich sehr schwierig. (Kleinere Seiten sind viel besser, aber das ist nicht die Größe der meisten Konferenzbeiträge.) Und im Zeitalter der Textverarbeitung sollte die zweispaltige gegenüber der einspaltigen Formatierung eigentlich überhaupt kein Problem darstellen. Länge ist definitiv eine relevantere Sache, um die man sich Sorgen machen muss.
Peter Shor
3
"Wenn Sie eine Textzeile in einer kleineren Schrift auf einer ganzen Seite im Format Letter oder A4 haben ..." - Tun Sie das also nicht. Verkleinern Sie die Seiten oder vergrößern Sie die Schrift.
Jeffs
3
@Jukka: Also (1) die gedruckten Dokumente loswerden, (2) die Seitenbeschränkungen loswerden, (3) zum Format mit 1 Spalte und 11 Punkten und größerem Rand wechseln. Gute Idee, aber ich denke, Sie müssen all diese Dinge auf einmal erledigen. Ich gehe davon aus, dass die Komiteemitglieder noch eine kürzere Version benötigen, um sie sich ansehen zu können. Das andere war, dass die Sponsoring-Organisationen viel Geld verdienen, indem sie Kopien an Bibliotheken verkaufen. Sie könnten auf Widerstand stoßen (obwohl Bibliotheken sowieso alle auf elektronische Medien umsteigen, wäre dies wahrscheinlich irrational).
Peter Shor
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Empfehlen Sie ein paar gute Hotels den Konferenzteilnehmern

Ich war auf Konferenzen, bei denen die empfohlene Hotelliste mehr als 10 Hotels enthielt (oder keine mit der Meldung "Dies ist eine große Stadt mit vielen Hotels, wählen Sie einfach eine aus"). Obwohl es schön ist, so viel Auswahl zu haben, bedeutet dies zunächst, dass jemand, der die Stadt nicht kennt, auswählen muss, welches für ihn optimal ist. Zweitens wird dadurch die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich mit vielen anderen Konferenzteilnehmern im selben Hotel befinden, erheblich verringert.

Stattdessen können Konferenzorganisatoren, die Einheimische sind und die Hoteloptimalität viel besser einschätzen können als die Teilnehmer, je nach Preis höchstens 3 oder 4 Hotels empfehlen. Es sollte eine kostengünstige Option für Studenten und Menschen mit geringem Budget geben, und eine andere für diejenigen, die keine finanziellen Einschränkungen haben. Auf diese Weise landen viele Teilnehmer im selben Hotel und haben die Möglichkeit, während des Frühstücks miteinander zu interagieren, gemeinsam zur Konferenz zu pendeln und von dieser abzureisen usw.

Manchmal ist dieser Vorschlag nicht machbar, wenn die Hotels in der Umgebung klein sind und sehr schnell ausgebucht sind. Ich möchte diesen Vorschlag auf Konferenzen lenken, auf denen es möglich ist, solche Empfehlungen abzugeben.

Robin Kothari
quelle
1
Was ist Ihre Begründung dafür, dass Einheimische die Hoteloptimalität viel besser einschätzen können als jeder andere? Sicherlich waren Einheimische weniger in den Hotels als die Teilnehmer?
Peter Taylor
2
Ich meinte ein Optimum in Bezug auf die Entfernung zum Konferenzort, die Erreichbarkeit des Hotels vom Flughafen mit öffentlichen Verkehrsmitteln, die Erreichbarkeit von der Innenstadt usw. Außerdem denke ich, dass Leute, die oft Gäste zu ihrer Universität eingeladen haben, den Überblick behalten lokale Hotelszene. Ich erinnere mich, dass ich gefragt wurde, wie es dem Hotel ging, als ich kürzlich eine Forschungsgruppe besuchte, damit sie entscheiden konnten, ob sie es anderen Besuchern empfehlen sollten.
Robin Kothari
1
Konferenzorte befinden sich nicht immer in der Nähe von Universitäten. In diesem Fall wissen die Organisatoren möglicherweise nicht so viel über die Hotels (z. B. wissen die zuständigen Mitarbeiter des MIT einiges über die Hotels in der Nähe von Cambridge, möglicherweise jedoch nicht in der Nähe des Convention Centers in Boston ). Aber ich stimme zu, sie sollten sich anstrengen, um zu lernen.
Peter Shor
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Verfügen Sie nicht über mehrere Websites für die Konferenz.

Wenn es viele mögliche URLs gibt, stellen Sie sicher, dass alle an dieselbe Stelle umgeleitet werden . Versuchen Sie nicht, mehrere Sites zu verwalten, indem Sie Informationen manuell von einem Ort an einen anderen kopieren.

Das mag lächerlich klingen - warum sollte jemand mehrere Websites mit unterschiedlichen Inhalten einrichten - aber aus irgendeinem Grund scheint es die ganze Zeit zu passieren. Es gibt die "offizielle" Website mit einem coolen Domainnamen und einem ausgefallenen Layout, aber es ist zu schwierig, sie zu aktualisieren. Dann wird eine andere Website eingerichtet, und bald weiß niemand mehr, auf welcher Website nach den neuesten Informationen gesucht werden soll.

Die Leute brauchen keine ausgefallenen Websites. Sie wollen Informationen finden .


(Falls Sie dies noch nicht gesehen haben, sehen Sie hier ein aktuelles Beispiel: 1 , 2. )

Jukka Suomela
quelle
20

Halten Sie die Preise niedrig, aber versuchen Sie, das Konferenzbankett in die Anmeldegebühren für Studenten einzubeziehen .

Es scheint nur allzu häufig zu sein, dass Studenten das Bankett aus einem technischen Grund verpassen: In der Anmeldegebühr ist das Bankett nicht enthalten. Ihre Dozenten und / oder Universitäten würden gerne die Anmeldegebühr bezahlen - was auch immer es ist und was auch immer es beinhaltet - aber aus irgendeinem Grund lehnen sie es ab, "zusätzliche" Kosten zu übernehmen.

Ein Konferenzbankett könnte eine großartige Gelegenheit für Studenten sein, Menschen kennenzulernen, und ich bedaure die Studenten, wenn sie diese Gelegenheit verpassen. Die zusätzlichen Kosten (zusätzlich zu Flügen, Hotels, Anmeldegebühren usw.) sind in der Regel unbedeutend, so dass dies meist nur eine Frage der Bürokratie ist.

Um die Anmeldegebühren angemessen zu halten, kann man woanders Geld sparen - Dinge wie Konferenztaschen spielen eine viel geringere Rolle. Sie können auch versuchen, eine Firma zu finden, die das Abendessen für die Schüler sponsert. Und das Bankett muss nicht unbedingt so schick sein - großartiges Essen und eine großartige Location wären ein nettes Extra, aber am Ende zählt vor allem der soziale Aspekt.

Jukka Suomela
quelle
1
Ich denke, das ist gegen die Idee, Konferenzen billiger zu machen.
Kaveh
Stipendien und Arbeitgeber decken nicht immer Bankette und Unterhaltungsangebote ab, daher ist es problematisch, sie in die Registrierungsgebühr einzubeziehen. Auch will nicht jeder zum Bankett gehen, also das Aufladen, denn es macht keinen Sinn. Und es ist schwieriger, eine genaue Anzahl von Teilnehmern zu erhalten, wenn alle für das Bankett bezahlt haben.
Rob
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Haben Schüler Wiederholungen

Um die ergänzende Anfrage von Jukka zu beantworten, die in einem Kommentar zur Frage gemacht wurde:

Beauftragen Sie zwei (oder mehr) Personen mit der Aufgabe, die Aktivitäten für Nachwuchsforscher zu koordinieren. Ersterer wäre für die Planung von Getränken und anderen gesellschaftlichen Veranstaltungen verantwortlich, während Letzterer Karriere- und Forschungsratschläge erteilen kann, möglicherweise in einer speziellen Sitzung der Konferenz oder möglicherweise bei diesen Getränken. (Eine optionale dritte Person kann ein Industriekontakt sein.)

RJK
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2
Dies ist eine weitere interessante Idee. Die Paarung macht sehr viel Sinn.
Suresh Venkat
20

Stellen Sie ein gedrucktes Programm in die Nähe der Tür des Sitzungsraums.

Klingt nach einer einfachen Sache, aber aus irgendeinem Grund tun die meisten Konferenzen dies nicht. Es kostet nichts, ist aber sehr hilfreich für die Beantwortung schneller Fragen wie "Ist dies die Sitzung, in die ich gehen möchte?", "Wann endet die Kaffeepause?" ohne auf die abstrakte Broschüre zu schauen.

Daniel Marx
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1
Obwohl ich der Meinung bin, dass dies wichtig ist, habe ich festgestellt, dass die meisten Konferenzen, an denen ich teilnehme, bereits diese Praxis haben (einschließlich SODA)
Suresh Venkat
2
Vielleicht wurde der Zeitplan der Sitzungen in diesem Jahr in SODA veröffentlicht, aber ich kann mich nicht erinnern, die Liste der tatsächlichen Vorträge gesehen zu haben, die Sie hören werden, wenn Sie den Raum betreten.
Daniel Marx
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Einreichung der Konferenz = arXiv ID.

Heutzutage ist eine Konferenzeinreichung normalerweise eine PDF-Datei. Anstatt die Leute aufzufordern, PDF-Dateien einzureichen, könnten wir sie einfach bitten, die arXiv-Kennung der Arbeit einzugeben, die sie einreichen möchten.

[Das arXiv-Papier muss natürlich wie ein Konferenzbeitrag formatiert sein: Ca. 10 Seiten Text + alle fehlenden Angaben in einem Anhang.]

Dies wäre relativ einfach zu implementieren und hätte zahlreiche Vorteile:

  • Wenn ein Papier akzeptiert wird, ist auf diese Weise garantiert, dass eine Version mit vollständigen Proofs dauerhaft irgendwo verfügbar ist . Wir würden nie wieder die typische Situation haben, dass ein Konferenzbeitrag ein Ergebnis behauptet und auf eine zukünftige Journalversion verweist, die niemals erscheinen wird.

  • Alle Ergebnisse würden viel früher veröffentlicht . Wir könnten TCS schneller vorantreiben, da andere schneller auf früheren Arbeiten aufbauen könnten und das Risiko geringer ist, das Rad mehrmals parallel neu zu erfinden. ArXiv gibt zuverlässige Zeitstempel aus, sodass es keine Frage gibt, ob jemand die Arbeit eines anderen stiehlt.

  • Eine Überprüfung wäre interessanter und es gäbe weniger ethische Fragen. Jetzt würden Sie etwas überprüfen, das bereits veröffentlicht wurde. Sie können durchaus schon anfangen zu überlegen, wie Sie die Ergebnisse in Ihre eigene Arbeit einfließen lassen, wie Sie sie verbessern können usw.

  • Wenn die Liste der akzeptierten Artikel veröffentlicht wird, ist es trivial, arXiv-Links zu allen akzeptierten Artikeln hinzuzufügen. So konnten sich die Leute schon vor der Konferenz die interessant aussehenden Papiere ansehen.

Natürlich gibt es auch einige Nachteile. Das Posten Ihres Papiers auf arXiv nimmt einige Zeit in Anspruch. Eigentlich müssten Sie sich erst bei arXiv anmelden, dann schlafen und Ihre Konferenzanmeldung am nächsten Tag abschließen (wenn es immer noch eine gute Idee ist). Aber ich denke nicht, dass dies unbedingt eine schlechte Sache wäre ...


(Natürlich ist jetzt auch klar, dass es nur sehr wenig Drucksachen oder kommerzielle Verlage braucht. Schließlich ist die Liste der akzeptierten Artikel mit arXiv-Links im Wesentlichen alles, was wir brauchen. Wenn jemand wirklich will Lust Verfahren Buch zu bekommen, eine lokale university press könnte es zu geringen Kosten behandelt Aber das ist Wegthema bekommen -. die Verlage loszuwerden nicht um eine kleine . Änderung , dass die Menschen leicht umsetzen können)

Jukka Suomela
quelle
10
Ich finde viele Probleme mit diesem Vorschlag. Erstens verwischt es wirklich die Unterscheidung zwischen veröffentlichten und unveröffentlichten Arbeiten. Zweitens glaube ich nicht, dass es der Community nützen wird, wenn man die Leute zwingt, ihre Beiträge zu veröffentlichen, bevor sie veröffentlicht werden. Ich kann mir vorstellen, dass viele Menschen dies nicht tun werden. Es würde auch den Zugang zu nicht definitiven Versionen von Beiträgen ermöglichen, über die sich viele Autoren nicht so sehr freuen würden. Einer der Vorteile des aktuellen Überprüfungsprozesses besteht darin, dass die Beiträge verbessert werden können, bevor sie öffentlich erscheinen. Dies würde mit Ihrem Vorschlag verloren gehen.
Dave Clarke
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Es würde mir nichts ausmachen, ein Konferenzprotokoll zu haben = Liste der Arxiv-IDs. Ich denke jedoch, dass es möglich sein sollte, Einsendungen vertraulich zu behandeln, und dass dies nicht möglich ist, wenn arxiv ids dies zulässt.
David Eppstein
4
@Jukka: Ich bin ein großer Fan dieser Idee, aber es muss eine Fluchtklausel für Leute geben, die, aus welchen Gründen auch immer, ihre Beiträge vertraulich behandeln möchten. Unter anderem: Ob es Ihnen gefällt oder nicht, Algorithmen sind patentierbar. Zumindest in den USA haben Sie ab dem Datum der Veröffentlichung (jeglicher Art) 12 Monate Zeit, um ein Patent für eine Erfindung einzureichen. Unternehmen haben ein klares Interesse daran, die Offenlegung so lange wie möglich zu verschieben. Das derzeitige System wird am ersten Konferenztag bekannt gegeben. Ihr System muss sechs Monate im Voraus offengelegt werden.
Jeffs
4
Mein Grund für die Forderung nach Vertraulichkeit von Konferenzbeiträgen ist nicht die Geheimhaltung oder die Sorge, dass jemand meine Ideen stiehlt. Das liegt daran, dass ich es im Allgemeinen vorzuziehen, die Dinge nicht auf dem Arxiv zu veröffentlichen (wo sie im Wesentlichen permanent öffentlich bleiben), bis sie mindestens einer gewissen Überprüfung durch Fachkollegen unterzogen wurden. Und wenn ich zum ersten Mal ein Papier zu einer Konferenz einreiche, hat es noch nicht diese Überprüfungsstufe.
David Eppstein
7
@ David: Ich kenne das Gefühl, bin mir aber nicht sicher, ob dies ein Grund für oder gegen diesen Vorschlag ist. :) Wenn die Autoren nicht sicher sind, dass das Papier eine Veröffentlichung wert ist, sollten die Rezensenten vielleicht gar keine Zeit damit verschwenden, das Papier zu lesen ...? Vielleicht könnten wir unsere Kollegen öfter bitten, unsere Manuskripte vor der Einreichung bei Konferenzen (oder bei arXiv) zu lesen, damit die Einreichungen besser werden? ArXiv-Beiträge könnten dies fördern.
Jukka Suomela
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Benötigen Sie nicht "Eine vollständige Registrierung pro Papier". Dies verbietet Studenten, die Studentenregistrierung zu bezahlen, wenn sie eine von Studenten verfasste Arbeit haben. Es beleidigt viele ernsthaft, zumal diese Richtlinie normalerweise nach der Annahme in Papierform bekannt gegeben wird.

Konferenzen, die dies kürzlich durchgeführt haben, umfassen ISAAC, IWOCA und COCOA.

Ich stelle mir vor, dass der Grund dafür, insbesondere in einer Konferenz, die nicht von einer Fachgesellschaft unterstützt wird, darin besteht, einen bestimmten Erlösbetrag zu garantieren. Es liegt jedoch in der Verantwortung des Veranstalters, angemessene Projektionen des Studenten- / Fakultätsmixes zu ermitteln und die Registrierung dementsprechend festzulegen.

John Iacono
quelle
Willkommen in der Theorie, John! Schauen Sie sich das Tag ds.data-structures an
Suresh Venkat
COCOON ist ähnlich.
Derrick Stolee
ISAAC 2011 nicht.
Yoshio Okamoto
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Ich habe ein paar Gedanken zusammengefasst, nachdem ich ALGO 2009 arrangiert hatte, siehe Post ALGO-Post: Etikette und Etikette . Wenn ich nur eine Idee hervorheben muss (nicht bereits in diesem wunderbaren Thread erwähnt): sichtbare, lesbare Namensschilder , zusammen mit wiederholten, starken Signalen der Organisatoren, sie tatsächlich zu tragen . Insbesondere denke ich, dass die Organisatoren die Bigwigs im Programmkomitee, die eingeladenen Redner und das Lenkungskomitee bitten können, dies zu tun.

Thore Husfeldt
quelle
4
Namensschilder sollten auch auf beiden Seiten gedruckt werden, falls sie sich umdrehen.
Jurij
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Veröffentlichen Sie Informationen zu Stipendien und versuchen Sie, diese bei der Registrierung zuzuweisen

Es wäre schön zu wissen, welche Stipendien Studierenden, neuen Postdocs usw. zur Verfügung stehen, bevor sie sich für die Konferenz anmelden und Flüge kaufen. (Es gibt nichts Frustrierenderes, als herauszufinden, dass Ihnen ein Stipendium für die Teilnahme und die Unterbringung für eine ganze Woche angeboten wurde, nachdem Sie an einem einzigen Tag teilnehmen und Flüge und Hotels entsprechend gebucht haben.)

Ebenso wäre es nett, wenn Sie ein Stipendium zur Registrierungszeit erhalten würden, anstatt einen Scheck oder Bargeld zu erhalten, wenn Sie zur Konferenz kommen oder noch schlimmer, wenn Sie Wochen nach der Konferenz auf den Erhalt eines Schecks warten. Anti-Bonus-Punkte für eine Konferenz in einem anderen Land mit einer anderen Währung.

(Ich war auf einer Konferenz, auf der sie bis zum Konferenztag keine Registrierungszahlungen bearbeitet und Schecks an diejenigen zurückgegeben haben, die Stipendien erhalten haben. Es gibt also alternative Möglichkeiten, dies zu tun.)

rauben
quelle
12

Setzen Sie die Frist am Freitag. Dies wird viele bedeutende andere glücklicher machen.

Radu GRIGore
quelle
1
An einem Freitag um 17 Uhr in jeder Zeitzone, damit man später in einem Pub Dampf ablassen kann :)
Suresh Venkat
11

Verwenden Sie spezielle Software, um die Einreichung von Beiträgen, die Zuteilung von Schiedsrichtern, den Empfang von Schiedsrichtermeldungen, die Bewertung der Bewertungen durch die PC-Mitglieder und die Mitteilung der Ergebnisse zu verwalten.

Die Konferenzverwaltungssoftware im Edutech-Wiki listet einige Optionen auf.

Charles Stewart
quelle
5
Ich kann mir nicht vorstellen, dass eine Konferenz dies heutzutage nicht tut.
Dave Clarke
11
Es scheint, dass die meisten TCS-Konferenzen heutzutage EasyChair verwenden, und das ist eine sehr gute Sache. Nicht weil EasyChair perfekt ist, sondern einfach, weil ich nur ein System lernen (und konfigurieren) muss.
Jukka Suomela
2
Sessel ist nicht ideal. Persönlich bevorzuge ich HotCRP aus der Sicht der Rezensenten.
Suresh Venkat
11

Beschränken Sie nicht die Länge der Einreichungen. Bitten Sie stattdessen die Autoren, auf X-Seiten zu verweisen, und teilen Sie ihnen die Länge der kamerabereiten Versionen mit. Während einige neuere PCs dies mutig getan haben, scheint dies noch kein Standard zu sein.

Manu
quelle
4
Meh. Ich bin ein viel größerer Fan von "Akzeptiere (und überprüfe) Papiere nur im endgültigen kamerabereiten Format" oder gleichwertig: "Akzeptiere keine Papiere, die nicht veröffentlicht werden." Wenn das endgültige kamerabereite Format kein Seitenlimit hat, sind wir natürlich alle gut.
Jeffs
1
Wäre es wirklich bankrott, wenn Konferenzen keine oder eine viel höhere Seitenbeschränkung für ihre Verfahren hätten?
Peter Shor
6
Konferenzen sind möglicherweise nicht bankrott, aber Leser sind bankrott! Ich finde, dass die meisten Papiere verbessert werden, indem sie kürzer geschnitten werden (bis zu einem gewissen Punkt ca. 10-12 Seiten im zweispaltigen ACM-Format).
Sam Tobin-Hochstadt
In einigen Bereichen (Proof-Theorie) ist es schwierig, eine Einreichung auf 15 Seiten zu verteilen. Rezensenten und Redakteure sollten die Beiträge jedoch lesen (und dies ohne Entschädigung).
Rob
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Reduzieren Sie die Anzahl der aufeinander folgenden Gespräche. Drei halbstündige hochtechnische Gespräche, die unmittelbar aufeinander folgen, sind aussichtslos. Niemand kann sich so lange ohne Pause konzentrieren. Idealerweise sollte nach jedem Gespräch eine Pause eingelegt werden.

Dominic Mulligan
quelle
4
Aber macht es Sinn, halbstündige Gespräche zu führen? Sind 15 + 5 Minuten pro Vortrag nicht mehr als genug, um für Ihre Arbeit zu werben? Sie können erklären, was das Problem war, das Sie untersucht haben, was vor Ihrer Arbeit bekannt war, was Sie erreicht haben, was noch offen ist, und einige Beispiele für technische Tricks nennen, die Sie bei Ihren Beweisen angewendet haben. Wenn es interessant klingt, können die Leute die Details in Ihrer Zeitung lesen. langweilige techniken durchlaufen ist eigentlich nicht nötig. (Eigentlich reichen schon 15 Minuten, um das Publikum zu langweilen ...)
Jukka Suomela
@Jukka Suomela. Genau. Ich würde die pro Redner zugewiesene Zeit verkürzen und eine Pause von zehn Minuten zwischen den einzelnen Gesprächen einplanen, um herumzulaufen.
Dominic Mulligan
11

Nehmen Sie die Vorträge auf und stellen Sie die Videos online zur Verfügung.

Kaveh
quelle
Ich habe Verständnis dafür, aber ich lese mehr aus der Zeitung als aus der Präsentation. Der Vorteil von Gesprächen ist die direkte Interaktion mit dem Autor, entweder in Fragen oder im anschließenden Gespräch.
Rob
1
@Rob, Mitschneiden werden alle Personen, die sich das Gespräch ansehen möchten, dazu aufgefordert, insbesondere Personen, die aufgrund von Zeitkonflikten oder aus anderen Gründen nicht dazu in der Lage sind. Niemand ist dazu gezwungen, und dies schränkt das Gespräch nicht ein So können Sie mit dem Autor interagieren, wenn Sie an dem Vortrag teilnehmen.
Kaveh
Tut FOCS das nicht?
Rahulmehta95
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Zeigen Sie während der Gespräche die dem Sprecher verbleibende Zeit elektronisch an (ein Beispiel finden Sie in den Videos der TED-Gespräche). Ich habe eine einfache Java-Anwendung im Vollbildmodus verwendet, um dies bei der letzten Konferenz zu tun, die ich geleitet habe: Es wäre dumm gewesen, dies "von Hand" zu tun, die Uhr im Auge zu behalten und Papiere mit "10 Minuten übrig" und "5 Minuten übrig" zu verwenden "," 1mn left "," FINISH NOW "darauf geschrieben.

Bonus: Zeigt die verausgabte Zeit nach Ablauf des Timers in blinkender Farbe an.

Jeremy
quelle
Ich habe es einmal versucht und dabei einen großen Nachteil festgestellt: Ich konnte meinen Laptop damals nicht benutzen :)
Suresh Venkat
1
Mein Laptop macht das schon, wenn ich spreche.
Jeffs
Der Sitzungsleiter kann in der ersten Reihe sitzen und lasr.cs.ucla.edu/geoff/countdowntimer.html verwenden, wenn das Konferenz-WLAN funktioniert.
Peter Boothe
1
Suresh: Aus diesem Grund sollten die Konferenzorganisatoren einen pro Raum anstatt der Stühle haben ... :)
Jeremy
Warum würde es sich dumm anfühlen, statt eines 1000-Dollar-Laptops ein Stück Papier unter einem Cent zu verwenden?
Jeffs
9

Machen Sie Konferenz-T-Shirts aus einer großen Sammlung von Zahlen aus den Papieren. (ACM SCG hat dies in den letzten 25 Jahren zweimal getan. Kennen Sie andere Konferenzen, die dies getan haben?)

Jack
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12
Ich denke, T-Shirts und andere Beute sind Geldverschwendung. Am Ende vergebe ich den Konferenzpreis, den ich für wohltätige Zwecke bekomme.
Rob
8
Aufbau von Gemeinschaftsgeist ist keine Geldverschwendung.
Jeffs
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Ich mag die T-Shirts und trage sie zu Hause und auf anderen Konferenzen (solange sie nicht weiß sind - ich mag keine weißen T-Shirts). Tatsächlich trage ich jetzt einen. Ich ziehe sie den Tragetaschen oder Stiften vor, die man bei diesen Dingen so oft bekommt. Ich denke, wenn die Leute sie tragen, haben sie das Gefühl, dass es eine Gemeinschaft gibt, der sie angehören, und daher ist es wahrscheinlicher, dass sie das nächste Mal zur selben Konferenz zurückkehren.
David Eppstein
@ Jeff Ich sehe Konferenz-T-Shirts, Taschen, Kaffeetassen usw. nicht als Aufbau eines Gemeinschaftsgeistes. Das macht nicht einmal Sinn für eine große Konferenz mit Menschen, die in mehreren Forschungsbereichen arbeiten.
Rob
"Das macht nicht einmal Sinn für eine große Konferenz mit Menschen, die in mehreren Forschungsbereichen arbeiten." Ich glaube nicht, dass das eigentliche Problem T-Shirts sind!
Jeffs
8

Wenn Sie Konferenztaschen verwenden, machen Sie diese recycelbar oder wiederverwendbar:

Wenn Sie eine Tasche benötigen, um Registranten zu geben, dann geben Sie zu viel Zeug aus - jeder wirft es einfach weg und oft haben Hotels nicht einmal Papierrecycling! Wenn Sie jedoch eine Stofftasche verwenden, wählen Sie ein nützliches Design, beispielsweise eine Einkaufstasche. Wenn Sie eine Plastiktüte verwenden, fragen Sie das Hotel nach Kunststoffrecyclingbehältern.

Anonym
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8

Geben Sie unter wichtigen Daten das Datum für Einladungen zu Sonderausgaben an.

Wie lange sollen die Autoren sonst warten?

Manu
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Vernünftige Fristen haben:

  1. Einreichungsfristen : Ich verstehe, dass es unterschiedliche Gründe für unterschiedliche Einreichungsfristen gibt, z. B. flockige Server, die persönlicher Aufmerksamkeit bedürfen. Was auch immer die Frist ist, veröffentlichen Sie sie deutlich und konvertieren Sie sie für die meisten Ihrer Übermittler in eine vertraute Zeitzone (z. B. Eastern Time oder ET in den USA). Eine gute Philosophie für Konferenzwebsites ist: Wenn Sie pro Suchanfrage n Personen speichern können, tun Sie dies bitte!

  2. Anmeldeschluss : Bei vorzeitigen Anmeldeschluss ist das Tagesende in jeder Zeitzone die einzige vernünftige Frist. Das wird in Blogs angekündigt und in Kalender eingetragen. Es gibt keinen Grund, um 15 Uhr ET (ähm) zu machen.

Anonym
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7

Ermutigen Sie Couchsurfen als Unterkunft

Ich sage nicht, um Leute an CouchSurf zu binden , aber stellen Sie sich vor, dass Sie mit der Hotelempfehlung eine Seite hinzufügen, auf der lokale Forscher (oder Studenten, wie ich mir vorstelle, dass dies hauptsächlich von Studenten verwendet wird) die Nachricht "Ich kann so viele Leute aufnehmen" posten könnten , mail mich ".

Nur Leute, die dazu bereit sind, würden es benutzen. Zum Beispiel kann es für Studenten, die zur Konferenz gehen, ein guter Weg sein, um:

  • Ermäßigung des Eintrittsgeldes (Sie zahlen keine Unterkunft) (für den Couchsurfer)
  • Kein zufälliges Couchsurfen, Leute vom Feld treffen, bessere Interaktion haben (sowohl für Couchsurfer als auch für Gastgeber)
  • Besuchen Sie die Orte in der Stadt mit jemandem, der sie kennt, und genießen Sie sie in vollen Zügen.

Ich stelle mir vor, dass dies von Grund auf eine Menge Arbeit sein kann, es kann jedoch möglich sein, dass eine Organisation, die auf CS spezialisiert ist, dies für den Konferenzorganisator erledigt, da sie einige Werbemaßnahmen für sie durchführt, die nicht viel Arbeit erfordern. Win-Win.

Ich weiß, dass dies nicht von jedem benutzt wird, aber ich glaube, dass diejenigen, die es benutzen, wirklich davon profitieren werden (persönliche Erfahrung, ich hatte immer eine großartige Zeit CS).

Gopi
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6

(Dies ist nicht spezifisch für TCS-Konferenzen, würde aber für bessere Konferenzen im Allgemeinen funktionieren.)

Eine schöne Idee, die ich auf einer mathematischen Konferenz für junge Forscher gesehen habe, ist, dass jeder Teilnehmer ein kurzes "Research Statement" schreibt - für Junior-Teilnehmer, die noch nicht viele Ergebnisse haben, wäre eine Beschreibung der Interessen in Ordnung. Dann, einige Zeit vor der Konferenz, werden die Statements auf der Webseite veröffentlicht. Ein funktionierendes Beispiel dafür: http://bcc.impan.pl/12Young/uploads/statements.pdf (Konferenz in Geometric Group Theory)

Ich denke, dies wäre besonders hilfreich für Junior-Teilnehmer, die unter dem Problem "Ich kenne niemanden hier" leiden, aber auch umgekehrt, da selbst Studenten keine anonyme Messe mehr sind. Natürlich ist dies eher für kleinere Konferenzen / Workshops machbar, nicht für Veranstaltungen mit 400 Teilnehmern, aber dennoch denke ich, dass es sich lohnt, dies umzusetzen.

Marcin Kotowski
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