Die beste Möglichkeit, Layouts mit bearbeitbarem Text an Autoren / Redakteure zu senden, die keine Design-Software haben

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Hierbei handelt es sich um ein häufig auftretendes Problem bei Design-Workflows, das wahrscheinlich für interne Designer am relevantesten ist, aber auch für Agenturen, die über viele nicht zum Design gehörende Schreib- oder Forschungsmitarbeiter verfügen, oder für Freiberufler, die mit internen Autoren zusammenarbeiten. Viele Designer begegnen ihm und haben eine Art, damit umzugehen: Ich bin daran interessiert, wie unsere kollektive Designerfahrung am besten damit umgehen kann.

Hier ist das Problem:

  • Ich erstelle ein Text-Bild-Layout und muss frühzeitig Entwürfe zur Bearbeitung an die Autoren senden.
  • Diese Autoren haben keine Design-Software und werden es auch nie tun: Der Kauf ist keine Option. Angenommen, sie verfügen über MS Office und eine Person im Büro verfügt möglicherweise über Acrobat, kann jedoch nicht einfach darauf zugreifen. (In meinem Fall sind diese Leute Schriftsteller und Forschungsexperten, es gibt jede Menge von ihnen, und das Schreiben und Bearbeiten von Texten für Entwürfe ist nur ein kleiner Teil dessen, was sie tun.)
  • Die Bearbeitung der Kopien hängt etwas vom Layout ab: Die Autoren müssen den Seitenfluss sehen können, um zu sehen, wie jeder Block hineinpasst und wie viel Platz sie für jeden Block haben. Ich denke an Fälle wie Infografiken und Diagramme mit detaillierten Beschriftungen, bei denen Text, Bilder und Layout Hand in Hand gehen, anstatt an Fälle wie Bücher oder Zeitschriftenlayouts, bei denen wir nur sagen würden, dass der Designer zwischen XXX und YYY Worten steht und vertraue ihnen ".
  • Das Layout in dieser Phase muss nicht exakt sein, aber sie müssen in der Lage sein, sich ein Bild davon zu machen. Es spielt keine Rolle, ob das, was sie mir zurückschicken, visuell ein bisschen chaotisch ist. Ich werde nur ihren bearbeiteten Text extrahieren und verwenden

Also, was sind die besten Methoden, um Menschen eine bearbeitbare grobe Annäherung an ein Layout zu geben?

Jede Antwort sollte im Idealfall besser sein als meine derzeitige Methode: E-Mail mit PDFs, die das grobe Layout sowie flache Word-Dokumente mit dem Text enthalten, in der Hoffnung, dass die Autoren das Layout verstehen und respektieren und verstehen, wie viel Platz sie haben selten tun ... und da das Schreiben und Bearbeiten von Texten für Entwürfe nur einen kleinen Teil ihrer Tätigkeit ausmacht, ist es unwahrscheinlich, dass sich dies ändert.

Im Idealfall ist dies weniger umständlich und zeitaufwendig als die Erstellung eines separaten PDF-Formulars und die Neuerstellung jedes Textfelds als Eingabeelement, um eine Art bearbeitbares PDF zu erstellen, oder die Neuerstellung einer Annäherung des Layouts von Hand so etwas wie Word.

Ich akzeptiere Antworten, beginnend mit jeder gängigen Design-Software. In meinem Fall ist es hauptsächlich Illustrator, aber Tricks, die mit Designs in InDesign, Photoshop, Corel, Inkcape usw. beginnen, sind alle relevant.

user56reinstatemonica8
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Antworten:

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Ich habe meine eigenen Nachforschungen angestellt und eine Option gefunden, die anscheinend in Ordnung zu funktionieren scheint. Es gibt dem Schreiber eine unvollständige, aber nahezu genaue Version des Layouts, in dem er arbeiten kann, und die eigentliche Arbeit, um es zu produzieren, nimmt fast keine Zeit in Anspruch.

Es basiert darauf, ein PDF in ein Word-Dokument zu verwandeln ... die Idee, die mich unsauber macht ... aber es scheint zu funktionieren, und der Texter, den ich als experimentelles Versuchskaninchen verwendete, sagte, er fand es einfacher, mit dem Einstellen zu arbeiten Layouts auf diese Weise.

  • Erstellen Sie eine Quelle für ein Programm, das PDF-Dateien auf halbem Weg in Word-Dokumente umwandelt. Nitro PDF Pro ist bisher überraschend in Ordnung / nicht schrecklich, und es gibt eine kostenlose Online-Version, wenn es Ihnen nichts ausmacht, 20 Minuten zu warten und Ihrer Arbeit einen Remote-Service von Drittanbietern anzuvertrauen. Ich habe auch eine Empfehlung für dieses andere kostenlose Online-Tool gesehen, es aber nicht ausprobiert
  • Als PDF speichern / exportieren, mit diesem Tool konvertieren
  • (optional) Waschen Sie Ihre Hände und Ihr Gesicht und bitten Sie die Design Gods um Vergebung
  • (optional) Fügen Sie Änderungen, Notizen und einige hässliche gelbe Wortmarkierungen zu Schlüsselbits hinzu, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, um alle Beteiligten (einschließlich sich selbst) daran zu erinnern, dass es nicht gut aussehen soll, sondern ein Word-Dokument ist ... und dass diese Bits wo der Text zufällig abgeschnitten wird, ist das in Ordnung, wirklich, sie sind in Ordnung ...
  • Senden Sie es mit klaren Anweisungen an die Texter oder Redakteure
  • Kopieren Sie ihre Bearbeitungen zurück in das eigentliche Designprogramm und werfen Sie das Wort doc - das inzwischen wahrscheinlich grotesk verformt ist - in den Abgrund, von dem nie mehr gesprochen werden darf. Es hat seinen Zweck erfüllt.
user56reinstatemonica8
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Ich würde dies für den lustigen internen Dialog, den ich auch geführt habe, fast wörtlich +2. : D
Lauren-Reinstate-Monica-Ipsum
Das ist sicherlich besser, als zu sagen, was ich hatte: Text in einem Word-Dokument und eine Indd-Dateisynchronisierung beizubehalten, damit Korrekturleser weiter an dem Word-Dokument arbeiten können, aber es bedeutet immer noch, dass Sie alle Änderungen in Word durchgehen und manuell kopieren müssen sie zu indd. Was wir wirklich brauchen, ist wie eine kleine freie Standalone-App, die es erlaubt, ein indd-Dokument aufzunehmen und nur eine Textbearbeitung durchzuführen, die ein anderes indd-Dokument hervorbringt, das Sie dann in indesign "zusammenführen" können, um alle Änderungen zu sehen und sie irgendwie aufzulösen.
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Was Sie brauchen, ist ein InCopy mit InDesign-Workflow. InCopy macht genau das, was Sie brauchen (und ist genau für diese Aufgabe gemacht). Ehrlich gesagt, gibt es da draußen nichts, was keine umständlichen Umgehungen mit sich bringt.

Mit InCopy arbeiten Ihre Redakteure und Autoren mit dem exakten Layout. Sie können genau sehen, wie die Kopie fließt und wo sie übersteuert. Sie können jedoch weder das Layout ändern noch das Design durcheinander bringen. Es ist keine steile Lernkurve für einen erfahrenen Texter. Sie haben auch genaue Absatzformate, mit denen sie arbeiten können, sodass Sie nie im Zweifel sind, was im Layout landen wird. Anne-Marie Concepcion , eine der besten in diesem Bereich, hat hier und auf lynda.com jede Menge Informationen . Es gibt ein ausgezeichnetes Whitepaper hier .

Alan Gilbertson
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Oooh ... +1 und ich möchte das wirklich akzeptieren, weil es, wie Sie sagen, für das genaue Problem ausgelegt ist, das ich beschreibe. Aber es fühlt sich so an, als hätten die Lizenzierungsregeln von Adobe in meinem Fall den Ausverkauf verloren ... In meiner Organisation gibt es mehr als 30 Personen, die vielleicht 1-10 Mal pro Jahr Kopien für mich bearbeiten. InCopy für alle zu kaufen würde nicht funktionieren. Ebenso könnte ich mir nicht vorstellen, als Freiberufler zu verlangen, dass jeder Erstkunde ein Exemplar kauft. Vielleicht gibt es eine Möglichkeit, es zum Laufen zu bringen ... Ich schaue mir das Kleingedruckte an. Aber es fühlt sich an wie ...
user56reinstatemonica8
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... dies ist nur dann möglich, wenn eine Organisation einen festen Workflow mit einer festen Anzahl von Autoren und Redakteuren hat, die immer mit denselben Designern arbeiten (z. B. einer Werbeagentur oder einem Verlag). Angesichts der scheinbar unflexiblen Lizenzen, die Adobe für dieses Produkt anbietet, sehe ich keine Möglichkeit, dass es in einer anderen Art von Organisation funktioniert - auch wenn es sich um einen Cloud-Service oder eine Hot-License im Rahmen von CS5 handeln könnte oder ein "Freemium" -Produkt wie Reader & Acrobat mit einem kostenlosen Word-Basis-Plugin und einer erweiterten Vollversion mit mehr Funktionen. Ich würde mich gerne irren.
user56reinstatemonica8
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Schalten Sie morgen auf die CS6-Ankündigung um. Flexibilität wie diese - ein paar Plätze für ein oder zwei Monate hinzufügen, sie nachher weglassen - ist eines der Dinge, um die es in der Creative Cloud geht, und wahrscheinlich das Wichtigste, auf das sich kleine Designläden freuen. Weiß nicht, warum InCopy nicht enthalten wäre.
Alan Gilbertson
Es sieht so aus, als wäre InCopy nicht in CCloud enthalten, und es ist in keiner CS6-Suite enthalten. Eine Abonnementoption wird ebenfalls nicht angezeigt. Seltsamerweise werden CCloud und CS6 in der Seitenleiste neben InCopy aufgeführt, als ob InCopy enthalten wäre, aber InCopy ist nicht in der Einkaufsanleitung und den häufig gestellten Fragen von InCopy zu finden: "Ist InCopy CS6 in [CS6] ...? Nein, InCopy ist nur verfügbar als eigenständiges Produkt und ist in keiner der Creative Suite-Editionen enthalten ". AFAICT, Creative Cloud ist ein Download jeder Anwendung für einen Designer mit einem Abonnement, und InCopy ist für Nicht-Designer bestimmt und sollte daher separat verkauft werden.
user56reinstatemonica8
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Ich habe die Adobe-Leute in diesem Fall bereits genörgelt. So billig wie es ist, scheint InCopy ein Kinderspiel für die Cloud zu sein. In der Zwischenzeit habe ich nachgesehen, und es lohnt sich, emSoftware's DocsFlow und TypeFi zu testen. Beide Systeme sind für einen Editor / InDesign-Workflow ausgelegt. Entweder ist es genau das, wonach Sie suchen.
Alan Gilbertson
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Ich arbeite seit 15 Jahren im Verlagswesen und das ist in der Tat eine Herausforderung. Mein Fazit ist, dass sich der Workflow ändern muss. Bisher gibt es keine perfekte Lösung für dieses Problem. Wenn der Editor Zeit spart, tun Sie das nicht. Wenn du Zeit sparst, tut er es nicht;)

Die meisten Redakteure haben kein Adobe-Abonnement. In diesem Fall sollten Sie InCopy und insbesondere Ihre bearbeitbaren Dateien vergessen.

Wenn Sie eine PDF-Datei als Text speichern, müssen Sie den gesamten überarbeiteten Text erneut in Indesign einfügen. Wenn Sie damit einverstanden sind, kann es für Sie arbeiten. Es ist in Ordnung für einen Flyer, aber das ist eine andere Geschichte für Bücher. Ich habe auch festgestellt, dass ich beim Exportieren von PDF nach XML / HTML fließendere Sätze erhalte als bei .doc. Bei der Konvertierung von PDF in Word werden manchmal alle Sätze unterbrochen und "falsche" Silbentrennungen erstellt.

In jedem Fall sollte eine umfangreiche Bearbeitung immer VOR dem Layout erfolgen. Beim Korrekturlesen ist dies anders, da die Revisionen normalerweise klein sind und keine große Bearbeitung erforderlich ist. Ein verantwortlicher (oder bewusster) Kunde bezahlt zuerst einen echten Redakteur, um die Textstruktur zu überprüfen, Quellen zu überprüfen, Kapitel und Absätze zu trennen usw. Dann wird ein Korrektor bezahlt, der sich die Datei noch einmal ansieht und sich auf die Grammatik konzentriert. Diese beiden Jobs sind völlig unterschiedlich, obwohl sich viele Korrektoren gerne als Redakteure bezeichnen. Anschließend wird dem Designer ein endgültiger Text übergeben, ein Proof erstellt, an den Proofreader gesendet und geringfügige Anpassungen vorgenommen. Bis der Beweis vollständig genehmigt ist.Das ist der eigentliche Workflow dafür und bei weitem der effizienteste für alle und der sparsamste in Bezug auf Zeit und Geld. Vielleicht kannst du es aber einfach nicht so machen.

Indesign mit einer verknüpften Text- / Word-Datei

Sofern Sie Ihre Word-Datei nicht als Link in Indesign importiert haben, aktualisiert diese Word-Datei den Text in Indesign nicht, selbst wenn er geändert wurde. Es ist jedoch möglich, eine Word-Datei so zu verknüpfen, wie Sie ein Bild in Indesign verknüpfen. Wenn die Word-Datei aktualisiert wird, wird auch der Indesign-Text aktualisiert. Umgekehrt funktioniert es jedoch nicht. Wenn Sie den Text in Indesign ändern, wird die Word-Datei nicht aktualisiert!

Das ist also immer noch eine Option, wenn der Editor nur Korrekturlesen und grundlegende Bearbeitung durchführen muss. Nicht sehr gut für die echte Bearbeitung (z. B. Ändern eines ganzen Satzes in einen anderen, Hinzufügen von Sätzen usw.). Es gibt eine andere Art von Workflow, die einige Einschränkungen aufweist. Beispielsweise müssen Sie die Indesign-Datei nach einem Update möglicherweise anpassen, wenn Sie eine haben Viele grafische Elemente mit dem Text gemischt. Diese Lösung ist besser für Berichte, Romane, technische Datenblätter usw.

Ohne Ihr Layout zu sehen, scheint es das Nächste zu sein, das Sie erreichen können: "[Redakteure] können innerhalb des Layouts oder zumindest innerhalb einer Annäherung an dieses Layout bearbeiten."

Der Editor kann eine Annäherung an das Design sehen, da Sie Ihre Stylesheets aus Word mit Indesign abgleichen können. Selbst wenn sie einen Textstil in Word aktualisieren, wird er auch in Indesign aktualisiert (wenn Sie möchten). Ich denke, Sie können die Bilder jederzeit in die Word-Datei einfügen, InDesign jedoch zwingen, sie zu ignorieren. Das Hinzufügen der Bilder in Word dient nur als Referenz für die Redakteure / Korrektoren.

Adobe Acrobat-Kommentare

So fand ich die bisher flexibelste, vielseitigste und effizienteste. Jeder kann mit Acrobatt Kommentare hinzufügen, es hinterlässt einen Überblick über die Änderungen, es ist leicht zu verfolgen, es gibt sogar Kontrollkästchen, um Überarbeitungen zu markieren, die durchgeführt wurden oder nicht usw.

Es zerstört Ihr Layout nicht, aber Sie müssen jede Revision einzeln in Indesign oder in der Software, die Sie für das Layout verwendet haben, aktualisieren ...! Ja, diese Option kann etwas deprimierend sein, wenn Sie keinen endgültigen Text erhalten und ein PDF mit 150 Kommentaren erhalten.

Weitere Details finden Sie hier:

Wie füge ich den Entwicklern versteckte Notizen in Designmodellen hinzu?

Andere

Dafür gibt es Plugins. Leider kann ich keine empfehlen, da ich sie nie vollständig auf Indesign- oder Adobe-Produkten getestet habe. Sie können dies jedoch jederzeit untersuchen.

Go-Junta
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150 Kommentare? Pah! Selbst unser Korrekturlesen von PDFs in der letzten Phase (nachdem die Bearbeitung der Kopien längst abgeschlossen ist und wir das Ganze bereits dreimal Korrektur gelesen haben) enthält durchschnittlich fünf Kommentare / Korrekturen pro Seite…
Janus Bahs Jacquet
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Ich bin heute aus Versehen über etwas völlig anderes gestolpert und musste es noch einmal ausprobieren, und es sieht so aus, als würde es tatsächlich funktionieren. Bisher habe ich nur eine einzige Zeichenfläche verwendet. Ich habe nicht mehrere Seiten ausprobiert.

  • Speichern Sie die .ai-Datei als PDF. (Ich habe .ai 5.5)
  • Öffnen Sie das PDF in Adobe Acrobat Pro (ich habe 10.1.15)
  • Speichern unter: Microsoft Word. Die Umwandlung in ein Word-Dokument dauerte etwa eine Minute, und die Word-Datei hatte eine Größe von etwa 7 MB. Das Layout und die Schreibbarkeit wurden jedoch einwandfrei beibehalten. Wenn Ihr Texter also den Text oder das Layout leicht ändern wollte, sah es so aus, als würde es funktionieren.

Ich habe jahrelang nach dieser Funktionalität gesucht! Ist das eine neue Funktion? Ich hatte es noch nie gesehen, aber es sieht so aus, als würde es funktionieren! (Ich bin immer noch ungläubig). War das schon immer so und ich habe gerade unter einem Felsen gelebt? Gut möglich.

user54105
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Nun, Acrobat Pro ist kommerziell und wurde in der Frage nicht genannt. Sie haben die Antwort von user568458 mit einem kostenlosen Programm zur Konvertierung von PDF in Word gesehen?
Mensch
Das klingt vielversprechend, ich wusste auch nicht, dass Acrobat das kann! Das kostenlose Konvertierungsprogramm ist ein bisschen blöd, vielleicht ist das besser
user56reinstatemonica8 13.11.15
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Es spielt keine Rolle, ob das, was sie mir zurückschicken, visuell etwas chaotisch ist. Ich werde nur ihren bearbeiteten Text extrahieren und verwenden

Wenn Sie sie nicht benötigen, um Ihnen ein übersichtliches Layout zu präsentieren, dann denke ich, dass Ihre derzeitige Lösung die beste ist, mit ein wenig Optimierungen.

Markieren Sie das Layout (im Layoutprogramm) mit den Problemstellen. Stellen Sie ein großes rotes Kästchen um den übergeordneten Text oder färben Sie ihn magenta oder was auch immer. Sagen Sie in der E-Mail Folgendes: "Sie sehen den hervorgehobenen Abschnitt? Sie müssen ungefähr 20 Wörter daraus herausschneiden. Bearbeiten Sie das Word-Dokument entsprechend."

Exportieren Sie eine reguläre PDF-Datei mit dem groben Layout und hängen Sie ein Word-Dokument an. Dann bearbeitet der Verfasser das Word-Dokument, das Sie neu legen, und von dort aus können Sie die Feinabstimmung vornehmen.

Möglicherweise ist der problematische Teil des Prozesses, dass Sie den Autoren keine klare Anweisung geben, was geschehen muss, damit Sie das Layoutproblem lösen können.

Lauren-Reinstate-Monica-Ipsum
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Das ist gut, wenn es ein bestimmtes Layoutproblem gibt, aber ich suche etwas allgemeineres. Vielleicht ist meine Organisation ungewöhnlich, aber für uns gibt es immer ein Hin und Her zwischen dem Designer (mir) und Schriftstellern, Faktenprüfern, Forschern und anderen Interessengruppen, während sich Kopie und Design parallel entwickeln. Es ist selten "hier ist ein bestimmtes Problem, bitte lösen Sie es", es ist normalerweise "hier ist die neueste Version, bitte überprüfen Sie den Text, lassen Sie den Text abzeichnen und bearbeiten Sie ihn gegebenenfalls innerhalb dieses Layouts". Der Text könnte ein Dummy sein, könnte ein früher Entwurf sein, könnte fast endgültig sein und eine Genehmigung benötigen.
user56reinstatemonica8
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Das ist wirklich die richtige Antwort. Die Bereitstellung des Layouts ist für sie eine echte Einladung, an etwas zu arbeiten, das außerhalb ihrer Fähigkeiten liegt. Geben Sie ihnen einen klaren Hinweis darauf, was benötigt wird. Ein schreibgeschütztes Layout sollte jedoch nur angegeben werden, wenn es zur Veranschaulichung eines bestimmten Problems benötigt wird, das sie sehen müssen. "Schneiden Sie 2 Zeilen (20-25 Wörter)" ist alles, was sie wirklich wissen müssen.
Horatio
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Haben Sie ein Online-Proofing-Tool wie ProofHQ ausprobiert ? Sie können über 100 Medientypen freigeben, und diese Reviewer / Kommentatoren benötigen nicht die Original-App, in der sie erstellt wurden. Interne oder externe Personen, die einen Beitrag leisten müssen, können dies, ohne selbst Designer zu sein.

Mateo Ferreira
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Falls noch jemand versucht, dieses Problem zu lösen, gehen Sie zu Adobe Acrobat Professional und exportieren Sie es in PPT. Funktioniert wunderbar!

Lisa
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Hey Lisa, willkommen bei GD.SE! Wenn Sie Fragen zur Funktionsweise der Website haben, sehen Sie in der Hilfe nach oder rufen Sie einen von uns im Grafikdesign-Chat an, sobald Ihre Reputation 20 erreicht hat. Tragen Sie weiter bei und genießen Sie die Website!
Vicki
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Wenn Sie die Kopie bereits haben, können Sie sie dann nicht kopieren / in das Dokument einfügen und anschließend ein PDF exportieren? Das ist was ich normalerweise mache. Änderungen an der Kopie können relativ schnell in Illustrator / InDesign / usw. vorgenommen werden. Das Anzeigen der tatsächlichen Kopie in situ ist häufig hilfreich, wenn ich den Punkt "Wir müssen den Umfang der Kopie verringern" oder "dies" hervorheben möchte Liste von Gegenständen sollte wirklich so und so präsentiert werden ".

Wenn ich mich nur mit dem Layout befasse (oder noch keine Kopie habe), mag ich Lorem Ipsum immer noch. Es stimmt, Sie müssen von Zeit zu Zeit erklären, was "dieses lateinische Zeug" ist, aber es ist immer noch eine sehr effektive Methode zum Anzeigen des Textflusses usw. Ich sende immer noch eine PDF-Datei, da es ein De-facto-Standard ist und dies nicht erfordert ein finanzielles Layout für den Reader (für den Datensatz können Sie Illustrator-Dateien auch in Acrobat Reader öffnen).

Wenn Sie einen Client haben, der über einen Computer verfügt, sich jedoch weigert, einen PDF - Reader zu installieren, ist dies ein wenig seltsam - für die einfache Überprüfung von Dokumenten ist dies die einfachste und kostengünstigste Methode zum Teilen (und wurde in der Tat erfunden für genau aus diesem Grund). Es erinnert mich an einen Kunden, für den ich bis vor ein paar Monaten das Web-Layout erstellt habe und der darauf bestand, alle Seiten mit IE6 anzuzeigen. Vielleicht könnten Sie vorschlagen, dass sie Acrobat Reader (oder den von ihnen bevorzugten kostenlosen PDF-Reader) als Methode zur "Straffung des Überprüfungsprozesses" (oder einen anderen politisch korrekten Euphemismus) installieren. Sie können die Datei möglicherweise auch direkt in einem Webbrowser anzeigen, ohne einen PDF-Reader installieren zu müssen (Ihre Ergebnisse können je nach Browser und Version variieren).

Lawndartcatcher
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Ich denke, Sie haben die Frage falsch verstanden: Das Problem besteht darin, dem Kopiereditor ein Layout mit einer Kopie (Dummy oder Entwurf) zuzuweisen, die er innerhalb des Layouts oder zumindest annähernd innerhalb dieses Layouts bearbeiten kann .
user56reinstatemonica8
Ich habe den Titel der Frage geändert, um es klarer zu machen.
user56reinstatemonica8