Best Practices für eine Netzwerk-Dateifreigabe?

Wir haben also eine Dateifreigabe, die vor ungefähr 10 Jahren gestartet wurde und mit den besten Absichten begann. Aber jetzt ist es aufgebläht, es gibt Akten darin, von denen niemand weiß, wer sie dort abgelegt hat. Es ist schwer, Informationen zu finden, ect ect. Sie kennen wahrscheinlich das Problem. Ich frage mich also, was die Leute in dieser Situation tun. Kennt jemand ein anständiges Programm, das eine Dateifreigabe durchläuft und Dateien findet, die kein Körper berührt hat? Doppelte Dateien? Irgendwelche anderen Vorschläge zur Reinigung dieses Chaos?

Nun, die Dateifreigabe basiert auf Windows und ist fast über 3 TB groß. Gibt es da draußen ein Dienstprogramm, das Berichte für mich erstellen kann? Wir mögen die Idee, etwas zu finden, das älter als 6 Monate ist, und es dann zum Archiv zu bringen. Das einzige Problem ist, dass eine so große Dateifreigabe von Hand sehr schwierig sein kann.

Wir raten unseren Kunden, "die Erde zu verbrennen" und oft neu anzufangen.

Ich habe noch keine gute Lösung gefunden, an der keine Interessengruppen beteiligt sind, die nicht an der IT beteiligt sind. Das beste Szenario, das ich bisher gesehen habe, ist ein Kunde, bei dem das Management "Stewards" für verschiedene Datenbereiche identifiziert und die Kontrolle über die AD-Gruppen delegiert hat, die den Zugriff auf diese gemeinsam genutzten Bereiche für diese "Stewards" kontrollieren. Das hat sehr, sehr gut geklappt, erfordert aber eine gewisse Ausbildung der "Stewards".

Folgendes funktioniert meines Wissens nicht:

• Benennen einzelner Benutzer in Berechtigungen. Verwenden Sie Gruppen. Immer. Jedes Mal. Ohne Fehler. Verwenden Sie eine Gruppe, auch wenn es sich um eine Gruppe von einem Benutzer handelt. Jobrollen wechseln, Fluktuation passiert.
• Zulassen, dass Nicht-IT-Benutzer Berechtigungen ändern. Sie werden mit "Computer Vietnam" enden (die beteiligten Parteien haben "gute" Absichten, niemand kann raus und jeder verliert).
• Zu großartige Vorstellungen über Berechtigungen haben. "Wir möchten, dass Benutzer in der Lage sind, Dateien hier zu schreiben, aber nicht bereits geschriebene Dateien zu ändern."

Dinge, die ich bei der Arbeit gesehen habe (einige gut, andere nicht so gut):

• Veröffentlichen Sie eine "Karte", die angibt, wo verschiedene Datentypen gespeichert werden sollen, in der Regel nach Funktionsbereichen. Dies ist ein guter Ort, um Interviews mit verschiedenen Abteilungen zu führen und den Umgang mit Dateifreigaben zu erlernen.
• Erwägen Sie eine "Nachberechnung" der Raumnutzung oder veröffentlichen Sie zumindest regelmäßig eine "Rangliste" der Raumnutzer der Abteilung.
• Habe ich die Benennung von Gruppen ausschließlich in Berechtigungen erwähnt?
• Entwickeln Sie einen Plan für Datenbereiche, die "grenzenlos wachsen", um alte Daten "offline" oder "Nearline" zu speichern. Wenn Sie zulassen, dass Daten für immer wachsen, nehmen Sie Ihre Backups mit ins Unendliche.
• Planen Sie eine Art Trend für Speicherplatznutzung und Ordnerwachstum. Sie können kommerzielle Tools verwenden (jemand erwähnt Tree Size Professional oder SpaceObServer von JAM Software) oder Sie können mit einem "du" -Programm und etwas "Kleber" für die Skripterstellung etwas zumutbares programmieren.
• Segmentieren Sie Dateifreigaben basierend auf "SLA". Sie könnten sowohl eine "geschäftskritische" Freigabe über Abteilungsgrenzen hinweg als auch eine "gut funktionierende, aber nicht kritische" Freigabe in Betracht ziehen. Die Idee ist, die "geschäftskritische" Freigabe für Sicherungs- / Wiederherstellungs- / Wartungszwecke getrennt zu halten. Es ist ein bisschen albern (und ich sehe, dass es passiert ist), dass man das Geschäft zum Wiederherstellen von 2 TB Dateien aus dem Backup aufgeben muss, wenn man eigentlich nur 2 GB Dateien für das Geschäft benötigt.

Ich stimme Evan zu, dass es eine gute Idee ist, von vorne zu beginnen. Ich habe im Laufe der Jahre 4 "Dateimigrationen" in meinem derzeitigen Unternehmen durchgeführt. Jedes Mal, wenn wir eine neue Struktur eingerichtet und (einige) Dateien kopiert haben, wurden die alten freigegebenen Dateien gesichert und offline geschaltet.

Eine Sache, die wir bei unserer letzten Migration getan haben, könnte für Sie funktionieren. Wir hatten eine ähnliche Situation mit dem, was wir "Common" -Laufwerk nannten, einem Ort, an dem jeder lesen / schreiben / löschen konnte. Im Laufe der Jahre hat sich dort eine Menge Material angesammelt, als die Leute Dinge über Gruppen hinweg teilten. Beim Umzug auf einen neuen Dateiserver haben wir ein neues allgemeines Verzeichnis eingerichtet, aber nichts für die Benutzer kopiert. Wir ließen den alten Common an Ort und Stelle (und nannten ihn Old Common), machten ihn schreibgeschützt und sagten allen, dass sie 30 Tage Zeit hätten, um alles, was sie wollten, in die neuen Verzeichnisse zu kopieren. Danach haben wir das Verzeichnis ausgeblendet, aber wir haben es auf Anfrage wieder ausgeblendet. Während dieser Migration haben wir auch mit allen Abteilungen zusammengearbeitet, neue freigegebene Verzeichnisse erstellt und den Menschen dabei geholfen, Duplikate zu identifizieren.

Wir verwenden Treesize seit Jahren, um herauszufinden, wer Speicherplatz belegt. Wir haben Spacehound kürzlich ausprobiert und einige meiner Kollegen mögen es, aber ich gehe immer wieder zu Treesize zurück.

Nach unserer letzten Migration haben wir versucht, eine Archivstruktur einzurichten, die die Benutzer selbst verwenden können, aber es hat nicht sehr gut funktioniert. Die Leute haben einfach nicht die Zeit zu verfolgen, was aktiv ist und was nicht. Wir suchen nach Tools, mit denen die Archivierung automatisch durchgeführt werden kann. In unserem Fall funktioniert es, wenn alle Dateien, die seit 6 Monaten nicht mehr berührt wurden, regelmäßig auf eine andere Freigabe verschoben werden.

Bei 3 TB haben Sie wahrscheinlich eine Menge uf große, unnötige Dateien und doppelten Müll. Eine nützliche Methode, die ich gefunden habe, besteht darin, nach Dateien> 100 MB zu suchen (in Ihrem Fall können es sogar bis zu 500 MB sein) und sie dann herunterzufahren. Dies erleichtert die Suche nach den tatsächlichen Platzverschwendern.

Meine erste Aufgabe wäre die Verwendung eines Enterprise-Dateimanagers / -Analysators / -Reporters / -was auch immer, wie TreeSize Professional oder SpaceObServer . Sie können sehen, wo sich welche Dateien befinden, nach Erstellungsdaten, Zugriffsdatum und einer Reihe anderer Kriterien sortieren, einschließlich Statistiken zu Dateitypen und Eigentümern. SpaceObServer kann über eine SSH-Verbindung verschiedene Dateisysteme scannen, einschließlich entfernter Linux / UNIX-Systeme. Dadurch erhalten Sie einen hervorragenden Einblick in Ihre Dateisammlung. Von dort aus können Sie "teilen und erobern".

Möglicherweise möchten Sie nur eine Pauschalarchivierung für mehr als sechs Monate alte Dateien auf einer anderen Freigabe in Betracht ziehen und nach Dateizugriffen auf diese Freigabe suchen. Dateien, auf die konsistent zugegriffen wird, können wieder auf dem Primärserver gespeichert werden.

Eine andere Option ist die Google Search Appliance . Auf diese Weise kann die Google-App auf intelligente Weise herausfinden, wonach Personen suchen, wenn sie nach Dingen suchen, und sie "archiviert" Dokumente, auf die weniger zugegriffen wird, weiter unten auf der Suchseite.

Auf unserem Windows 2003 R2-Dateiserver verwenden wir die integrierte Berichtsfunktion von File Resource Monitor. Sie sendet Ihnen die am wenigsten verwendeten Dateilisten zusammen mit anderen Berichten.

Vielleicht besteht der erste Schritt darin, sich ein Bild von der Größe des Problems zu machen. Wie viel Platz belegt die Dateifreigabe? Von wie vielen Dateien sprechen wir?

Wenn Sie Glück haben, werden Sie feststellen, dass bestimmte Teile der Dateifreigabe Namenskonventionen folgen, entweder pro Benutzer, pro Geschäftsprozess oder pro Abteilung. Dies kann Ihnen helfen, die Aufgabe des Testens der Dateien zu lösen.

Im schlimmsten Fall können Sie das Ganze offline schalten und abwarten, wer sich beschwert. Dann können Sie herausfinden, wer sie sind und wofür sie sie verwendet haben. (Böse, aber es funktioniert.)

Ich denke, die beste Lösung ist, auf ein neues Laufwerk zu wechseln. Wenn die Anzahl der Personen, die auf die Freigabe zugreifen, angemessen ist, fragen Sie sie und finden Sie heraus, welche Teile wirklich benötigt werden. Verschieben Sie diese in die neue Freigabe. Ermutigen Sie dann alle, die neue Freigabe zu verwenden. Nehmen Sie nach einiger Zeit den alten Anteil herunter. Sehen Sie, wer schreit, und verschieben Sie diese Daten dann auf die neue Freigabe. Wenn 3-6 Monate lang niemand nach etwas fragt, können Sie es sicher löschen oder archivieren.

Ich verschiebe alle vorhandenen Daten in einen neuen freigegebenen Ordner mit Lesezugriff: Wenn der Endbenutzer eine Datei aktualisieren muss, kann er sie auf das neue freigegebene Laufwerk kopieren.

Auf diese Weise bleiben alle alten Sachen verfügbar, aber ich kann aus dem Backup-Zeitplan herausnehmen.

Außerdem entferne ich einmal im Jahr Ordner (nachdem ich überprüft habe, ob das Archiv fehlerfrei ist), auf die seit 3 ​​Jahren nicht mehr zugegriffen wurde.