Was sind die Best Practices für die Struktur von Unternehmensordnern?

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Wir haben in der Vergangenheit versucht, Abteilungsordner (Vertrieb, Marketing usw.) auf einer einzelnen Freigabe abzulegen und dann nach Bedarf Ordner unter diesen Ad-hoc-Ordnern hinzuzufügen.

Es ist ein bisschen chaotisch geworden - ich wurde damit beauftragt, eine "Ordnerhierarchie" zu erstellen.

Hat jemand Best Practices zum Organisieren einer Ordnerstruktur?

Wir führen SBS2011 auf dem aktuellen Dateiserver aus.

windows best-practices directory jidl
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Wenn es eine Wahrheit gibt, die ich gefunden habe, wenn ich anderen Organisation aufzwinge, dann ist es diese: Sie sind geborene Trottel und werden so sterben, bevor ich sie ändere. Als Antwort darauf habe ich Abteilungsordner auf einer Freigabe. Darunter erschaffen sie, was sie wollen. Jeden Monat "räumt" ein Skript den Ordner auf, indem alles, was seit 6 Monaten nicht geändert wurde, in einen "alten" Unterordner verschoben wird. Dies verhindert, dass die Abteilungsordner vollständig außer Kontrolle geraten.
Chris S
Unterscheidet Ihr Skript zwischen "Zugriffsdatum" und "Änderungsdatum"?
Jidl
Nein, da zu viele Elemente "Zugriffsdatum" berühren, ist dies keine genaue Darstellung des Zeitpunkts, zu dem die Datei zuletzt geöffnet wurde.
Chris S

Antworten:

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Hat jemand Best Practices zum Organisieren einer Ordnerstruktur?

Nicht.

Glauben Sie mir, Sie möchten die Ordnerhierarchie nicht für eine Abteilung besitzen (außer vielleicht für Ihre eigene). Sie wissen nicht, was sie brauchen, haben nicht das Wissen oder die Erfahrung anderer Abteilungen, um eine gute Wahl zu treffen, und möchten nicht der Dateibeauftragte des Unternehmens sein.

Und wenn Sie denken, dass sie ein Chaos daraus machen, ist das nichts im Vergleich zu dem Chaos, das Sie aus Dingen machen werden. Ich weiß, dass Sie sagen, dass Sie damit beauftragt wurden, aber das Beste, was Sie für sich tun können, ist, sich schnell davon zu lösen. Dies ist ein Beispiel dafür, wie man eingerichtet ist, um zu scheitern - egal wie Sie es tun, jemand wird ein Problem damit haben und sich darüber oder darüber beschweren.

Die beste Vorgehensweise lautet wörtlich: "[Abteilungsleiter], hier ist Ihr Abteilungsanteil. Sie sind für die Struktur und die Berechtigungen unterhalb dieser Ebene verantwortlich. Richten Sie sie so ein, wie es Ihren Anforderungen am besten entspricht."

HopelessN00b
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Tolle Antwort, aber es ist nicht klar, was ein wirklich großes Problem betrifft. Viele Organisationen, mit denen ich zusammengearbeitet habe, können sich nicht darauf einigen, ob die Berechtigung auf dieser Ebene und darunter oder darunter liegen soll . Dies ist eine wichtige Entscheidung, die von den Leuten mit C in ihren Titeln getroffen werden muss.
Tim Brigham
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@ TimBrigham Ein Detail, das ich wo immer möglich jemand anderem überlasse. Mit der Freigabe erhalten alle Mitarbeiter der Abteilung Berechtigungen. Wenn sie andere Berechtigungen für darunter liegende Ordner wünschen, können sie diese selbst einrichten. Immerhin ist es nicht viel besser, der Berechtigungsverwalter in einer komplizierten Ordnerhierarchie zu sein, als der Dateiverwalter.
HopelessN00b
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Es gibt keine "Einheitsgröße", aber ich würde den Menschen empfehlen, die Dinge so nah wie möglich am physischen Universum zu halten. Wenn ich eine Person mit 10 Ordnern sehe, weiß ich, dass sie keine Ahnung hat, über welche Dateien sie verfügt, und dass sie nie etwas findet.

Im "echten Leben" haben Sie:

File Cabinets
  --> Drawers
        --> Folders
            --> Documents

Behalten Sie es so in Computerdateien. Nicht mehr als 3-4 Ordner verschachteln.

Je nach Dateityp sind die Kategorien entweder nach Datum oder nach Betreff sortiert. Dateinamen haben die Bezeichnung yyyy-mm-dd-subjectoffile.ext.

ETL
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Ich hatte kein Glück, Benutzer dazu zu bringen, sich an ein Protokoll zur Benennung von Dateien zu halten. Ich habe darüber nachgedacht, eine ziemlich flache Struktur zu haben und dann Tags zu verwenden, um die Suche effizienter zu gestalten. Hat jemand Glück mit diesem Ansatz gehabt?
Jidl