Welche Art von Zeitmanagementsystem verwenden Sie?

System- und Netzwerkadministratoren sind normalerweise sehr beschäftigt. Das Jonglieren von Projekten, Meetings, Support-Tickets und mündlichen Anfragen von Personen auf den Fluren kann ein echtes Chaos verursachen. Wir haben hier in der Vergangenheit einige Anforderungsverfolgungssysteme besprochen , aber welche anderen Methoden oder Tools verwenden Sie, um Ihre Zeit effektiver zu verwalten?

Das Buch von Thomas Limoncelli, Zeitmanagement für Systemadministratoren , hat einige großartige Ideen, aber was funktioniert und was nicht für Sie in der realen Welt?

Dinge erledigen .

Gute Nutzung eines Ticketsystems.

Gute Verwendung einer umfassenden Dokumentation (Wiki) zur Systemkonfiguration, zum Netzwerk usw., die immer auf dem neuesten Stand ist (ich muss also nie etwas recherchieren)

-Adam

Die Todo.txt-Befehlszeilenschnittstelle (CLI) - Plattformübergreifend, zukunftssicher, funktioniert über SSH. Was willst du mehr?

Das System, das ich benutze, ist Getting Things Done (siehe oben). Ich fand auch das Zeitmanagement für Systemadministratoren (ebenfalls oben erwähnt) sehr wertvoll.

Das, was mir an GTD am besten gefallen hat, war, wie agnostisch es um Ihr "System" war. Es kann Papier sein, elektronisch, alles. Wen interessiert es, solange es funktioniert?

Ich begann mit Karteikarten, die mit einem Binderclip verklebt waren, den ich überall herumtrug. Jede Karteikarte war ein anderer GTD-Kontext. Dies hat mich wahrscheinlich den GTD-Prinzipien am nächsten gebracht. Danach habe ich OmniFocus eine Weile benutzt, sogar an der öffentlichen Beta teilgenommen und eine wirklich billige Kopie bekommen. Aber ich fand es zu verdammt kompliziert. (Und ich habe es erst letzte Woche geöffnet und fast genauso schnell wieder geschlossen, nur aus Angst!) Außerdem mag ich es nicht, dass sie 25 US-Dollar für die iPhone-Version verlangen, als ob die 70 US-Dollar für OmniFocus nicht schon unverschämt wären. Danach habe ich eine einfache Textdatei verwendet, die ich den ganzen Tag in vim geöffnet habe. Wahrscheinlich mein bisher bestes System, aber es war nicht sehr portabel. Also habe ich die Textdatei in ein Wiki verschoben und hatte Pläne, eine Erweiterung in Firefox zu verwenden, damit ich sie in vim öffnen kann.

Jetzt benutze ich Things für Mac . So weit, ist es gut. Es ist sehr einfach. Die wahrscheinlich beste Funktion ist die Kategorie "Heute", in der Sie Dinge platzieren, die Sie heute erledigen möchten. Das ist nicht sehr GTD, aber es funktioniert für mich. Das größte Problem bei Things ist, dass es viel zu leicht ist, den Überblick über Aufgaben zu verlieren. Ist es unter weiter aufgeführt? Geplant? Irgendwann mal? Projekte? Warum werden die nächsten Aktionen in Projekten nicht in Verantwortungsbereichen angezeigt? Es gibt viele Mängel und ich wünschte, es hätte die Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Ansichten wie in OmniFocus zu erstellen. Trotzdem habe ich eine Lizenz gekauft und werde wahrscheinlich bald die iPod touch-Version kaufen. Es ist nicht perfekt, aber es hilft mir, organisiert zu bleiben, was meiner Meinung nach das einzige ist, was wirklich zählt.

Wenn Sie keine Ein-Mann-Band sind, ist eine Support-Rota ein Muss. Die Vorteile, Support-Fragen eine Woche lang an eine andere Person weiterleiten zu können, sind nicht zu unterschätzen. Es ermöglicht Ihnen, sich auf mittel- bis langfristige Dinge einzulassen, die sich sonst immer wieder verzögern.

In Bezug auf Zeit- / Aufgabenverwaltung habe ich 3 Listen:

• @desk : das ist Zeug, das ich zum Handeln brauche;
• @waiting : Sachen, auf die ich auf jemand anderen warte;
• @somestage : Regentag Zeug, das schön zu reparieren / zu bekommen wäre, wenn es einen freien Moment gibt.

Die @ Desk-Liste ist weiter nach Fälligkeitsdatum sortiert, wobei dringendere Dinge ganz oben stehen.

Auch die @ somestage-Liste ist überraschend kathartisch; Es ist schön, irgendwo etwas zu haben, um die Dinge aufzuschreiben, die Sie wirklich, wirklich nerven, aber Sie können es nicht rechtfertigen, die Zeit für die Behebung im Moment aufzuwenden, da dies keine Auswirkungen auf den Service hat.

Ein paar allgemeine Tipps zu Arbeitsgewohnheiten, die Ihnen zwar auf lange Sicht nicht direkt das Zeitmanagement betreffen, aber auf lange Sicht wahrscheinlich Zeit sparen:

1. Lassen Sie niemals Sachen halb fest. Wenn etwas kaputt gegangen ist und Sie eine vorübergehende Korrektur vorgenommen haben, rufen Sie die dauerhafte Korrektur im ersten verfügbaren Fenster auf. Andernfalls bleibt der Hack lange genug, um auf Ihre '@somestage'-Liste zu gelangen.
2. Stellen Sie bei jeder Änderung sicher, dass Sie diese in Ihrer Dokumentation wiedergeben. Sobald ein Dokument nicht die Produktionsumgebung widerspiegelt, ist es schlimmer als nutzlos und führt später zu Problemen.

Wir verwenden eine Software namens AdvenNet ManageEngine für die gesamte IT-Abteilung. Sie ist ein großartiges Tool zum Einreichen und Verfolgen von Tickets, Assets und Wissensdatenbanken.

Wenn ein Benutzer mich in der Halle anhält, lasse ich ihn ehrlich wissen, dass ich es vergessen werde, wenn ich wieder an meinem Schreibtisch bin. Bitte reichen Sie ein Ticket ein. Diese Tickets können den Fortschritt, die Zeit usw. verfolgen und die Benutzer können sie jederzeit einchecken.

Probieren Sie es aus, es ist ein großartiges Werkzeug.

Persönlich verwende ich eine Kombination aus Ticketing-System ( Request Tracker ) und meinem Outlook-Kalender. Ich arbeite über das Ticketingsystem für Tickets vom Typ "Jetzt reparieren", aber für größere Probleme, die mehrere Arbeitsperioden in Anspruch nehmen, plane ich sie in meinen Outlook-Kalender ein. Ich ziehe einfach die Registerkarte oder Adressleiste darüber und lege sie in den Kalender. Ich lasse die Erinnerungen so eingestellt, dass sie mich 0 Minuten vor Fälligkeit daran erinnern, dass ich weiß, wann ich die Aufgaben wechseln muss. Wenn mich etwas unterbricht (und dies häufig tut) oder wenn eine Aufgabe mehr Zeit benötigt, ziehe ich sie einfach und ziehe meine Aufgaben entsprechend im Kalender herum.

Ich liebe die Idee, dass eine Person mit Unterbrechungen umgeht, während die andere Person eine "Festung der Einsamkeit" hat, um sich auf wichtige, aber nicht dringende Angelegenheiten zu konzentrieren. Dann später am Tag die Position wechseln. Leider bin ich die meiste Zeit eine Ein-Mann-Show und ich habe keine Tür in meinem Büro, so dass ich viele, viele Vorbeischauen bekomme.

Ich benutze meinen eigenen Hybrid aus GTD (siehe Adams Antwort ) und Linenbergers "Total Workday Control" ( siehe unten ).

IMHO sind die Schlüssel:
1- Erkennen Sie, dass Sie die Zeit nicht kontrollieren können, Sie können nur Aufgaben steuern. Der größte Wert eines Systems besteht darin, das Beste zu ermitteln, was als nächstes zu tun ist.

2- Ein einziger Ort, um alle Aufgaben, Projekte und nächsten Aktionen zu sammeln. Ich verwende Outlook-Aufgaben mit Konnektoren zu ToodleDo auf meinem iPhone.

3- Regelmäßige Überprüfung der Aufgaben, Projekte, nächsten Aktionen usw. Ich mache es wöchentlich.

4- Disziplin. Disziplin, um das System zu verwenden, um die nächste Aufgabe zu finden, Disziplin, um alles in das System zu integrieren, und Disziplin, um Unterbrechungen und Ablenkungen zu minimieren (wie ServerFault!).

Hinweis zu TWC. Ich habe keine Verknüpfung hergestellt, da die von mir verwendete Version nicht mehr aktuell ist. Ich habe Version 1 seines Buches "Total Workday Control mit Microsoft Outlook" gelesen. Er hat es (Version 2) auf "Manage Your Now" aktualisiert, was ich nicht herausgefunden habe.

Ich benutze Remember the Milk . Es kann in Outlook eingebunden werden. Es hat 3 Prioritätsstufen, kann mit anderen Personen verknüpft werden, ermöglicht die Verwendung von Registerkarten zum Gruppieren von Elementen und ermöglicht die Verwendung von Tags. Wenn Sie ein Blackberry oder ein anderes mobiles Gerät haben, gibt es Clients, die RTM und Ihre Aufgabenliste synchron halten. Wenn Sie also diese Flur-Convo haben und eine Aufgabe auftaucht, können Sie sie in Ihr Telefon eingeben. Dann wird es in Ihrem Posteingang angezeigt, wenn Sie das nächste Mal auf die Website gehen (ich habe es normalerweise auf meinem Bildschirm). Und Sie können wiederkehrende Aufgaben usw. erledigen.

Gehen Sie zu Manager-Tools und suchen Sie deren Podcasts in der Kalenderverwaltung. Sie können die Zeit nicht verwalten, sie reagiert nicht gut auf Versuche, sie zu beschleunigen oder zu verlangsamen, und es gibt wirklich nur so viele Stunden am Tag.

Ich verwende ein Ticketsystem sowohl für die Behebung als auch für projektbasierte Aufgaben. Für wiederkehrende Aufgaben und Zwischenaufgaben verwende ich Outlook.

Datenerfassung: Sie benötigen eine Möglichkeit, Anforderungen, Ideen, Anforderungen usw. zu erfassen, wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen. Ich ging raus und holte mir ein MoleSkin-Notebook, es ist ungefähr 4 "x 6" groß und schwarz, damit es gut genug aussieht, um es in den Sitzungssaal zu bringen. Ich drucke meinen Outlook-Kalender jeden Montag aus und falte ihn so, dass er passt, und schiebe ihn auf die Seite, auf der ich mich befinde. Während der Woche werde ich die Papierkopie und Outlook aktualisieren.

Wenn Sie einen Mac verwenden, eignet sich OmniFocus hervorragend zum Verwalten einer Reihe von Projekten und Aufgaben, die mit den Aufgaben verbunden sind. Es ist ziemlich einfach zu verwenden und implementiert einige der Getting Things Done- Prinzipien, zwingt Sie jedoch nicht dazu.

Obwohl ich die an anderer Stelle erwähnte Total Workday Control- Methode ausprobiert habe, konnte ich sie mit meinem Workflow nie gut funktionieren lassen. Ich hatte VIEL mehr Glück (und empfehle dringend) Take Back Your Life von Sally McGhee, die im Grunde genommen die Prinzipien von David Allens Getting Things Done übernimmt und sie speziell auf Outlook anwendet (wo ich den größten Teil meines Tages verbringe). Obwohl ich derzeit vom Wagen gefallen bin, war es das einzige Mal, dass ich jemals einen Posteingang mit NULL-Artikeln hatte (und dies monatelang so hielt). STARK empfohlen (und ... eine Notiz zu machen, um das Buch selbst noch einmal zu lesen :).