Mein (nicht technischer) Kollege hat mir mit einem Gantt-Diagramm für ein neues Projekt gedroht, das wir derzeit planen. Was wird uns das wahrscheinlich bieten und wird es ein hilfreiches Werkzeug sein?
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Mein (nicht technischer) Kollege hat mir mit einem Gantt-Diagramm für ein neues Projekt gedroht, das wir derzeit planen. Was wird uns das wahrscheinlich bieten und wird es ein hilfreiches Werkzeug sein?
Antworten:
Wie Wikipedia sagt, ist das Gannt-Diagramm eine Art Balkendiagramm (häufiger ein "Linientyp"), das bei der Projektplanung hilft. Es wird oft manuell auf einem großen (wirklich großen) Stück Papier an die Wand gezeichnet, da es in diesem Format leicht geändert werden kann.
Es ist eine sehr einfache Art von Planungswerkzeug; Sie können es in Excel oder einem gleichwertigen Format erstellen. und ziemlich effektiv, solange die für bestimmte Projektphasen erforderliche Zeit grob geschätzt werden kann. Wenn es zu einer Verzögerung kommt - kein Problem -, wird eine Leitung verlängert, die anderen bleiben gleich und Sie haben ein neues Projektende-Datum.
Überlappende Phasen (zeitlich) sind leicht zu erkennen, ebenso wie Abhängigkeiten beim Starten einer Phase vom Ende einer anderen.
Das ist wirklich alles.
Das Problem mit dem Gannt (oder dem "Zeitdiagramm", wie es in meinem Teil der Welt normalerweise genannt wird) ist natürlich, dass Sie zu Beginn eines Projekts alles schön an die Wand gehängt haben und sich begeistert fühlen und glücklich, ... dann tritt eine Verzögerung auf, und Sie ändern sie in der Tabelle, und Sie fühlen sich immer noch glücklich ... dann tritt eine weitere Verzögerung auf, Sie erstellen sie erneut und Sie fühlen sich immer noch ziemlich gut. 100x Verzögerungen treten auf ... Sie fühlen sich wie _______ (zensiert).
Das heißt, es ist nur dann ein gutes Projektplanungstool, wenn Sie sich tatsächlich an diese kleinen Fristen halten. Verschwenden Sie also keine Zeit hier und machen Sie sich an die Arbeit!
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Ein gut erstelltes und gepflegtes Gantt-Diagramm kann ein großartiges Werkzeug sein. Die Hauptvorteile bestehen darin, zu zeigen, welche Aufgaben von anderen Aufgaben abhängen, vorherzusagen, wie sich Verzögerungen auf das Projekt auswirken können, und verschwendete Stunden hervorzuheben, weil Sie auf etwas anderes gewartet haben.
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Ich habe Gantt-Diagramme in der Vergangenheit erfolgreich für das Softwareprojektmanagement verwendet. Ich habe auch Leute gesehen, die sie frustriert verlassen haben.
Jedes Projektmanagement-Tool ist nur dann nützlich, wenn es Fragen beantwortet, die tatsächlich jemand stellt. In meinem Fall wurden mir ständig zwei Fragen gestellt, und mein Gantt-Diagramm konnte sie beantworten:
Welche Faktoren sind also erforderlich, damit ein Gantt-Diagramm nützlich ist?
Mehrere Teammitglieder
Das sollte offensichtlich sein. Wenn es nur ein Teammitglied gibt, benötigen Sie lediglich eine Liste der Aufgaben in einer Spalte. Du wirst sie nur nacheinander machen.
Kenntnis der Aufgaben
Dies scheint eine weitere offensichtliche Aussage zu sein, aber Sie wären überrascht, wie viele Softwareprojekte nicht gut genug definiert sind, um in Aufgaben unterteilt zu werden. Sie benötigen tatsächlich eine Vorabspezifikation und ein gewisses Maß an Vorabdesign. In einigen der agilen / extremen Methoden konnten Sie kein Gantt-Diagramm verwenden, da Sie nicht wissen, welche Aufgaben in der nachfolgenden dreiwöchigen Iteration ausgeführt werden.
Zeit und Motivation, das Diagramm zu pflegen
Jemand muss sich die Zeit nehmen, um das Ding zu warten. Zu oft verbringt jemand Tage damit, ein detailliertes Gantt-Diagramm zu erstellen, und vernachlässigt es dann. Vielleicht holt er es einen Monat später heraus, lacht nervös und wirft es weg, um nie wieder darüber zu sprechen.
Sobald Sie die Aufgaben und besten Schätzungen haben, setzen Sie sie in das Diagramm ein. Und wenn die erste Aufgabe abgeschlossen ist, müssen Sie dies in der Tabelle markieren und dann alle anderen Aufgaben durcheinander bringen, um die Tatsache zu kompensieren, dass Ihre Schätzung falsch war. Und zwei Tage später machst du es wieder. Und dann noch zwei Tage später. Und wenn sich herausstellt, dass Sie etwas vergessen haben oder ein Defekt auftritt, müssen Sie die neuen Aufgaben in die Tabelle aufnehmen.
Das klingt nach einem erheblichen Zeitaufwand, und Sie haben Recht. Woher kommt die Motivation dazu?
Jemand kümmert sich tatsächlich um die Ergebnisse
In den Zeiten, in denen ich ein Gantt-Diagramm erfolgreich verwendet habe, fanden wöchentliche Projektmanagement-Meetings statt. Der Manager ging durch den Raum und bat jeden Teamleiter, anzugeben, wann sein Projekt geliefert werden würde. Wenn ein Projekt im Rückstand wäre, würden die Ressourcen neu zugewiesen. Bei den ersten beiden Treffen stammelte ich, dass ich nicht wirklich wusste, wann es geliefert werden würde, und kam "in drei Monaten" auf eine vage Idee. Die Verlegenheit brachte mich dazu, meine Strategie zu ändern und verdammt sicher zu gehen, dass ich vor jedem Meeting ein Gantt-Diagramm hatte, das aktuell und genau war.
Als Nebeneffekt machte dies mein Projekt besser organisiert und effizienter und meine Teammitglieder motivierter.
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Keine einzelne Erfindung verdient mehr Anerkennung dafür, dass die Projektplanung so unbeliebt ist wie heute als Tracking Gantts. Tracking Gantts sollten nicht nur als schädlich angesehen werden, sondern auch als böse. Hier ist der Grund.
Grund Nr. 1: Ihre Motivation
Mit Tracking Gantts können Sie für jeden Schritt Ihres Plans sehen, wie lange Sie dachten, dass es dauern wird und wie lange es tatsächlich dauert. Sie erfahren jeden Tag und in der Statusbesprechung, dass Phase X eigentlich im März beginnen sollte, aber es wird eindeutig erst im Mai beginnen. Genial. Sie wussten bereits bei der ersten Planung, dass sich der Plan im Verlauf des Projekts ändern muss. Neue Informationen kommen ans Licht. Menschen und Ressourcen sind unvorhersehbar usw. Warum ist es also wichtig, bei jeder Statusbesprechung ständig daran erinnert zu werden, wie schlecht Ihre frühen Vorhersagen im wirklichen Leben sind?
Grund Nr. 2: Sie zwingen Sie, sich an den ursprünglichen Plan zu halten
Die Idee, das Gantt-Diagramm eines Projekts zu verfolgen, bedeutet, dass Sie sich nicht darauf konzentrieren, Ihren Arbeitsplan ständig an neue Informationen anzupassen, sondern sich an einen veralteten Plan halten, nur weil Sie damit mit den Fingern zeigen und die falschen Vorhersagen hervorheben können, die das waren unvermeidliches Ergebnis der enormen Unsicherheit, die die frühe Planungsphase des Projekts mit sich brachte. Schließlich können Sie den Gantt nicht verfolgen, wenn Sie zulassen, dass sich der Plan radikal ändert, oder? Es muss die gleiche allgemeine Form haben und aus den gleichen Schritten bestehen, sonst gibt es nichts zu verfolgen ... Das Festhalten an Plänen ohne Knochen ist der Hauptgrund, warum "Wasserfall" heutzutage tatsächlich als abwertender Begriff angesehen wird. Vorausplanung ist verwechselt mit dem Festhalten am ursprünglichen Plan.
Grund Nr. 3: Sie bringen dir nichts bei
Es ist nicht so, dass die Verzögerung in diesem Projekt die Art und Weise, wie Sie das nächste Projekt planen, tatsächlich ändern wird, es sei denn, die von Ihnen geplanten Projekte sind vorhersehbar ähnlich und wiederholen sich. Schließlich wurde Gantts ursprünglich für die Planung von Arbeiten in Fabrikproduktionslinien verwendet, in denen die Aufgaben sehr genau definiert sind und deren Dauer äußerst vorhersehbar ist.
Der Wert, den das Tracking einem Softwareentwicklungs-Gantt-Diagramm hinzufügt, ist Null. Wohl sogar weniger als Null. Frühere Schätzungen sind nicht nur für neue Projekte irrelevant, die Illusion, dass Sie Ihre Schätzfähigkeit im Laufe der Zeit durch Rückblick verbessern können, ist gefährlich. Sicher, ein CS-Student weiß wirklich nicht, dass die Integration im wirklichen Leben viel Zeit in Anspruch nimmt. Aber jeder, der in seinem Leben an mehr als zwei Projekten beteiligt war, kennt bereits die üblichen Verdächtigen für verspätete Projekte. Der wahre Grund für die Verzögerung von Projekten ist nicht irgendein mathematischer Fehlerfaktor, der auf Schätzungen im Allgemeinen angewendet werden muss - es ist die inhärente Unsicherheit, die damit verbunden ist, dass etwas zum ersten Mal getan wird und nicht genau weiß, wie es ausgehen wird.
Es gibt tatsächlich Projektmanagementsysteme, die versuchen, das Problem aus diesem fehlgeleiteten Blickwinkel anzugreifen. Sie messen Ihre Vorhersagen im Vergleich zur tatsächlichen Leistung und versuchen, Ihre Gesamtschätzung mithilfe statistischer Analysen zu korrigieren. Als ob "Danny immer alles um 14,3% unterschätzt" jemals der Fall ist. Danny ist nicht dumm und anzunehmen, dass der Fehler seiner Vorhersagen vorhersehbar ist, ist in der Tat idiotisch. Es verwechselt die primitive "Heilung" - die Ihrer Einschätzung Faktoren hinzufügt - mit der Ursache des Problems. Ihre Schätzung ist nicht ungenau, da sie nicht mit dem "richtigen" Faktor multipliziert wurde. Ihr Plan ist einfach unvollständig; und jeder Plan ist auf seine Weise unvollständig.
Grund Nr. 4: Sie lenken Ihre Aufmerksamkeit auf die falschen Dinge
Anstatt sich auf das zu konzentrieren, was getan werden muss, um pünktlich zu liefern, konzentrieren Sie sich jetzt darauf, Ihre ungenauen Vorhersagen zu rechtfertigen. Anstatt sich auf eine detailliertere Planung zu konzentrieren und Ihren Plan an neue Informationen anzupassen, bereiten Sie einen veralteten Plan erneut vor. Projekte werden selten verzögert, da die Teile des Arbeitsplans falsch geschätzt wurden. Sie sind verspätet, weil eine Menge Dinge einfach aus dem ursprünglichen Plan herausgelassen wurden. Tracking Gantts machen dies noch schlimmer, denn welche Art von Motivation müssen Sie mehr Details in Ihren Plan einfügen, wenn alles in jeder Statusbesprechung als schlechte Einschätzung hervorgehoben wird? Sie halten Sie an großen, nachverfolgbaren Arbeitsblöcken in Ihrem Gantt-Diagramm fest. Anstatt Sie sich auf die Anpassung konzentrieren zu lassen und auf den richtigen Weg zu kommen,
Es gibt auch das Problem, nicht genügend Tools zu haben, um ausreichend ausgefeilte Pläne zu verwalten. Sie haben eine viel bessere Chance, einen guten Anfangsplan (und eine gute Schätzung) zu erstellen, wenn Ihre Tools es Ihnen ermöglichen, all diese häufig vernachlässigten Schritte auf dem Weg aufzudecken. Traditionelle Gantts sind Bestien mit niedriger Auflösung, die von Entwicklern zu Recht als Karikaturen der Realität des Projektmanagements angesehen werden. Was benötigt wird, ist ein Tool, mit dem Sie dem Arbeitsplan zum frühestmöglichen Zeitpunkt so viele Informationen wie möglich hinzufügen und dann Ihren Plan genauso einfach anpassen können, wie der Nebel der Unsicherheit langsam über Ihrem Projekt verschwindet. Das Letzte, was Sie brauchen, sind unaufhörliche Erinnerungen mit niedriger Auflösung an Ihre ungenauen Vorhersagen in der Vergangenheit. Tracking Gantts eignen sich gut zum Zeigen von Fingern und zum Abdecken von Ärschen, nicht zum Erledigen von Aufgaben.
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Mit der Gantt-Diagrammsoftware können komplexe Abhängigkeiten analysiert und die Auswirkungen von Überschreitungen und Verzögerungen vorhergesagt werden.
Bei den meisten Softwareprojekten gibt es jedoch nur wenige Abhängigkeiten und externe Eingaben. Der Schlüssel zur Vorhersage liegt also darin, den richtigen Multiplikator zu kennen, wenn das Softwareteam angibt, dass dies 3 Wochen dauern wird.
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Wie andere bereits gesagt haben, ist ein Gantt-Diagramm (allgemein informell als Projektplan bezeichnet) eine Möglichkeit, Aufgaben und die Abhängigkeiten zwischen diesen Aufgaben abzubilden. Ziel ist es, die minimale Gesamtzeit für ein Projekt festzulegen.
Aus Managementsicht ist die Schlüsselausgabe die Identifizierung des kritischen Pfades, dh die Liste der Aufgaben, bei deren Verzögerung sich das Projekt verzögert.
Ein sehr einfaches Beispiel: Angenommen, zwei Programmierer arbeiten an einem Projekt mit drei Aufgaben (Codemodul A benötigt einen Programmierer 10 Tage, Codemodul B benötigt einen Programmierer 5 Tage, dann integrieren a und b beide Programmierer 2 Tage). Die ersten beiden Aufgaben (Codierungsmodule A und B) werden parallel bearbeitet. Ziel ist es, alle drei Aufgaben und damit das Projekt in 12 Tagen zu erledigen.
In diesem Fall ist der kritische Pfad das Codieren von Modul A und dann das Testen der Integration. Die Codierung von Modul B kann tatsächlich 5 Tage zu spät beginnen (oder um fünf Tage überlaufen), ohne dass dies Auswirkungen hat, da die Codierung von Modul A viel länger dauern wird, selbst wenn sie pünktlich abgeschlossen wurde. Wenn andererseits das Codierungsmodul A oder der Integrationstest zu irgendeinem Zeitpunkt ausfällt, rutscht das gesamte Projekt aus.
Wenn Sie diese Art von Dingen kennen, können Sie besser verstehen, wie Ressourcen bereitgestellt werden und ob sich eine Verzögerung einer bestimmten Aufgabe wahrscheinlich auf das gesamte Projekt auswirkt.
Sind sie nützlich? Natürlich ja, aber mit einer wesentlichen Einschränkung: Nur solange die darin enthaltenen Informationen gut sind - das heißt:
Und von dort aus muss das Team an der Tabelle arbeiten und die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ausführen (nichts Interessanteres als die zugewiesene Aufgabe, da dies möglicherweise etwas / jemanden auf der ganzen Linie verzögert).
Wenn Sie das alles tun, dann ja, dann kann es Ihnen wirklich helfen, aber die Arbeit muss in den Vordergrund gestellt werden, um sicherzustellen, dass sie genau und realistisch ist.
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Ich LIEBE Gantt-Diagramme und wenn es bessere Software-Optionen für den Mac gäbe, um sie zu erstellen, würde ich sie die ganze Zeit verwenden.
Die Abhängigkeiten zu erkennen ist enorm. "Wenn wir den Teil des Projekts, in dem Daten nachgefüllt werden, nicht fertigstellen, kann der Aufbau der Whatsit-Verbesserungen nicht beginnen."
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Wenn es sich bei Ihrem Projekt um ein Softwareentwicklungsprojekt handelt, ist ein Gantt-Diagramm nicht sehr hilfreich und meistens Zeitverschwendung. Sie sind nicht für die fließende Natur der Softwareentwicklung ausgelegt, d. H.
Das Ergebnis ist, dass Sie mehr Zeit damit verbringen, den Plan zu aktualisieren, als die Arbeit zu erledigen.
Verwalten Sie einfach Ihre Anforderungen und alles andere wird für sich selbst sorgen.
YMMV
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