Erhalte mehr E-Mails als ich verarbeiten kann [geschlossen]

Vor kurzem habe ich mehr E-Mails erhalten, als ich verarbeiten kann. Aus diesem Grund vergesse ich manchmal, auf eine wichtige E-Mail zu antworten, oder ich verbringe mehr Zeit damit, E-Mails zu verfolgen und zu beantworten, als ich möchte.

Irgendwelche guten Tipps zur Verbesserung der E-Mail-Produktivität? Ich verwende hauptsächlich den Standard-Mail-Client von GMail und Mac. Das Ändern des E-Mail-Clients ist eine Option, wenn die Produktivität verbessert wird.

Hier sind meine Regeln und Tools für den Umgang mit Hunderten von Nachrichten pro Tag. Passen Sie sich Ihrem Stil an.

• Automatisierte Filterung : Jede Mailinglist, automatische Warnmeldungen , dass ich nicht haben , betrachten sofort, Minuten der täglichen Sitzungen gehen etc in Ordner. Am Ende des Tages durchsuche ich die Ordner nach allem, was mehr Aufmerksamkeit verdient.
• Ordner : Einige Leute sind sehr gut darin, ihre archivierten E-Mails in Ordner zu klassifizieren. Ich bin nicht . Ordner werden daher nur für die automatisierte oder halbautomatische Filterung verwendet (manchmal ist eine manuelle Übergabe erforderlich). Es werden ungefähr 15 Ordner unter 4 oder 5 Zweigen verwendet.
• Archivieren / Löschen : Persönlich möchte ich alle wichtigen E-Mails aufzeichnen, damit ich große Archive habe, in denen andere mehr löschen. Ich werde Abwesenheitsantworten und anderen Administrator-Junk sofort löschen. Der wichtigste Punkt ist, so schnell wie möglich so viel wie möglich aus dem Posteingang zu holen - alles, was keine Antwort von mir benötigt, wird in das Archiv aufgenommen (oder gelöscht), sobald ich es sehe: Es muss verlassen werden der Posteingang .
• Die Drei-Minuten-Regel : Benötige ich 3 Minuten oder weniger, um auf eine Nachricht zu antworten? Wenn ja, antworte ich, sobald ich es sehe und archiviere.
• Überprüfung des Posteingangs : Wie oft Sie den Posteingang überprüfen müssen, hängt von Ihrer Situation ab. In meiner hektischsten Form überprüfte ich den Posteingang bei jeder neuen E-Mail-Benachrichtigung und führte die Reinigung wie oben beschrieben durch (einschließlich der Beantwortung aller Fragen, die unter die 3-Minuten-Regel fallen). Dann ging ich ungefähr viermal am Tag zu einer längeren Sitzung über die Nachrichten, die eine längere Antwort benötigen.

Ignorieren Sie den Flaum und zögern Sie nicht . Wenn Sie mit etwas fertig werden können, wenn es eintrifft, dann kümmern Sie sich darum .

Im Moment verwende ich Outlook und für jede E-Mail, die in meinen Posteingang gelangt, mache ich eine der folgenden Aktionen (in ungefähr absteigender Reihenfolge der Wichtigkeit):

• Lesen, antworten auf / weiterleiten / behandeln / behandeln / etc, als vollständig markieren, in Ordner verschieben
• Lesen, markieren (entweder Rot / Blau / Gelb für Jetzt / Heute / Später) und in den Ordner verschieben
• Lesen, in Ordner verschieben ("archivieren")
• Löschen (zB Spam / Junk Mail)

Mein Posteingangsordner enthält nur unsortierte E-Mails. Der Status "Perfekt" ist leer. Alle E-Mails sind in Ordnern sortiert und markiert / angekreuzt / archiviert.

Innerhalb des Posteingangs befindet sich eine Ordnerhierarchie, die definiert, worauf sich die darin enthaltenen E-Mails beziehen. Um also diejenigen zu finden, die ich noch bearbeiten muss, habe ich Suchordner, die jeweils eines der drei Flags finden, die ich für Jetzt / Heute / Später verwende.

Ich beschäftige mich so schnell wie möglich mit den E-Mails im Feld Jetzt.
Die Heute-Box muss leer sein, bevor ich nach Hause gehe.
Und das Feld "Später" dient normalerweise dazu, Gespräche zu verfolgen, in die ich verwickelt bin und die ich nicht aus den Augen verlieren möchte.

Streng genommen sollte der Ordner "Jetzt" immer leer sein, da diese E-Mails sofort beantwortet werden sollten. Wenn ich mich jedoch mitten in etwas befinde (z. B. auf eine andere "Jetzt" -E-Mail antworte) oder nach einem Urlaub durch einen Rückstand stöbere, neige ich dazu zuerst alles markieren und dann alles gemeinsam erledigen.

Möglicherweise ist die neue Funktion " Posteingang mit GMail-Priorität" hilfreich.

Ich denke, es richtet sich an Leute, die eine bestimmte Anzahl von E-Mails pro Tag überschreiten - für diejenigen wie mich, die nur wenige Nachrichten erhalten, ist es übertrieben.

Schritt 1. Verwenden Sie die Entf-Taste.

Ich bekomme täglich Unmengen von E-Mails zum aktuellen Projekt, wenn Ihnen eine E-Mail gesendet wird, die ich kenne, oder wenn später eine Antwort mit der vorherigen E-Mail eingeht, wird sie in den Papierkorb verschoben. Ebenso geht alles, was ich lese und denke "Ja, das ist nicht mein Problem", in den Papierkorb. Wenn es wichtig ist, können sie es erneut senden :)

Schritt 2. Ordner.

Manchmal erhalten Sie E-Mails, die Sie möglicherweise später benötigen, aber das interessiert Sie momentan nicht. Verschieben Sie es in einen Ordner und vergessen Sie es.

Schritt 3. Jetzt antworten, nicht später.

Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die Aufmerksamkeit erfordert, und wenn Sie schnell damit umgehen können, tun Sie dies. Sofort sofort. Dann können Sie es löschen.

Ich habe immer noch fast 300 E-Mails in meinem "ToDo" -Eingang, aber Sie sollten meinen gelöschten Ordner sehen. Wenn ich mich nicht wie oben mit ihnen befassen würde, wäre ich noch mehr überfüllt.

Das Beste, was ich gefunden habe, ist, den Überblick zu behalten. Überprüfen Sie Ihre E-Mails ständig, wenn Sie in der Lage sind, und bearbeiten Sie sie jetzt, anstatt am Ende des Tages, wenn Sie ungefähr hundert zum Durchlesen haben.

Zusätzlich zur Verwendung von Ordnern für längerfristige E-Mails empfehle ich die Verwendung von Kalendern, Aufgabenlisten und personenabhängigen Listen. Mit Google Mail können Sie bequem einen Link zu einer E-Mail zur späteren Verwendung abrufen. Sie können diesen Link dann einfügen in:

• Ein Kalender mit automatisierten Erinnerungen . Beispielsweise müssen Sie die E-Mail zur Vorbereitung des brennenden Mannes möglicherweise erst am 25. August sorgfältig lesen.
• Eine spezifische Aufgabenliste . Sie können beispielsweise einen Fehlerbericht in Ihre Aufgabenliste verschieben, wenn Sie die Arbeit vermeiden möchten, wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind.
• Eine personenabhängige Liste . Beispielsweise möchten Sie häufig mit Ihrem Chef sprechen, bevor Sie auf ein Problem antworten. Es ist schön, eine Boss-Liste mit Gegenständen zu haben, mit denen Sie sich befassen werden, wenn Ihr Boss vorbeikommt.

Das Schöne an diesem System ist, dass Sie E-Mails archivieren können, wenn Sie sie in eine geeignetere Liste migriert haben, und Ihren Posteingang für die neuen E-Mails speichern können, die Ihnen in den Weg kommen. Im Gegensatz zu Ordnern erinnern Kalender Sie automatisch daran, während Dokumente das Hinzufügen zusätzlicher Kontextinformationen zu den E-Mails unterstützen.

Eine Funktion, auf die ich mich bei MacOSX Mail verlasse und die noch nicht erwähnt wurde, sind Smart Folders. Sie können Kriterien wie Versanddatum, Adressgruppe, Priorität usw. verwenden, um E-Mails automatisch zu filtern, wo immer sie sich befinden, und einen "wichtigen" intelligenten Ordner haben, dem Sie mehr Aufmerksamkeit schenken können als einem aufgeblähten "Posteingang".

Außerdem verfügt Google Mail über eine nützliche Alias-Funktion, mit der Sie sich für Dinge mit niedriger Priorität wie Mailinglisten, Online-Einkäufe usw. anmelden und diese einfach filtern können. Oder umgekehrt können Sie eine E-Mail-Adresse mit hoher Priorität angeben…

Mit Mail.app können Sie Regeln festlegen, die auf "Absender befindet sich in meinem Adressbuch" und "Absender befindet sich in meinen vorherigen Empfängern" basieren. Auf diese Weise können Sie E-Mails hervorheben, die wahrscheinlich wichtiger sind als der Flaum, der Sie überlastet.

Wenn Sie von Personen begraben werden, die Sie kennen, kann das Hinzufügen einer Regel zur Hervorhebung, wenn Sie CC-fähig sind, anstatt in der Liste An: die Dinge hervorheben, auf die Sie wirklich reagieren müssen.

Frühere Antwortende haben auf eine GTD-Methode hingewiesen, und das funktioniert definitiv für mich. Wenn Sie mit GTD nicht vertraut sind, kann dieses Flussdiagramm helfen: GTD-Workflow-Diagramm auf lifehack.org . Ich behalte einen "Warten auf" -Ordner, "Needs Action" und nur einige "Referenz" -Ordner.

Sehen Sie sich die Inbox Zero-Präsentation von Merlin Mann für Google Tech Talks an und lesen Sie seine Artikel, um einige Ideen zu erhalten.