Dienstprogramm für Fax über E-Mail, wenn beide verfügbar sind

Gibt es noch Vorteile beim Versenden von Dokumenten per Fax im Gegensatz zu E-Mail? (vorausgesetzt, sowohl der Sender als auch der Empfänger haben Zugriff auf beide Technologien). Gibt es beispielsweise Fälle, in denen Fax sicherer oder bequemer als E-Mail ist?

Ein wirklich großer Grund sind Unterschriften und Gesetze. In einigen Ländern können Sie beispielsweise nur eine Signatur faxen, während Sie digitale Signaturen verwenden. Dazu müssen Sie eine offizielle digitale Signatur erhalten (die normalerweise auf einer Smartcard gespeichert ist, sofern diese überhaupt vorhanden ist und manchmal weniger "Gültigkeit" hat als eine handschriftliche Signatur), besorgen Sie sich dann einen Smartcard-Leser, installieren Sie Middleware, die möglicherweise mit dem Programm funktioniert, mit dem Sie das Dokument signieren möchten, und der Empfänger benötigt möglicherweise auch ein Programm, das mit der digitalen Signatur funktioniert, um es zu bestätigen und so weiter für die ganze Kette.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass einige Unternehmen signierte Dokumente bei Dutzenden verschiedener Regierungsbehörden, Behörden, Banken usw. einreichen müssen. In allen Unternehmen muss jeder geschult und ausgerüstet sein, um die digitale Signatur verwenden zu können. Solche Vorbereitungen können auf der Ebene eines einzelnen Landes getroffen werden. Was passiert jedoch, wenn Sie eine signierte E-Mail aus einem anderen Land erhalten (wenn die Signaturen noch wichtiger sind, weil die andere Person nicht einfach selbst vorbeikommen und ein Dokument unterschreiben kann und Post braucht Zeit und Geld).

Auch der gesamte Vorgang des Versendens authentifizierter E-Mails ist etwas kompliziert. Für einen einfachen Bürokaufmann ist es oft einfacher, nur Faxe zu verwenden und sich dann darauf zu konzentrieren, die Arbeit zu erledigen, die er erledigen soll.

Der Hauptgrund ist also im Grunde die Trägheit der Gesellschaft. Jeder muss sich an E-Mails gewöhnen, und fast jeder ist bereits daran gewöhnt, ein Fax zu verwenden, sodass der Übergang nicht einfach ist.

Ein weiteres Problem ist, wie schwierig es ist, auf Dokumente zuzugreifen. Mit einem Fax können Sie ganz einfach handschriftliche Notizen senden oder ein Dokument nehmen und es von Hand unterstreichen und so weiter. Auf dem Computer sind solche "einfachen" Dinge etwas komplizierter. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument auf dem Computer haben, müssen Sie es drucken, von Hand bearbeiten und dann scannen oder auf dem Computer bearbeiten, und die Benutzer sind häufig nicht so an die Schnittstelle zu Computern gewöhnt wie sie gewohnt, mit einem Bleistift zu verbinden. Außerdem sind Mäuse zum Zeichnen schwierig zu verwenden, und Grafiktabletts gehören nicht oft zum Standard-Bürocomputer.

Das Faxen von offiziellen Dokumenten mit Unterschriften und dergleichen erleichtert es den Empfängern nur. Sie müssen nicht Tonnen von Papieren drucken, sondern das Fax kümmert sich darum UND zeigt Ihre Faxnummer oben an (zur einfachen Organisation).

Ich glaube nicht, dass Fax gegenüber anderen E-Mails einen signifikanten Vorteil hat. In absehbarer Zeit könnten Sie möglicherweise eine Art "E-Mail-Maschine" haben, auf der Unternehmen einen E-Mail-Server mit einer speziellen E-Mail für jede Abteilung haben. Jede empfangene E-Mail durchläuft Filter, um jegliche Art von Spam zu entfernen und nur legitime E-Mails zu akzeptieren. Das Gerät fängt diese E-Mails dann ab, sendet sie an die "E-Mail-Geräte" der betreffenden Abteilung und druckt sie automatisch aus.

Ich weiß nicht, ob so etwas existiert, aber es ist irgendwie cool :)

Das Faxen wird dem E-Mail-Versand vorgezogen, wenn rechtliche oder kritische Dokumente gesendet werden sollen, da als frühere Antwort beim Senden eines Faxes angegeben ist, dass es eingegangen ist. Wenn Sie eine E-Mail senden, gibt es keine Garantie dafür, dass sie angekommen ist. Wenn Sie keine Rückmeldung erhalten, ist dies keine Garantie für die Ankunft.

Ein Fax kann nur gesendet werden, wenn ein Faxgerät bereit ist und auf den Empfang wartet. Wenn Sie benachrichtigt werden, dass ein Fax gesendet wurde, wissen Sie, dass die Faxnummer am anderen Ende es empfangen hat.

In Bezug darauf, ob es von einer Person aufgenommen oder gelesen wurde, die in vielen Fällen irrelevant ist. Wenn Sie ein juristisches Dokument senden, müssen Sie wissen, dass es empfangen wurde. Es ist Sache des Empfängers, es zu lesen und Vorkehrungen zu treffen, um es abzuholen. Es ist das gleiche, als ob Sie Einschreiben an die Adresse gesendet hätten. Sie haben einen Zustellnachweis und das ist alles was Sie brauchen. Ihre Arbeit ist erledigt und es ist Sache des Empfängers, diese E-Mail zu öffnen und zu lesen. Wenn sie das nicht tun, liegt das ganz in ihrer Verantwortung. Ein Fax ist also sicherer, wenn Sie einen Empfangsnachweis für ein Dokument wünschen. Aus diesem Grund verlassen sich Unternehmen des Finanzsektors und des Rechtssektors bei der Fernkommunikation von Dokumenten, insbesondere mit den Gesetzen zur Rückverfolgbarkeit, so stark auf Fax - niemand kann behaupten, dass Sie nie ein Fax gesendet haben, aber sie könnten argumentieren, dass sie nie eine E-Mail erhalten haben.

Wenn Sie ein Fax senden, wissen Sie, ob die andere Person es erhalten hat, da es keine narrensicheren Methoden gibt, um zu bestätigen, dass die andere Partei Ihre E-Mail erhalten und gelesen hat (soweit ich weiß).
Auch wenn Sie nicht sicher sind, ob der Anhang am anderen Ende geöffnet werden kann, können Sie Fax verwenden.

Die Bestätigung des Dokuments und die garantierte Lesbarkeit sind zwei Situationen, in denen Sie möglicherweise ein Fax anstelle einer E-Mail senden möchten.

Fax wird normalerweise über Telefonleitungen gesendet und die Daten werden nicht unterbrochen und können nicht wie eine E-Mail-Nachricht an einer beliebigen Anzahl von Stellen über das Internet abgefangen werden. Auch Faxe können nicht einfach oder fälschlicherweise wie eine vertrauliche E-Mail an eine unbeabsichtigte Partei weitergeleitet werden.

Zusammenfassung aus meinen Notizen / anderen Quellen:

Ich hatte es satt, ein Dokument zu bekommen, es auszudrucken, zu signieren und wieder einzuscannen.

Also habe ich meine Unterschrift und meine Initialen eingescannt. Wenn ich dann ein Dokument erhalte, muss ich nur noch "Bild hinzufügen", um meine Unterschrift und meine Initialen an der richtigen Stelle zu platzieren.

Hier ist das Problem: Wenn ich es an jemanden weitersende, kann er anscheinend meine Unterschrift (Bild) entfernen.

Selbst wenn ich die Eigenschaften auf "Gesperrt" setze, kann die nächste Person das Kontrollkästchen "Sperren" deaktivieren und löschen.

Gibt es eine Möglichkeit, dies dauerhaft zu machen, damit niemand (oder zumindest niemand außer mir) es entfernen oder ändern kann?

Das von Foxit Reader hinzugefügte Bild befindet sich auf der Anmerkungsebene.

Seite organisieren / reduzieren. . . um die Signatur auf der Dokumentebene zu erstellen, und sie sollte nicht von anderen gelöscht werden können.

Setzen Sie dann die Option "Dokumente ändern" in den Dokumentbeschränkungen auf "Nicht zulässig".

Fügen Sie dann der PDF-Datei ein Kennwort hinzu und rufen Sie dieses beim Empfänger an.

Sie können auch 1.000 20-stellige Kennwörter in einer Tabelle mit den Nummern 1 bis 1.000 erstellen. Schützen Sie das mit einem Passwort, senden Sie es per E-Mail an den Empfänger und rufen Sie ihn mit dem Passwort an. Anschließend können Sie eine passwortgeschützte PDF-Datei per E-Mail per E-Mail versenden und in die E-Mail die Kennwortnummer 0850 oder etwas anderes aufnehmen.

Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass das PDF für immer auf einem Server gespeichert ist

Die einzige Person, die es sieht, ist die Person, der Sie das Passwort gegeben haben.

IMO, PDF kann also sicherer als ein Fax erstellt werden.

Ich wurde von einer Versicherungsgesellschaft gebeten, Bankinformationen zu faxen oder per E-Mail zu versenden. Ich habe mich für ein Fax der alten Schule entschieden, nur weil die Wahrscheinlichkeit, von Dritten abgefangen zu werden, weitaus geringer ist. Aber hauptsächlich, weil die E-Mail zusammen mit meinen Bankdaten legal für lange Zeit und vielleicht für immer auf meinem E-Mail-Server und auf dem Server der Versicherungsgesellschaft verbleiben würde. Angesichts der jüngsten E-Mail-Hacks ist das Risiko nicht wert.