Outlook-Konversationsansicht und Kategorien

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Bei der Arbeit erhalte ich täglich ein paar hundert E-Mails. Um nicht überfordert zu sein, habe ich meine E-Mails mithilfe von Kategorien sortiert und priorisiert. Ich ordne Kategorien automatisch zu und gruppiere sie dann nach: Code Reviews, To, CC, Distribution List / BCC. Dies bedeutet, dass beispielsweise eine Nachricht, die ausdrücklich an mich gerichtet ist, immer höher in meinem Posteingang angezeigt wird als eine, die ich erhalte, weil ich auf einer Verteilerliste stehe. Das spart viel Zeit und macht mich schneller auf wichtige E-Mails aufmerksam.

In letzter Zeit sind die E-Mail-Threads, an denen ich beteiligt bin, ziemlich lang geworden, und ich möchte die Konversationsansicht verwenden oder zumindest nach Betreff sortieren können. Outlook scheint jedoch keine (nützliche) Kombination aus Konversationsansicht und Kategorien zu unterstützen. Ich habe die folgenden Dinge ohne Erfolg versucht:

  • Gruppieren nach Kategorie, dann Konversationsansicht - Outlook gibt einen Fehler aus (die Gruppierungs- / Sortierungskombination ist zu komplex).
  • Verwenden einer benutzerdefinierten Ansicht zum Gruppieren nach Konversation - Kategorie wird nicht als Option zum Sortieren angezeigt
  • Gruppieren nach Kategorie, dann Thema - Nähern, aber das Hauptthema ist das erste alphabetisch, nicht das neueste
  • Gruppieren nach Konversation, dann Kategorie - Das funktioniert, tut mir aber nicht viel, da die oberste Konversation die neueste ist, unabhängig davon, zu welcher Kategorie sie gehört

Gibt es eine Möglichkeit, mein Kategoriesystem oder ähnliches beizubehalten, während ich verwandte E-Mails in Gruppen zusammenfasse? Die Semantik der Lösung interessiert mich überhaupt nicht, daher muss ich nicht unbedingt die richtigen Kategorien oder die richtigen Konversationsansichten verwenden. Ich möchte wirklich nur in der Lage sein, eine Art Prioritätssystem zu verwenden, um an mich gesendete E-Mails hervorzuheben, während E-Mail-Threads auf irgendeine Weise gruppiert sind.

Ich habe in der Vergangenheit Outlook-Plugins geschrieben, daher ist dies auch nicht allzu wichtig, um eine angemessene Lösung zu finden. Alles, was wirklich funktioniert.

Update: Ich habe immer noch keine gute Lösung gesehen. Ich möchte, dass alles in einer Ansicht ist. Separate Ordner oder Suchordner sind nicht gut, weil ich zum Beispiel, wenn ich meine TO-Liste geleert habe, CCed-E-Mails nicht automatisch oben sehe, sondern manuell zu einer anderen Ansicht wechseln muss. Zu diesem Zeitpunkt gibt es außer der Reihenfolge, in der ich auf die Ordner klicke, nichts, was ich vor dem CC inhärent anordnen müsste.

Die Möglichkeit, mehrere Ordner / Suchordner in einer Ansicht zusammenzufassen, ist wahrscheinlich eine gute Lösung. Ich habe noch keine Antworten gefunden, in denen es um benutzerdefinierte Skripterstellung / Programmierung ging, und ich vermute, dass eine Lösung, die meinen Kriterien entspricht, dies erfordern würde. Das Kopfgeld ist da, weil ich mir ziemlich sicher bin, dass die Lösung nicht trivial ist.

Greg Jackson
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Antworten:

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Die beste Möglichkeit, mehrere Posteingänge zusammenzufassen, besteht darin, Farbkategorien, Regeln und Suchordner zu verwenden. In der Kurzversion legen Sie Regeln fest, nach denen Ihre eingehenden E-Mails in Farbkategorien eingeteilt werden, je nachdem, ob Sie sie heute, morgen, bis zur nächsten Woche und in 30 Tagen erledigen müssen. Anschließend erstellen Sie Suchordner, in denen alle E-Mails in jeder Farbe angezeigt werden. Jeden Tag gehen Sie einfach die E-Mails durch und durchsuchen sie dann. Dieser Blogbeitrag geht noch weiter. . .

http://blogs.msdn.com/b/ianpal/archive/2008/06/03/email-task-and-time-management-with-pifem.aspx

surfasb
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"Sie legen Regeln fest, nach denen Ihre eingehenden E-Mails in Farbkategorien eingeteilt werden, je nachdem, ob Sie sie heute, morgen, bis zur nächsten Woche und innerhalb von 30 Tagen erledigen müssen." , CCed an mich oder von einem DL (Verteilerliste). Suchordner sind keine ideale Lösung, da sie mir keine einzige Ansicht bieten. Wenn sich in meiner TO-Liste nichts befindet, werden CCed-E-Mails nicht automatisch oben angezeigt. Ich muss sie separat aufrufen. Die Möglichkeit, Suchordner in einer einzigen Ansicht zusammenzufassen, wäre eine großartige Lösung. Wie gesagt, ich habe keine Angst vor Code.
Greg Jackson
Ich mache das selbe Sie haben einfach alle Suchordner in der von mir gewünschten Reihenfolge zur Favoritenleiste hinzugefügt. Jeder Suchordner zeigt die Anzahl der ungelesenen Elemente an (oder die Gesamtanzahl, wenn Sie möchten). Es ist nicht schwer, in jedes Team zu schauen.
Oleschri
Fair genug, aber es ist nicht wirklich die Lösung, die ich suche. Ich bin mir bereits bewusst, dass ich mehrere Ordner verwenden kann, so dass ich ehrlich gesagt nicht weiter komme als ursprünglich. Weitere Informationen finden Sie im Update zu meiner Frage.
Greg Jackson
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Wie wäre es mit dem automatischen Verschieben jeder E-Mail in einen kategoriespezifischen Ordner?

Dann können Sie einfach die Ordner in der Reihenfolge Ihrer Priorität überprüfen. Die Ordner sind im Grunde Ihre primäre Sortierung / Filterung nach Kategorie, sodass Sie sie jetzt nur nach Konversation anzeigen können. Ich denke, Konversationen sollten wie erwartet funktionieren, auch wenn E-Mails in unterschiedlichen Ordnern gespeichert werden, die auf Ihren Kategorien basieren. Verwenden Sie Unterordner, um sich von anderen Ordnern zu trennen, und stellen Sie eine Nummer voran, um sie nach Ihren Wünschen zu sortieren.

Leftium
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Das Problem dabei ist, dass es die Sichtbarkeit der verschiedenen Kategorien von E-Mails erheblich verringert. Ich möchte immer noch, dass all diese verschiedenen Typen in einer Ansicht landen, damit ich nicht überprüfen muss, was im Wesentlichen vier verschiedene Posteingänge sind. CC und List Ich könnte vielleicht damit durchkommen, aber sowohl Code-Reviews als auch Dinge, die ich in der "To" -Linie habe, müssen unbedingt an der für mich am besten sichtbaren Stelle landen. Vielleicht gibt es eine Möglichkeit, mehrere Ordner als einen anzuzeigen? Ich nehme an, das ist im Wesentlichen, was Kategorien tun. Mein Ziel ist es, das aktuelle Verhalten nicht zu beeinträchtigen.
Greg Jackson
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Da Sie sagen, dass die Gruppierung nach Kategorie und dann nach Betreff "näher rückt", haben Sie versucht, die Gruppierung nach Kategorie, Empfang und dann nach Betreff vorzunehmen? Das sollte lösen, dass es nicht das neueste ist.

KCotreau
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Gruppieren nach "empfangenen" Gruppen nach Minuten und Unterbrechen von Konversationsthreads bis zu dem Punkt, an dem sie völlig unbrauchbar sind. Sogar das Gruppieren nach Tagen, was nicht so aussieht, wie ich es kann, kann dazu führen, dass bestimmte Threads zu stark aufgeteilt werden (ich habe regelmäßig Probleme mit hoher Priorität, deren Threads sich über mehrere Tage erstrecken).
Greg Jackson