Auf der Suche nach einer guten Posteingangsverwaltungsmethode [geschlossen]

Ich bekomme ein paar hundert E-Mails pro Tag für die Arbeit. Viele sind Teil einer E-Mail-Konversation, die sich über mehrere Tage oder sogar Wochen erstreckt. Daher hasse ich es, sie sofort zu löschen, da ich sie möglicherweise in naher Zukunft als Referenz benötige. Die Folge ist, dass ich allein in meinem Posteingang Tausende von E-Mails habe, von denen die meisten nicht mehr relevant sind. Ich verwende Thunderbird, daher stehen mir einige Organisationsfunktionen zur Verfügung. Was ich jedoch wirklich brauche, ist eine gute Gesamtmethode für die E-Mail-Verwaltung. Hat jemand irgendwelche Vorschläge? Vielen Dank!

Eine Kombination verschiedener Interpretationen der Strategie "Null Posteingang" in Kombination mit dem GTD- Prozess (Get Things Done ).

1. Selbstdisziplin : Zeigen Sie Ihren Posteingang nur einige Male am Tag an - wenn Sie mit der Arbeit beginnen, kurz bevor Sie die Arbeit beenden und ein paar Mal dazwischen.
2. Mailfile-Organisation : Ihre Mail-Datei enthält zwei "spezielle" Ordner: Warenkorb und Soft-Trash . Lassen Sie dann Ordner mit verschiedenen Unterordnern für Projekte / Themen arbeiten (und möglicherweise auch privat ).
3. Prozess : Wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, bearbeiten Sie alle E-Mails, beginnend oben und endend, bis der Posteingang Null ist. Gehen Sie je nach E-Mail-Menge iterativ den Posteingang durch, bis er leer ist.

Mögliche Aktionen pro Mail sind:

• sofort in den Papierkorb der Mailbox löschen (Dinge, die Sie definitiv nicht mehr brauchen)
• Wechseln Sie in den Soft-Trash- Ordner (Dinge, die Sie möglicherweise in kurzer Zeit benötigen).
• in den Warenkorbordner verschieben (Dinge, die Sie behalten möchten)
• Wechseln Sie in einen dedizierten Ordner unter Arbeits- oder Privatordnern (Dinge, die Sie behalten möchten und die wichtig genug sind).

Unterschied zwischen Korb und dedizierten Ordnern unter der Arbeit

Versuchen Sie, alles in den Warenkorb zu legen und verwenden Sie einfach die Suchfunktion. Aber vielleicht gibt es bestimmte Themen / Projekte / Probleme, die Sie gruppieren und in ihrer Gesamtheit anzeigen möchten - also legen Sie sie in einem entsprechend benannten Ordner ab.

Ein weiterer Tipp für den Warenkorbordner - abhängig von Ihrer E-Mail-Anwendung - ist die Verwendung von Tags für erweiterte Suchfunktionen.

Was tun mit dem Soft-Trash- Ordner ?

Löschen Sie regelmäßig E- Mails aus dem Soft-Trash- Ordner, z. B. E-Mails, die älter als 3 Monate sind. Dies gibt Ihnen eine gewisse Anzahl von Backlog-Mails, wenn Sie herausfinden, dass Sie diese Mail benötigen, die Sie vor 2 Tagen gelöscht haben. Sie dachten, Sie würden sie nie wieder brauchen ...

Ich mag die Inbox Zero- Strategie sehr. Natürlich erfordert es einige Anstrengungen, aber Sie können nicht mit einem mühelosen Umgang mit E-Mails rechnen, oder?

Posteingang Null ist zweifellos die beste Antwort, wie Manni vorgeschlagen hat . Nachdem Sie damit fertig sind, lesen Sie Erste Schritte: Die Kunst der stressfreien Produktivität (Taschenbuch)

Es wird Ihnen helfen, Ihre neu gefundenen Superkräfte zu verfeinern

Um den GTD-Prozess zusammenzufassen:

Bei der Verarbeitung eines Eimers wird ein strikter Arbeitsablauf eingehalten:

• Beginnen Sie oben.
• Beschäftige dich jeweils mit einem Gegenstand.
• Setzen Sie niemals etwas wieder in "in".
• Wenn ein Gegenstand eine Aktion erfordert, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus :
  • Tun Sie es (wenn es weniger als zwei Minuten dauert)
  • Delegieren Sie es
  • Verschiebe es
• Wenn für einen Artikel keine Aktion erforderlich ist, führen Sie einen der folgenden Schritte aus :
  • Datei als Referenz
  • Wirf es weg
  • Inkubieren Sie es für mögliche spätere Aktionen

Wenn es weniger als zwei Minuten dauert, um etwas zu tun, sollte es sofort getan werden. Die Zwei-Minuten-Regel ist eine Richtlinie, die ungefähr die Zeit umfasst, die erforderlich wäre, um die Aktion formell aufzuschieben.

Weitere Informationen finden Sie im Wikipedia-Artikel .

Dies ist etwas extrem / unorganisiert, aber manchmal mache ich (in gMail) "Alle auswählen" und schaue dann durch die wichtigen und hebe die Auswahl auf und klicke dann auf "Archivieren". Damit bleiben nur die wichtigen Dinge im Posteingang.

Ich habe viel mehr unnötige E-Mails, als mir klar ist, daher funktioniert dies sehr gut für mich.

Wie immer YMMV.

Ich habe aufgehört, meine E-Mails zu organisieren, weil ich das Gefühl hatte, sie zu vermasseln und E-Mails stapeln zu lassen, und dann konnte ich einfach nicht finden, wonach ich suchte, weil ich nicht wusste, in welchen Ordner ich sie gelegt habe. Ich verwende Outlook 2003 und erhalte weniger als 30 Nachrichten pro Tag.

Folgendes mache ich jetzt:

1. Ich habe Google Desktop installiert, damit ich meine E-Mails besser durchsuchen kann als alles andere, was ich finden kann.
2. Ich habe einen Monat E-Mail in meinem Posteingang. Danach verschiebe ich es in ein separates Archiv.
3. Ich habe einige Ordner, die ich verwende, aber sie sind hauptsächlich für automatisierte E-Mails gedacht, die ich erhalte, und für E-Mails, auf die ich häufig verweise. Für die meisten dieser Ordner ist eine Regel eingerichtet, die die E-Mail automatisch in diesen Ordner legt und meinen Posteingang vollständig umgeht.

Viel Glück!