Wir haben ein Google Apps-Unternehmenskonto (kostenpflichtig) und einen zentralen Benutzer (ich werde es CompanyArchive nennen), der alle Dokumente besitzt, die sich auf einem Netzwerklaufwerk befanden, bevor wir Google Drive verwendeten. Dies sind ungefähr 50 GB Daten, von denen heute nicht alle relevant sind. Alle diese Legacy-Daten sind in einem einzigen Ordner enthalten, den ich als "LegacyData" bezeichnen werde.
Dieser Ordner wird für alle Mitarbeiter des Unternehmens freigegeben.
Dies gibt uns die folgende unerwünschte Situation:
Mitarbeiter können LegacyData nur sehen, wenn sie danach suchen. Es wird nirgendwo anders auf ihrem Google Drive angezeigt.
Wenn ein Mitarbeiter nach LegacyData sucht, kann er diese auf sein "Mein Laufwerk" ziehen. Dann werden 50 GB alte Daten synchronisiert. Zu diesem Zeitpunkt flippt der Mitarbeiter normalerweise aus und erledigt beispielsweise die Synchronisierung, beendet die Google Drive-App oder ruft einen IT-Mitarbeiter an.
Wenn die Synchronisierung erfolgreich ist, findet der Mitarbeiter ein interessantes Element in LegacyData, bestimmt, dass es sich an einer anderen Stelle befinden soll, und verschiebt es außerhalb des LegacyData-Ordners. An diesem Punkt denken alle anderen Mitarbeiter, dass etwas Wichtiges gelöscht wurde, und flippen aus und rufen einen IT- Mitarbeiter an .
Ich habe das Gefühl, dass wir dies falsch gemacht haben, und unser aktuelles Setup ist schlecht. Ich kann keine bewährten Methoden finden, mit denen wir Google Drive als unternehmensweites "Netzwerklaufwerk in der Cloud" einrichten können. In der Zwischenzeit verwenden die Mitarbeiter ein kostenloses Dropbox-Konto, um Dokumente freizugeben, da sie Google Drive nicht vertrauen. Dropbox für Teams würde uns jedoch 1000 bis 2000 Euro pro Jahr kosten, was ungefähr 900 bis 1900 Euro mehr ist, als wir für Google Drive bezahlen. Außerdem ist das gesamte Unternehmen mit allen anderen Facetten von Google Apps sehr zufrieden.
Frage:
Wer kann uns mit Google Drive als unternehmensweitem "Netzwerklaufwerk in der Cloud" auf den richtigen Weg bringen? Im Idealfall würde jeder Mitarbeiter selbst entscheiden, was er synchronisiert, aber er ist perfekt in der Lage, einige einfache IT-Regeln einzuhalten, solange diese funktionieren, und ein Verstoß gegen die einfachen Regeln führt nicht sofort zu " Oh mein ... ich habe gelöscht das Unternehmen Verträge Ordner "Panik.
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Antworten:
Leider sind Ihre Probleme mit Google Drive symptomatisch für eine tiefere Reihe von Problemen. Wenn Sie einige Einstellungen ändern oder zu anderen Tools wechseln oder Drive einfach anders verwenden, kann dies zu einer Reihe anderer Symptome führen, die Kernprobleme werden jedoch nicht behoben.
(Schnallen Sie sich an, dies kann eine Weile dauern. Die TL'DR-Version lautet: Sie sollten einen Plan zur Aufbewahrung und Disposition von Datensätzen sowie einen Plan zum Zugriff auf Datensätze haben und implementieren. )
Also, was ich für Ihre "Kern" -Probleme halte:
1) Wenn Benutzer ausflippen, liegt dies daran, dass sich das von ihnen verwendete System auf unerwartete Weise verhält. Bevor Sie die Probleme lösen können, müssen Sie die Erwartungen der Anwender in einer Art und Weise zurückzusetzen, wird erlauben Sie Lösungen zu implementieren. Andernfalls machen Ihre Änderungen das System nur noch launischer und unvorhersehbarer.
2) Wenn Sie sich auf einen losen Satz "ein paar einfacher IT-Regeln" verlassen, sind Sie wahrscheinlich DOA. Kompetente Leute machen Fehler und oft sind ihre Fehler mehr. . . interessant. Kompetente Leute können sich auch nicht über die beste Lösung eines Problems streiten, nachdem sich "best" in "intuitivste" verwandelt hat. Wo Sie flexibel sein können, seien Sie flexibel; Wo Flexibilität zu systemischen Problemen führt, werden Sie starr. Es gibt keine Möglichkeit, dies a priori herauszufinden .
Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Benutzer eine gute Vorstellung davon haben, wo sich eine bestimmte Art von Aufzeichnung befindet. Der zweite Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Benutzer wissen, wann eine bestimmte Art von Datensatz ihre Nützlichkeit überlebt hat und daher sterben wird. Dies wird als Richtlinie zur Aufbewahrung und Entsorgung von Aufzeichnungen bezeichnet (oder als "Richtlinien" für bürokratisch zimperliche Personen - Ihre Unternehmenskultur und Ihre rechtlichen Anforderungen bestimmen, wie "matschig" der Datensatzplan sein kann). Ein klarer Plan verhindert (vernünftige) Freakouts und gibt Ihnen etwas Spielraum, um mit der Lösung Ihrer Probleme zu beginnen.
Persönlich würde ich mit einem so einfachen Datensatzschema beginnen, wie Sie denken, und wenn sich Benutzer beschweren, dass ein Knoten dieses Schemas unhandlich geworden ist, können Sie Unterteilungen erstellen. Wenn Sie Zeit haben, einen kurzen Überblick über die Forschung zum Menübaumdesign zu geben, ist dies eine große Hilfe für Ihr Schemadesign und Ihre Überarbeitungen.
(ASIDE: Jedes Schema, das Sie entwickeln, ist etwas willkürlich. Was für die Gans intuitiv ist, ist für den Betrachter nicht unbedingt intuitiv. Aus diesem Grund können Benutzer mit Drive und ähnlichen Tools schreibgeschützte Ordner in ihre eigene Ordnerstruktur "symlinken". Verwenden Sie STRG + Klicken Sie hier , um mehrere Positionen im Bedienfeld "Verschieben nach" von Drive auszuwählen. Dies ist in dieser Hinsicht unglaublich hilfreich.)
Jetzt, da jeder weiß, was Sie anstreben, können Sie Tools auswählen und implementieren, die den Plan verstärken. In Ihrem Fall scheint "LegacyDrive" ein schreibgeschütztes Pflaster zu sein, das alte Daten enthält, während Sie alles in eine aktuelle Datenstruktur migrieren. (Das heißt, es sei denn, Ihr Aufbewahrungsplan sieht " ad infinitum " von LegacyLegacyDrive vor .) LegacyDrive und möglicherweise andere Laufwerke sind schreibgeschützt, um ein einfaches "Oh mein ..." zu vermeiden. Szenarien, so dass Sie mehr Zeit haben, sich mit komplexen "Oh $ #! T ... " zu befassen . Szenarien.
Sie können Google Groups verwenden, um komplexe Zugriffsrechte besser zu verwalten (der Link bezieht sich auf Google Mail, die dort vorgeschlagene Lösung funktioniert jedoch auch für Google Drive). Google Drive-Ordner erben im Allgemeinen Freigaberechte von ihrem übergeordneten Ordner. Sie können die Rechte für jeden untergeordneten Ordner jedoch nach Belieben ändern. Mit ein wenig Übung und Testen können Sie in Drive (über Gruppen) sehr ausgefeilte und detaillierte rollenbasierte Zugriffsschemata erstellen.
Wenn Ihre Unternehmenskultur so ist, dass Benutzer an eine intensive Zusammenarbeit gewöhnt sind (und Halleluja dafür), können Sie in jeden "geschlossenen" Ordner einen Ordner "Sandbox öffnen" einfügen. Der "Eigentümer" für den "offiziellen" Ordner kann Dateien in den offiziellen Ordner verschieben oder dort Änderungen vornehmen, basierend auf der Diskussion in der Sandbox. Dieser Ansatz basiert auf der Tatsache, dass Open Source-Software häufig über eine "Hauptniederlassung" mit einem "Betreuer" verfügt, der den Zugriff auf den offiziellen Build kontrolliert und gleichzeitig andere Bereiche und Möglichkeiten für eine vollständig offene Zusammenarbeit bietet. YMMV; Treffen Sie nach Bedarf lokale Zugriffs- und Schemaentscheidungen.
Eine andere Sache, die Sie beachten sollten: Es wird einige Dinge geben, die Drive ohne viel Programmierarbeit nicht alleine erledigen kann . Manchmal ist es einfacher, auf die Dateien zu reagieren, die mit einem Computer synchronisiert wurden, und Drive diese Änderungen wieder mit dem Cloud-Speicher synchronisieren zu lassen. Möglicherweise müssen Sie jedoch die Google Drive-Anwendung neu starten, um alle diese Änderungen in die Cloud zu übernehmen. Die "On Start" -Methoden von Drive zum Identifizieren von Dateiänderungen sind gründlicher als die Live-Methoden.
Wenn ich etwas verpasst habe, ist diese Antwort ein Community-Wiki. Bitte nach Bedarf ändern!
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Das Wechseln zu einem anderen Tool funktioniert möglicherweise. Auf lange Sicht kann eine robustere Dateiverwaltungslösung idealer sein. Schauen Sie sich zum Beispiel Hyperoffice.com an. Könnte nur hilfreich für Sie sein.
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