Vor- und Nachteile des Wechsels von Exchange zu GMail

Wir sind ein mittelgroßes gemeinnütziges Unternehmen mit rund 1000 Mitarbeitern und Freiwilligen und verwenden MS Exchange (derzeit 2003) seit Jahren für unser Mailsystem.

Ich habe kürzlich an einer Google-Konferenz teilgenommen, auf der sie sagten, dass "Cloud Computing der Weg der Zukunft ist", und uns ermutigt, von unserer eigenen E-Mail mit Exchange auf die Verwendung von GMail und Google Apps für alles umzusteigen.

Darüber hinaus hat eine unserer Abteilungen von innen heraus versucht, diesen Übergang innerhalb ihrer eigenen Abteilung durchzuführen, wenn nicht im gesamten Unternehmen.

Ich kann definitiv einige Vorteile sehen - wie zum Beispiel:

1. Archivspeicher - Wir scheinen nie den Speicherplatz zu haben, den unsere Benutzer möchten, und je mehr wir erhalten, desto mehr müssen wir sichern
2. OS Agnostic - Exchange wurde definitiv für Windows entwickelt, und da Mac- und Linux-Benutzer auf dem Vormarsch sind, fordern diese Benutzer zunehmend bessere Tools / Unterstützung. Google bietet dies an.
3. Bessere Archivierung - Potenzial für E-Discovery, das mit unserem aktuellen Setup auf praktische Weise nicht vorhanden ist.
4. Ein Wechsel würde uns einiges an Serververwaltung entlasten, unseren Endbenutzern mehr Optionen bieten und die Serverressourcen freigeben, die wir jetzt für Exchange verwenden.
5. Unsere IT-Abteilung möchte als aktuelle Lösung für technische Probleme wahrgenommen werden, und diese Änderung würde definitiv ein solches Image liefern.
6. Die Infrastruktur von Google ist offensichtlich viel robuster als unsere und beschäftigt einige der weltweit besten Sicherheits- und Netzwerkexperten.

Es gibt jedoch auch einige schwerwiegende Nachteile :

1. Wir würden im Wesentlichen eines unserer geschäftskritischen Systeme an Dritte auslagern
2. Der Wechsel würde unweigerlich Google Apps und vielleicht auch mehr betreffen. Das heißt, wir wären viel mehr einem einzigen (möglicherweise schwachen) Passwort ausgeliefert. (Gibt es eine Möglichkeit, dies mit einem Passwort und einem physischen Schlüssel sicherer zu machen?)
3. Unsere Daten würden nicht unter unserem Dach bleiben - oder sogar in unserem Land (Kanada). Dies hat offensichtlich Auswirkungen auf die Seite der Notfallwiederherstellung, aber ich denke, dass es auf der rechtlichen Seite potenzielle Nachteile gibt.
4. Ich kann mir nicht vorstellen, dass jemand so groß wie Google in Bezug auf unkritische Probleme wie das Aufspüren fehlender E-Mails usw. so schnell reagiert, wie wir es möchten (nicht sicher, wie viel Zugriff wir beispielsweise auf grundlegende E-Mail-Protokolle haben würden) )

Kann mir jemand helfen, diese Entscheidung zu bewerten?

• Welche Probleme übersehen ich?
• Welche Erfahrungen haben Sie mit diesem Übergang gemacht (oder im Gegenteil - Google Mail zu Exchange)?
• Können Sie zu den Punkten hinzufügen, die ich bereits skizziert habe?

Eine Funktion, die Sie möglicherweise vermissen, ist Outlook. Ja, Sie können Outlook mit Google Mail verwenden, jedoch nicht auf derselben Ebene. Sie können Outlook nicht zum Öffnen von Kalendern oder Postfächern anderer Benutzer, zum Akzeptieren von Besprechungseinladungen oder zum Abrufen derselben Offline-Funktionalität verwenden. Um die volle Funktionalität von Google Mail nutzen zu können, müssen Sie die Weboberfläche verwenden, die einigen Nutzern nicht gefällt.

Sie erwähnen Google Apps, und das kann ein Problem sein. Benutzer sehen möglicherweise die Option, Anhänge in Google Apps zu öffnen und dies zu tun und mit dem Bearbeiten und Speichern in Google Apps zu beginnen. Plötzlich haben Sie die Hälfte Ihrer Dokumente in Word und die Hälfte in Google Apps.

Ich überlegte, diesen Wechsel an einer Privatschule vorzunehmen, bei der ich mich freiwillig engagiere. Wir haben uns aus folgenden Gründen für Exchange entschieden:

1) Umschulung der Endbenutzer, sie mögen Outlook sehr.
2) Da ich Personen im Outlook-Verzeichnis finden konnte, habe ich versucht, einen Weg zu finden, dies mit Google Apps wiederzugeben, aber ich konnte keinen finden. Unsere Benutzer möchten sich keine E-Mail-Adressen merken müssen, die sie suchen und die zu sendende Person finden möchten.
3) Vertraulichkeit. Ja, theoretisch behandelt Google unsere Daten vertraulich, aber alles auf einem gehosteten Server, der mit anderen Kunden von Google geteilt wird. Ich bin schon lange genug da, um zu wissen, dass Unfälle passieren.
4) Benutzerauthentifizierung. Ich wollte die Leute nicht dazu bringen, sich an ein anderes Passwort zu erinnern. Sie haben bereits ein unsicheres Passwort. Ich brauche kein weiteres schwaches Passwort, das im Internet verfügbar ist. Es gab ein paar integrierte Lösungen, aber sie schienen irgendwie verrückt zu sein.
5) Meine Netzwerk-Leute mochten die Lösung nicht, da sie seltsame MX-Datensätze in unserer Domain erstellt hat.
6) Der Kalender wird viel zu oft verwendet und Outlook funktioniert nicht mit Google Kalender, der bereits erwähnt wurde.

Denken Sie daran, dass ich all diese Arbeiten in meiner Freizeit als Freiwilliger erledige. Ein wesentlicher Teil der Überlegungen war also, wie viel Arbeit ich brauche, um alles zu trainieren und umzuwandeln. Ich lege mich im Allgemeinen nicht mit etwas an, das gut funktioniert. Ross

Mein Unternehmen (ca. 10 Nutzer) hat von einem Drittanbieter auf Google Apps umgestellt und wir sind ziemlich zufrieden damit.

Unsere jüngeren und flexibleren Nutzer kommen mit dem Google-Webclient gut zurecht und können mit Mozilla Thunderbird Lücken schließen. Unsere strengeren Benutzer werden Outlook nicht loslassen, und dies kann angesichts der offensichtlichen Mängel von Outlook beim Umgang mit IMAP eine echte Schwäche sein.

In Bezug auf Ihren vierten Nachteil kann ich nicht wirklich darüber sprechen, da wir seit unserer Ankunft keine einzige Supportanfrage benötigt haben. Vor ein paar Monaten gab es einen großen Ausfall, der jedoch innerhalb weniger Stunden verschwand.

Als kanadischer gemeinnütziger Verein ist Ihr regulatorisches Umfeld wahrscheinlich recht freizügig, sodass Ediscovery-Diktate möglicherweise nicht für Sie gelten. Dies ist auf lange Sicht gut, da die Handhabung dieser ärgerlich teuer ist.

Eine weitere zu berücksichtigende Sache ist, wie der Kontozugriff bei Kündigungsereignissen von Mitarbeitern behandelt wird. Stellen Sie sicher, dass die GApps-Lösung dies gemäß den von Ihnen festgelegten Standards handhabt. Sie möchten nicht, dass ehemalige Mitarbeiter weiterhin Zugriff auf Dokumente haben.

Eine Frage, die sich stellen wird, ist auch, wie Sie sich bei mehr als einem Google-Konto gleichzeitig anmelden können. Einer für die Arbeit, einer für den privaten Bereich. Dies ist die Art von Frage, die Ihre Helpdesk-Techniker über die Würfelwand stellen, während sie Menschen helfen, aber sie wird auftauchen. Möglicherweise müssen Sie diesbezüglich Richtlinien festlegen, wenn dies Sie betrifft.

Eine Sache, die für uns zutrifft, ist die Anzahl der Anwendungen, die in Outlook und im weiteren Sinne Exchange integriert werden und nicht in Google Mail eingebunden werden können. Dies wird wirklich wahr, wenn Sie versuchen, Kontaktmanager, VOIP und eine Reihe anderer Integrationselemente zu erstellen.

Abgesehen von allem anderen sollten Sie Konnektivitäts- und Bandbreitenprobleme berücksichtigen: Bei Exchange befindet sich Ihre E-Mail in Ihrem Gebäude. mit Google ist es im Internet. Wenn Sie die Internetverbindung verlieren, können Ihre Benutzer auf nichts zugreifen . Außerdem wird die Badnwidth-Nutzung vermutlich stark zunehmen. Denken Sie nur an Benutzer, die Anhänge aneinander senden.

Ich denke, einer der größten Nachteile, die nicht erwähnt werden, ist das Datenschutzproblem. AFAIK, Google Data analysiert alle E-Mails, die Sie in Google Mail gespeichert haben, um gezielte Werbeinhalte bereitzustellen. Ich vermute, Google Mail ist nicht der einzige Ort, an dem sie dies tun.

Google gibt nichts kostenlos weiter. Sie müssen wirklich die tatsächlichen Kosten ermitteln, die mit einem solchen Übergang verbunden sind. Für mich würde ich weder E-Mails exportieren (wichtige Geschäftsfunktionen) noch meine Office-Produktivitätssuite vom Desktop entfernen (das Netzwerk verlieren, Sie können nicht einmal ein Dokument bearbeiten). Ich würde mich bemühen, so viele Operationen wie möglich unter meinem Dach zu halten.

Das größte Problem hierbei ist wahrscheinlich der Datenschutz, wie @Joe Internet hervorgehoben hat, aber es geht nicht nur um Google Data Mining.

Die US-Regierung könnte es auch sein.

Nach dem Datenschutzgesetz für elektronische Kommunikation erhalten die Behörden uneingeschränkten Zugriff auf Ihre Datenübertragungen ohne gerichtliche Überprüfung oder sogar einen Haftbefehl. Offensichtlich sehen sie auch keine Notwendigkeit, Sie darüber zu informieren, wenn sie dies tun, und es gab viele bestätigte und unbestätigte Gerüchte darüber, dass die NSA dieses Gesetz übermäßig anwendet.

Es wird aber besser. Nach dem Gesetz über gespeicherte Kommunikation können sie über eine 2703 (d) -Bestellung auf alle von Ihrem Antragsteller gespeicherten Daten zugreifen, sobald die Daten 180 Tage alt sind.

Wenn Sie sich mit datenschutzrelevanten Dingen oder Geschäftsgeheimnissen befassen, würde ich dies wirklich als ernsthaften Dealbreaker betrachten.

Schauen Sie sich also andere Optionen an. Es gibt eine wachsende Anzahl von tatsächlich sehr benutzerfreundlichen Open Source-Plattformen, die Sie verwenden können. Einige von ihnen haben tatsächlich eine gute Chance, bald die Feature-Vollständigkeit des Austauschs zu erreichen. Ich beobachte diese beiden, zum Beispiel zum Beispiel: Tine2.0 , SoGO , ...

Sie sind in Bezug auf Datenschutz und rechtliche Fragen genau richtig, insbesondere als kanadische Staatsbürger. Die US-Regierung ist ausdrücklich berechtigt und möglicherweise sogar verpflichtet , Internetübertragungen zu lesen, die ihren Ursprung außerhalb der USA haben. In der Tat ist dies das spezifische Mandat der NSA.

Nun, während Sie vielleicht denken "Wir sind ein Unternehmen, nicht das Militär, warum sollte sich die Regierung darum kümmern?", Denken Sie bitte daran, dass es vor einigen Jahren erhebliche Trauer über einen bestimmten Boeing-Vertrag gab, der Airbus rein schlug weil die US-Regierung die E-Mail von Airbus gelesen und Boeing Einzelheiten zu ihrem Angebot mitgeteilt hatte. Sie denken vielleicht, dass Ihr Unternehmen nicht groß genug ist, um sich darum zu kümmern, aber wer weiß, worum es ihnen geht, da sie bereits Ihre E-Mails lesen? Dies gilt nicht einmal für neuere Gesetze, nach denen Polizei und FBI grundsätzlich Ihre Daten (da Ihre Dokumente auf den Servern von Google gespeichert sind und auf US-amerikanischem Boden vorhanden sind) nach Belieben und ohne Haftbefehl durchsuchen dürfen. Dies sind Dinge, mit denen US-Bürger leben müssen, aber Kanadier würden es nicht tun.