Ich verwende Outlook 2010 und unsere Exchange-Administratoren haben Postfächer für viele der in unseren Einrichtungen verfügbaren Besprechungsräume eingerichtet. Es scheint jedoch, dass sie keine Raumlisten konfiguriert haben. (Ich sammle dies, weil das Dropdown-Menü "Raumliste anzeigen" nicht angezeigt wird. Es werden jedoch leere Abschnitte "Verfügbaren Raum auswählen" und "Vorgeschlagene Zeiten" angezeigt.)
Gibt es eine Möglichkeit für mich, die praktische Funktionalität (über ein lokales Raumadressbuch oder ähnliches) des Raumfinders weiterhin zu nutzen, ohne dass Raumlisten auf dem Exchange-Server generiert werden?
Antworten:
Die einzige Möglichkeit, Raumlisten zu konfigurieren, ist NUR vom Exchange-Administrator. Ich persönlich habe keinen guten Weg gefunden, dies zu umgehen. Möglicherweise möchten Sie eine oder mehrere lokale Adresslisten konfigurieren, die nur die Konferenzräume enthalten. Wählen Sie sie dann beim Planen aus, erweitern Sie die Liste und entfernen Sie die Einträge, die für Sie nicht funktionieren. Interessant, wenn Sie dies tun, zeigt der Raumfinder an, welche Zeiten Konflikte haben und welche nicht. So können Sie leichter ein Zimmer finden.
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Soweit ich herausgefunden habe, funktioniert der Raumfinder nur, wenn Sie den speziellen Dialog "Räume auswählen" (verfügbar über die Schaltflächen "Räume ..." oder "Räume hinzufügen ...") verwenden und dort direkt Räume betreten. Wenn Sie die Räume auf andere Weise angeben, z. B. im Feld An oder in der Liste Alle Teilnehmer, betrachtet Room Finder die Räume als reguläre Teilnehmer und zeigt sie z. B. nicht als "verfügbare Räume" in der Liste "Vorgeschlagene Zeiten" an.
Eine einfache Möglichkeit, den Raumfinder zu verwenden, besteht darin, mehrere Räume im Dialogfeld "Räume auswählen" manuell auszuwählen.
Dies kann jedoch unpraktisch sein, wenn Sie eine lange Liste von Kandidatenzimmern haben. Um dieses Problem zu lösen, können Sie eine lokale Kontaktgruppe verwenden. Erstellen Sie eine solche Gruppe, nennen Sie sie "Meine Räume" und fügen Sie die Räume hinzu, die Sie für Besprechungen berücksichtigen möchten. Erstellen Sie dann eine neue Besprechung und verwenden Sie die Gruppe folgendermaßen:
Jetzt zeigt die Room Finder-Show verfügbare Räume aus Ihrer persönlichen Liste der Kandidatenräume an.
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Dies kann eine mögliche alternative Lösung sein: Anpassen des Outlook-Formulars für neue Besprechungsanfragen (support.office.com) . Im Wesentlichen erstellen Sie Ihr eigenes Besprechungsformular, das mit den gewünschten Räumen gefüllt ist:
Es gibt wahrscheinlich eine gute Möglichkeit, eine Verknüpfung zu diesem neuen Formular zu erstellen und es in das Menüband einzufügen.
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Die beste Lösung, die ich persönlich gefunden habe, besteht darin, den Raumblock, aus dem ich auswählen möchte, zum Planungsassistenten hinzuzufügen, dann Speichern unter zu wählen und "Outlook-Vorlage" als Dateityp auszuwählen und die Datei an einem praktischen Ort zu speichern. Ich habe eine Vorlagendatei für jede Etage des Gebäudes, in dem ich mich befinde. Ich gehe einfach zu meinem Dokumentenordner und öffne von dort aus die Vorlagendatei für die Etage, auf der ich buchen möchte. Wenn Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass Sie die Felder Betreff und An leer lassen, bevor Sie speichern.
Ich habe immer noch keine Möglichkeit gefunden, die Raumkapazitäten auf dem Bildschirm des Planungsassistenten anzuzeigen. Wenn dies möglich wäre, ohne auf die Schaltfläche Räume hinzufügen klicken zu müssen, würde ich mich sehr freuen.
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