Wie kann ich Microsoft Word sperren, um unser Branding zu schützen?

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Ich habe unsere Organisation vor ein paar Jahren umbenannt und eine meiner Meinung nach sehr benutzerfreundliche Word-Vorlage für Briefbögen, Formulare und lange Dokumente erstellt. So gut gemeint meine Kollegen auch sein mögen, sie sind nicht sehr wortgewandt und / oder denken, sie seien kreative Genies und zerstören in der Regel genau den Marken- und Stilführer, an dem ich so hart gearbeitet habe. Ich habe versucht, Word zu sperren, aber es ist ziemlich eigenartig und bereitet den Leuten zu große Kopfschmerzen, um das Ein- / Ausblenden zu aktivieren oder zu lernen, wie Word-Stile funktionieren. Ich habe auch versucht, die Leute proaktiv darin zu schulen, wie man Word "richtig" einsetzt, aber es funktioniert einfach nicht. In einer perfekten Welt würde ich alle Dokumente in meinem Büro haben, wo ich ihr Design sicherstellen könnte, bevor ich zur Öffentlichkeit gehe, aber das ist hier einfach nicht möglich.

Kann jemand den besten Weg vorschlagen, um unsere Marke zu schützen und trotzdem Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, eigene Dokumente zu verfassen? Unterschiedliche Software, Workflow, irgendetwas ???

branding microsoft-office Andy Shaffer
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Wie groß ist die Organisation?
e100
Wir sind ein städtischer öffentlicher Schulbezirk. 200+ Benutzer auf Distriktebene.
Andy Shaffer

Antworten:

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Es ist ein politisches Problem, kein technologisches.

Sie sollten über eine Art Style-Guide für die Markenidentität verfügen, in dem die richtige Verwendung der visuellen Elemente sowie die möglichen und nicht möglichen Aktionen beschrieben werden.

Vorlagen können mit freundlicher Genehmigung zur Verfügung gestellt werden - es muss sich jedoch um eine Richtlinie handeln: "Alle verteilten Materialien müssen dem Style Guide entsprechen. Alle Marketingmaterialien sollten vor der Freigabe für Produktion und Vertrieb von [Name oder Abteilung einfügen] überprüft werden . "

DA01
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Und die Politik muss Zähne haben. Das ist eine Verhandlungssache mit der höchsten Ebene der Bürokratie, zu der Sie Zugang haben, aber sie muss von oben kommen oder so nah wie möglich an der Spitze sein.
Alan Gilbertson
Danke DA01! Ich stimme vollkommen zu und habe dies meinen Vorgesetzten gegenüber zum Ausdruck gebracht. Wir kämpfen ständig und bilden das obere Management aus, um zu sehen, wie wichtig unsere Rolle in der Organisation ist und noch wichtiger die Qualität und Konsistenz unserer visuellen Identität. Wenn man in der Öffentlichkeit ist, wird dieser Kampf eine Weile dauern. Ich glaube, deshalb suche ich nach einer technologischen Lösung, die ich viel schneller umsetzen kann als eine bürokratische. Mein anderes Problem ist, dass mein Büro nur aus 2 Personen besteht und kein Geld für die Erweiterung und Deckung des Proof-Aufwands zur Verfügung steht, also erneut für eine technische Lösung.
Andy Shaffer
Oh, noch eine Sache. Ich habe beim Rollout einen Styleguide implementiert, es gibt jedoch ein Problem mit den Word-Kenntnissen der Benutzer. Es ist nicht so, dass sie meinen Richtlinien nicht folgen wollen, es ist so, dass sie nicht wissen wie ... ein weiterer Grund, es zu sperren.
Andy Shaffer
Das Problem ist, dass es sich nicht um ein Technologieproblem handelt. Wenn Sie also Technologie einsetzen, wird dies die Dinge nicht wirklich beeinträchtigen und, wenn überhaupt, den Rädern der Bürokratie nur noch mehr Schraubenschlüssel hinzufügen. Was die Beherrschung von Desktop-Software angeht ... das ist überall ein Problem ... und Sie werden feststellen, dass dies nur eine Ausrede für den Endbenutzer ist, Alternativen zur Verwendung Ihrer gesperrten Vorlagen zu finden. Sie haben definitiv Ihre Arbeit für Sie zugeschnitten, leider. : /
DA01
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Ich stimme dem Kommentar von DA01 zu 100% zu. Ohne irgendein Mandat von oben kann jeder technische Versuch nach Belieben untergraben werden.

Word verfügt jedoch über eine Funktion "Dokument schützen". In Office 2003 konnten nur Kommentare bearbeitet werden. Ab Office 2007 können Sie Formulare erstellen und zulassen, dass nur die Formulare bearbeitet werden. Es scheint eine recht ordentliche Kontrolle zu bieten, aber ich bin mir nicht sicher, wie sich dies auf Ihre Designs auswirken würde (z. B. mehrseitige Layouts usw.).

Ich weiß nicht, wie gut das in der Praxis funktioniert. Ich habe die Protect-Arbeitsmappe / das Arbeitsblatt ziemlich regelmäßig in Excel verwendet (mit guten Ergebnissen), aber ich habe nie versucht, ein geschütztes Word-Dokument bereitzustellen. Viel Glück!

Klicken Sie auf der Registerkarte "Überprüfen" auf "Dokument schützen", um den folgenden Dialog aufzurufen:

Dialogfeld "Dokument schützen"

Farray
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Das ist nützlich zu wissen. Ich hasste das "Ribbon" (alles, was mir im Weg steht oder mich bremst, wird kurz) so sehr, dass ich mich an das Jahr 2003 hielt. Es stellte sich heraus, dass alle meine technisch versierten Kunden dasselbe taten, also sind es die technologisch herausgeforderten Leute, die es getan haben 2007 und 2010. Im Gegensatz zu den von Microsoft veröffentlichten UX-Untersuchungen sind die neuen Versionen für diese Benutzer viel schwieriger zu bearbeiten, da sich der Benutzeroberflächenstil von allen anderen Anwendungen unterscheidet.
Alan Gilbertson
@Alan eines der guten Dinge an der Multifunktionsleiste ist, dass alles jetzt eine Tastenkombination hat. In der alten Version konnten einige Elemente nur mit den Menüpfeiltasten oder der Maus erreicht werden.
Farray
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Das hat eine gewisse Ironie, meinst du nicht auch? :) Die kbsc-Verbesserung qualifiziert sich mit Sicherheit für eine Auszeichnung als "am wenigsten erkennbares Feature" ... sie wurde im Hype mit Sicherheit nicht erwähnt. Es ist die einzige Sache, die mich auf der neuen Benutzeroberfläche verkauft hätte.
Alan Gilbertson
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  • Richten Sie Ihre Kopf- und / oder Fußzeile wie gewünscht ein.
  • Fügen Sie in der ersten Zeile des Dokuments einen fortlaufenden Umbruch ein.
  • Erstellen Sie den Rest Ihres Dokuments wie gewünscht.
  • Schützen Sie das Dokument als Formular, und stellen Sie sicher, dass der erste Abschnitt (der Teil vor dem fortlaufenden Umbruch) der einzige Abschnitt ist, der geschützt ist.
  • Speichern Sie Ihr Dokument.
Ryan
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Authoring für was? Physische Lieferung oder elektronische Lieferung?

Physische Zustellung - Lassen Sie einen Mastkopf / Briefkopf von einer kommerziellen Presse drucken. Lassen Sie dann die Mitarbeiter diese vorgedruckten Teile in den Bürodruckern verwenden. Geben Sie nur ein Word-Framework an, damit die vorgedruckten Grafiken nicht übersteuert werden.

Elektronische Zustellung - Ich glaube nicht, dass viel getan werden kann. Das Wort ist ... nun ... das Wort.

Scott
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Dies ist wahrscheinlich keine Option für kleinere Unternehmen, aber größere Unternehmen könnten Dokumentvorbereitungssysteme in ihren Workflows einsetzen.

Der Inhalt würde durch eine Reihe von Formularen oder nur eine normale Textverarbeitung vorbereitet. Anschließend wird es an ein Dokumentvorbereitungssystem wie LaTeX, ConTeXt, Halibut usw. übergeben, das die entsprechende Vorlage darauf anwendet.

Viele ECM-Lösungen bieten diese Art von Funktionalität. Sie können sogar vorhandene physische Dokumente scannen, digitalisieren und ein PDF ausgeben, das Ihrem Branding entspricht.

Das habe ich auch nicht ausprobiert, aber angeblich können mit InCopy und InDesign verwaltete Workflows zwischen Designern und Textern auch in kleinen Organisationen implementiert werden.

Majestätsbeleidigung
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In Word 2010 können Sie die Bearbeitung von Vorlagen einschränken, um nur die Bearbeitung von Inhalten zuzulassen (keine Formatänderungen), was sehr hilfreich ist. Öffnen Sie "Review" in den Symbolleisten. Wählen Sie "Restrict Editing" und konfigurieren Sie dann nach Ihren Bedürfnissen.

Scott Jones
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