Zeit für wichtige, aber nicht dringende Aufgaben finden [geschlossen]

OK, das ist keine technische Frage, aber ich denke, es betrifft viele Systemadministratoren, insbesondere in kleinen Läden.

Es gibt viele Aufgaben, die sich nicht auf ein Projekt beziehen, oder alltägliche Vorgänge, die der Organisation keinen sichtbaren Mehrwert verleihen, aber dennoch wichtig sind. Ich denke an Dinge wie das Dokumentieren des Netzwerks oder von Prozessen, das Erforschen dieses neuen Werkzeugs / dieser neuen Technologie / dieses neuen Prozesses, das Entwickeln von Untergebenen und das Einreichen von Dokumenten.

All dies ist wichtig, aber weil sie nicht in einem Balkendiagramm landen oder direkt dazu führen, dass Ihr Chef Sie anschreit, wenn Sie es überspringen, können andere vernachlässigt werden.

Wie stellen Sie sicher, dass Sie diese abdecken?

Ich habe versucht, sie zu meinem Aufgabenverwaltungssystem hinzuzufügen und wiederkehrende Termine in meinem Kalender für Dinge wie "Neue Technologien erforschen" zu planen. Aber diese neigen dazu, diese Woche einfach zu ignorieren / abzukreuzen usw.

PS, ich mag die Tag-Kalenderverwaltung, wie die Leute von Manager-Tools sagen: Sie können Ihren Kalender verwalten, aber die Zeit ist eine Konstante, Sie können sie nicht verwalten, um mehr / weniger zu erstellen oder um zu ändern, wie schnell / langsam sie vergeht.

Da dies subjektiv ist, dachte ich, ich würde nur diejenigen rauswerfen, die mir am meisten helfen. Sie können alle an anderer Stelle gefunden werden, zusammengestellt aus "Wie kann man das Zeitmanagement verbessern?" Artikel usw. Sie sind genau das, was mir hilft . Sie können nicht unbedingt Ihnen helfen.

dh Ihr Kilometerstand kann variieren.

Auch wenn sie nicht unbedingt eine direkte und prägnante Antwort auf die vorliegende Frage sind, glaube ich, dass sie, wenn sie verwendet werden, insgesamt zur Verbesserung des Zeitmanagements beitragen diese wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben.

1.) Trainiere alle, um deine Arbeit zu erledigen. Bedeutung; Wenn Sie zu einem 5-köpfigen Team gehören und einen Mann kennen, der MS Exchange kennt, einen Mann, der LAN, Routing usw. kennt. Du bist der LAN / Router-Typ. Verbreite dein Wissen. Vielleicht möchte das AD-Mädchen wissen, wie das Spanning-Tree-Protokoll funktioniert. Vielleicht möchte der Exchange-Typ wissen, wie seine Pakete von "a" nach "b" nach "c" und zurück gelangen. Arbeiten Sie mit ihnen zusammen, um sie auf einige gute Grundkenntnisse vorzubereiten. Auf diese Weise können Sie leichter zu ihnen gehen, wenn Sie überflutet sind und Es scheint nicht die Zeit zu finden, die kleinen, aber wichtigen Dinge wie Dokumentation und die Projektionsliste für die Geräteaktualisierung an Ihren Chef weiterzuleiten, die er brauchte, sagen wir mal ... Gestern. Wenn Sie gute Arbeit geleistet haben, um Ihre Kollegen zu schulen, können Sie nach großartiger Hilfe bei der Umbenennung dieser Switchports oder der Überprüfung von SNMP auf Ihren Geräten fragen und erwarten, dass sie alle an Ihr Überwachungssystem angeschlossen sind.

Seien Sie jedoch gleichermaßen darauf vorbereitet, auch einige ihrer Berufe zu erlernen, und das aus gutem Grund. Es hilft Ihnen zu verstehen, woher sie kommen, und gibt ihnen den Spielraum, den Sie auch genießen.

2.) Legen Sie einen E-Mail-Zeitplan für sich selbst fest und beschränken Sie Ihre E-Mail-Prüfung auf bestimmte Tageszeiten. Sagen wir vier oder so, wenn Sie in einer stark frequentierten E-Mail-Umgebung arbeiten. Konzentrieren Sie sich auf das, was direkt auf Sie zutrifft und was sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Halten Sie sich an den Zeitplan "E-Mail zu diesem Zeitpunkt abrufen".

3.) Teilen Sie Aufgaben in kurze Zeitabschnitte auf, die für sie benötigt werden. Das heißt, Multitasking, aber arbeiten Sie nicht zu hart an einer einzelnen Aufgabe und lassen Sie sich darauf ein, oder brennen Sie aus. Arbeiten Sie etwa 20 bis 30 Minuten lang daran und gehen Sie dann zu etwas anderem über. Ihr Interesse geweckt zu halten, ist entscheidend für erfolgreiches Multitasking. Es ist insgesamt zu einfach für uns, in die Fehlerbehebung bei WSUS hineingezogen zu werden und Stunden damit zu verbringen, einen schwer fassbaren Hex-Fehlercode nach dem anderen aufzuspüren.

4.) Machen Sie ab und zu eine Pause. Eigentlich aufstehen und herumlaufen. Lass das Blut fließen. Geh und hol etwas Wasser. Machen Sie Ihren Kopf frei (worauf Sie sich gerade konzentriert haben) und denken Sie über etwas anderes nach. Sie werden überrascht sein, wie erfrischend dies ist und wie gut und schnell Sie sich auf die nächste Aufgabe konzentrieren können.

5.) Informationen zum Projektmanagement finden Sie im Internet. Es gibt in der Regel großartige Tipps und Tricks, die sich direkt mit Ihren Fragen befassen, zusammen mit allgemeinen Zeitmanagementfähigkeiten. Du wärest überrascht.

6.) Das wird komisch klingen, aber faul sein. Erfahren Sie, wie Sie automatisieren, automatisieren und automatisieren. Verschwenden Sie keine Zeit damit, Aufgaben immer wieder zu wiederholen. Erfahren Sie, wie Sie mit einem Skript vorgehen, wenn Sie können. Ich nehme an, der richtige Weg, dies zu sagen, wäre "klüger arbeiten, nicht härter".

7.) Verwenden Sie eine einfache Aufgabenliste, die in tägliche, wöchentliche und monatliche Aufgaben unterteilt ist. Priorisieren Sie die Aufgaben auf ähnliche Weise nach "kritisch", "unkritisch" und "langfristig". Bleib bei der Liste. Aktualisiere es, lass es nicht alt werden. Machen Sie es das erste, was Sie jeden Morgen tun und das letzte, was Sie aktualisieren, bevor Sie gehen. Dies wirkt sich positiv auf die Kontinuität des Denkens usw. aus.

8.) Wenn Sie in einer tagungsintensiven Organisation arbeiten und feststellen, dass jede Woche Tonnen von sinnlosen Meetings Ihre Zeit in Anspruch nehmen, wenden Sie diese Philosophie an. Wenn Sie zu einer Besprechung eingeladen werden, gilt dies direkt für Sie oder sind Sie ein wichtiger Stakeholder? Wenn nicht, überlegen Sie, wie Sie Ihre Zeit besser verbringen können. Vor allem, wenn Sie eine Zusammenfassung der Sitzungsprotokolle per E-Mail erhalten. Besprechungseinladungen werden normalerweise (in E-Mails) mit den Optionen "Akzeptieren", "Vorläufig" und "Ablehnen" geliefert. Hab keine Angst, du kannst sie benutzen.

Verlassen Sie die Besprechung sofort, wenn in den ersten fünf Minuten keine klare Tagesordnung oder eine Tagesordnung angezeigt wird. Geh raus. 9 Mal von zehn wandert es eine Stunde lang, ohne dass es Sinn macht. Es ist das Äquivalent dazu, ein Team von Leuten ohne Liste in den Supermarkt zu schicken. Was sie herausbringen, wird eine Mischung aus Lebensmitteln sein. Ganz so, wie du aus diesem Treffen herauskommst.

Schauen Sie sich auch hier die PM-Referenzen auf den Internetseiten an. Sie sind es wert.

HTH ..

Getting Things Done ist ein großartiges Buch, das sehr hilfreich ist, auch wenn Sie kein vollständiges System implementieren. GTD ist eine sehr lange Verpflichtung, lassen Sie sich nicht überfordern.

Hier ist eine kurze Einführung in GTD.

Aber kein System ist perfekt. Es ist sehr leicht aus den Augen zu verlieren, WARUM Sie versuchen, sich zu organisieren, wenn Ihr Organisationssystem Ihre gesamte Freizeit in Anspruch nimmt.

Die Karte ist nicht das Territorium.

Weitere Informationen zu domänenspezifischen Büchern finden Sie unter Zeitmanagement für Systemadministratoren von Limoncelli. Das wird ein paar weitere aufschlussreiche Tipps geben.

Ich persönlich auch verwenden todo.sh . Welches ist ein großartiges ToDo-Bash-Skript. Es ist auch das einzige Bash-Skript, von dem ich weiß, dass es einheitengetestet und revisionskontrolliert ist.

Ich fand, dass die beste Möglichkeit, diese Aufgaben zu erledigen, darin besteht, ein Planungssystem zu entwickeln, damit A) Sie nicht Ihre ganze Zeit mit den alltäglichen Problemen verbringen, die auftreten, und B) Sie Zeit reservieren für die Dokumentation und andere Back-Office-Probleme, die erledigt werden müssen.

Vor diesem Hintergrund kann ich David Allens Getting Things Done (GTD) wärmstens empfehlen . Sein System zur Verwaltung sich ständig ändernder TODO-Listen passt gut zur Arbeitsweise von Administratoren und Managern. Ich benutze es jetzt seit 3 ​​Jahren und meine Zeit ist viel produktiver, und ich habe nie das Gefühl, all diese kleinen Probleme, die behandelt werden sollten, nicht im Griff zu haben.

Es tut mir leid, wenn sich das wie eine Infomarke anfühlt, aber sein Buch ist wirklich so hilfreich.

Ich mag die Technik "nur einmal handhaben": Wenn immer möglich, sollten Sie die Dinge, die auf Ihrer To-Do-Liste stehen, so schnell wie möglich loswerden.

• Wenn Sie ein Formular von HR in Ihrem Posteingang haben, machen Sie es sofort und senden Sie es zurück.
• Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Arbeitszeittabellen ausfüllen, hören Sie erst auf, wenn Sie damit beginnen.
• Wenn Sie das nächste Mal Prozesse dokumentieren möchten, die etwas langsamer sind und Sie den Prozess ausführen, geben Sie den Prozess nach und nach ein (oder aktualisieren Sie das Dokument, wenn dies erforderlich ist).

Bei anderen Dokumentationsaufgaben müssen Sie sich angewöhnen, sie auszuführen, auch wenn sie dem Job etwas Zeit hinzufügen. zB wenn Sie eine Tabelle des Schalters / Patch-Panel - Anschlüsse haben, Sie haben sich die Zeit nehmen , sie zu aktualisieren , wenn Sie eine Änderung vornehmen, sonst werden Sie später mehr Zeit damit verbringen , Dinge auszusortieren. Ebenso halten wir unsere Patch-Panels mit viel Klettband sehr ordentlich und es dauert ein bisschen länger, bis der gesamte Klettverschluss wieder hergestellt ist, wenn wir die Patch-Verbindung ändern, aber es lohnt sich, weil Sie sehen können, wo sich alles befindet.

Wie wäre es, "Research New Technologies" durch spezifischere Artikel zu ersetzen, z

Verbringen Sie 15 (oder 30) Minuten mit der Erforschung von SELinux und arbeiten Sie an der Beantwortung einer der folgenden Fragen:

• Wie installiere ich es?
• Welche Betriebsart passt am besten zu meiner Umgebung und wie konfiguriere ich sie?
• Wie interpretiere ich die Protokolleinträge?
• Wie erstelle ich Regeln?

Ähnliches gilt für "Dokumentieren des Netzwerks" usw.

Ich mag "persönliche Organisation" als Spitznamen für solche Dinge.

Hier gibt es zwei verschiedene Dinge. Das erste ist, ein System zu etablieren und diszipliniert genug zu sein, um es zu befolgen. Es gibt eine Menge Systeme da draußen. GTD bekommt viel Presse. Ich persönlich benutze einen Hybrid aus Franklin und GTD. Verfügen Sie über ein Framework, mit dem Sie die zu erledigenden Aufgaben erfassen und sie einfach priorisieren und planen können. Ich vermute, dass du hier zusammenbrichst. Wie du bemerkt hast, hast du einen Termin festgelegt und bist dann durchgestrichen.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, innerhalb dieses Rahmens zu erreichen, dass Quadrant-2- Zeug ( wichtig, aber nicht dringend ) tatsächlich etwas Aufmerksamkeit erhält. Quadrant 2 ist der Ort, an dem für die Organisation (und für Sie persönlich) ein echter und dauerhafter Wert besteht, und wird in der Regel nicht annähernd genug beachtet.

Sie können damit beginnen, sie nicht als "mich" zu betrachten (oder sie als "mich" zu bezeichnen). Wenn sie für die Organisation nicht wichtig sind, sollten Sie sie nicht zur Unternehmenszeit ausführen. Wenn ja, müssen sie irgendwie in die Mischung gefaltet werden. Wenn es sich wirklich um Sie handelt, wenden Sie in Ihrer Freizeit dieselben Grundsätze an.

Der beste Weg, den ich gefunden habe, ist, diese Dinge wie jedes andere Projekt zu behandeln . Jedes gute persönliche Organisationssystem hat einen Prozess zum Erfassen und Einbeziehen der Aufgaben aus Projekten. Nehmen Sie das amorphe Ideal (z. B. Document Server-Konfiguration) und unterteilen Sie es in die kleinsten Aufgaben (Leeres Dokument erstellen, Netzwerkkonfiguration des Dokuments, Dokumentfreigaben usw.), auf die Sie sich beschränken können. Nehmen Sie dann einige dieser Aufgaben in Ihren Tages- / Wochenplan auf und finden Sie jede Woche einen Weg , um diese kleinen Aufgaben zu erledigen. Beachten Sie, dass ich jede Woche sagte , nicht jede Woche. Es ist eine Art Wiederherstellung. Heute ist alles, was zählt. Sie arbeiten heute an Ihrem System und sorgen sich morgen um morgen.

Das bringt Sie nicht bis dorthin, aber es ist ein Anfang. Letztendlich ist dies eine relativ kleine Erweiterung der Disziplin, um an einem System festzuhalten. Aber es ist der Teil, der Sie von "Erledigen der Arbeit" zu "Verbessern der Dinge" bringt.

BEARBEITEN - auf Kommentar des ursprünglichen Autors antworten.

Seien Sie klar - in dieser Diskussion geht es NICHT um die Punkte, die einen "geringen organisatorischen Wert" haben. Sie sollten keine Zeit mit unwichtigen Aufgaben verschwenden, es sei denn, Sie haben nichts anderes zu tun. In diesem Dilemma (und meiner Antwort) geht es um Aufgaben, die einen hohen organisatorischen Wert haben, aber nicht zeitkritisch sind.

Eine weitere Strategie, an die ich mich erinnerte, als ich über den Kommentar nachdachte. Ich habe festgestellt, dass praktisch alle Aufgaben in Quadrant 3 (hohe Dringlichkeit, niedrige Wichtigkeit) einfach ignoriert oder verschoben werden können, bis sie bequem sind. Der Trick ist zu wissen, welche dringenden Dinge wichtig sind und welche nicht.

Ich denke, das ist eine sehr wichtige Sache, um mit taht zu kämpfen, Ist, dass Sie eine gute Aufgabensegmentierung tun,

Zeichnen Sie einen Kreis, der in vier Felder unterteilt ist. Geben Sie für jedes Feld im Kreis einen Zuschlag

1. VI-LU Sehr wichtig, weniger dringend
2. VI - VU Sehr wichtig, sehr dringend
3. LI - VU Weniger wichtig, sehr dringend
4. LI - LU Weniger wichtig, weniger dringend

Dann können Sie auf schöne Weise Aufträge segmentieren und Cross-Working für ein besseres Bild ausführen, wo die Zeit vergangen ist. Irgendwann habe ich mir für zwei VI LU Aufgaben gesagt Du kannst eine LI - LU abholen.

Im Allgemeinen sagten sie, dass Position eins auf meiner Liste an Investoren, Eigentümer und Leute gerichtet sein sollte, die große Entscheidungen treffen, aber keine Eile haben.

Der zweite Schritt richtet sich an Top-Manager, deren Job FirePlug ist

3. und 4. sind für niedrigere Bewertungen von Arbeitgebern

Am Ende lerne ich in "meiner Zeit" neue Technologien und sehe dies als "Weiterbildung" und als etwas Gutes für meine Karriere an.

Machen Sie diese Dinge zu einem Teil der Aufgabe, die sie erzeugt hat.

Neue Software installiert? Nehmen Sie die Dokumentation in einen Teil des Installationsplans auf.

Personalentwicklung - Dies kann eine fortlaufende Angelegenheit bei allen neuen Aufgaben sein, abgesehen von den ein oder anderen spezifischen Schulungsaufgaben. Diese sind wichtig und verdienen es daher, die Zeit zu erhalten, die sie benötigen.

Papierkram zu erledigen? Nehmen Sie dies in den Plan für die Aufgabe auf, die den Papierkram generiert hat.

Blockieren Sie jeden Tag eine bestimmte Zeit für die Verwaltung - wenn Sie nicht zulassen, dass sich ein Rückstand aufbaut, ist es einfach, mit diesem Schritt Schritt zu halten.

Keine Zeit für Nachforschungen? Dies ist auch ein wichtiger Teil der Arbeit, keine triviale Ergänzung. Wenn Sie keine Zeit dafür haben, sind Sie entweder unterversorgt oder haben ein anderes Problem, wenn Sie ständig von solchen Dingen weggeschleppt werden, um Brände zu bekämpfen.

Wahrscheinlich nicht die Antwort, die Sie hören möchten, aber ich habe festgestellt, dass ich mit zunehmendem Alter mehr Zeit für diese Art von Arbeit habe - die Leute geben Ihnen einfach mehr Zeit und "lumpen" nicht so sehr auf Sie.

Wenn Sie zeigen, dass Sie immer glücklich sind, Menschen in die Quere zu bringen, werden sie es auch weiterhin tun. Wenn Sie älter sind, versuchen weniger Menschen dies, sodass Sie auswählen können, wie Sie am besten Ihrer Organisation zugute kommen.

Und ja, ich weiß, wir sind gleich alt :(