Wie kann diese kleine IT-Abteilung umstrukturiert werden? [geschlossen]

In den letzten zwei Jahren waren mein Bruder und ich für die "IT-Abteilung" unseres Familienunternehmens verantwortlich. Wir können nicht unsere ganze Zeit darauf verwenden, weil wir im College sind und auch einige Projekte und Dinge zu tun haben.

Die Infrastruktur unserer Abteilung besteht derzeit aus uns selbst und einem ausgelagerten IT-Dienstleister. Dieses Setup hat jedoch nicht so funktioniert, wie wir es wollten. Diese Firma berechnet uns ungefähr 650 USD / Monat und wir glauben nicht, dass der von ihnen angebotene Service das Geld wert ist.

Zum Beispiel schicken sie einmal pro Woche einen Mann, um die Wartung der PCs durchzuführen, und sie "verwalten" unsere Server aus der Ferne. Ich habe sie jedoch immer um Berichte über ihre Remote-Arbeit gebeten und sie tun sie nie. Außerdem habe ich darauf bestanden, die Sicherungsstrategien und dergleichen klar auf Papier (ein Wiki) zu strukturieren, aber immer noch keine Ergebnisse.

Wie Sie sehen, sind wir von diesen Menschen müde. Was wir jetzt tun möchten, ist, diese Personen zu entfernen und einen Techniker einzustellen und ihn einige Verfahren ausführen zu lassen, wie z. B. Sicherungen, Active Directory-Verwaltung, Firewall-Verwaltung usw. Ich möchte einige Ratschläge zur Strukturierung der Abläufe und Verfahren unserer Abteilung Arbeit.

Hier ist unser aktuelles Setup:

• Rund 20 PCs.
• Rund 20 IP-Telefone.
• 2 Server mit virtuellen Maschinen (Windows Server).
• 1 Server mit Asterisk (mit Elastix).
• 1 Maschine für die Firewall (mit Untangle).
• 1 NAS plus einige externe Festplatten für Backups.
• Ein Abonnement bei iBackup.com zum Sichern der MS SQL-Datenbanken.
• Google Apps für den E-Mail-Dienst.

Wofür (Informationsquellen, Software) empfehlen Sie:

• Strukturierung einer kleinen IT-Abteilung. Was fehlt mir vielleicht?
• Verwalten des NAS und der Backups (unter Berücksichtigung von JungleDisk für Offsite-Backups)
• Remote-Überprüfung des Serverstatus
• Allgemeine Wartung der PCs
• Antivirensoftware für den PC und die Server.

Diese Firma berechnet uns ungefähr 650 USD / Monat und wir glauben nicht, dass der von ihnen angebotene Service das Geld wert ist.

$ 650 / Monat sind Erdnüsse. Ein Vollzeitmitarbeiter kostet Sie mindestens das Fünffache - 8x oder mehr ist wahrscheinlicher, insbesondere wenn Sie Leistungen, Ausrüstung, Lohnsteuern und Büroflächen in der Mischung berücksichtigen. Aus der anderen Richtung wird ein typisches Beratungsunternehmen wahrscheinlich mehr als 100 US-Dollar pro Stunde verlangen . Könnte mehr sein, könnte weniger sein, abhängig von Ihrem Standort, aber es ist nicht billig. Wenn Sie 100 US-Dollar pro Stunde als Beispiel verwenden, sehen Sie, dass sie insgesamt weniger als 2 Stunden pro Woche für Ihr Unternehmen aufwenden. Selbst wenn sie Ihnen wegen des garantierten Geschäfts, das höchstens 3 oder 4 Stunden pro Woche dauert, einen Sonderpreis geben.

In Ihrer Größenorganisation glauben Sie wahrscheinlich zu Recht, dass Sie keine eigene Vollzeitkraft benötigen, und wenn Sie nicht das Gefühl haben, dass Sie jeden Monat einen Wert von 650 USD erhalten, ist das in Ordnung. Verstehen Sie einfach, dass andere Optionen wahrscheinlich mehr und nicht weniger kosten . Wahrscheinlich viel mehr.

Als Erstes müssen Sie sich also hinsetzen und herausfinden, wie viel Zeit Ihre IT-Services Ihrer Meinung nach jede Woche in Bezug auf Aufmerksamkeit, Überwachung, Wartung und Planung benötigen. Finden Sie danach heraus, wie Sie am besten dafür bezahlen können. Für mich klingt es so, als würden Sie für 650 US-Dollar gerade ein ziemlich gutes Angebot von Ihrem bestehenden Anbieter erhalten. Wenn Sie entscheiden, dass Sie 12 Stunden pro Woche benötigen und im Moment nur für 4 bezahlen, ist Ihr aktueller Anbieter möglicherweise mehr als bereit und in der Lage, Ihnen den gewünschten Service zu bieten, nachdem Sie damit begonnen haben, diese ausreichend zu bezahlen, um ihre Ausgaben dieser Art zu rechtfertigen Zeit darauf. Du hörst dich auch so an, als ob du wirklich nur eine saubere Pause willst, und das ist okay. In diesem Fall rate ich Ihnen einfach, Ihre Brücken nicht zu verbrennen, wenn Sie die Änderung vornehmen.

Schließlich ist das einzige, was Sie in Ihrer aktuellen Infrastruktur vermissen, ein gutes Ticketsystem für Helpdesk-Anfragen. Ich würde überhaupt nichts holen, bis Sie wissen, mit wem Sie arbeiten und wer das System warten wird. Sie verfügen über Software, die sie bereits gut kennen und die sie möglicherweise verwenden möchten oder die sie besser unterstützen können.

Zunächst einmal hat Joel Recht: Für kompetenten IT-Support erwarten Sie höhere Kosten. Das untere Ende des IT-Pro-Marktes ist voll von Autodidakten, die von zu Hause aus arbeiten. Der Preis ist gut, aber die Liebe zum Detail, Professionalität und Beständigkeit sind nicht vorhanden, und es besteht die Tendenz, Dinge auf meine Weise zu tun, anstatt sich an Best Practices zu halten (oder sich sogar dessen bewusst zu sein, was sie sein könnten). Mit anderen Worten, schießen Sie für die billigsten und Sie werden in der Regel mit den Cowboys enden.

Sie sollten in der Lage sein, ein lokales IT-Support-Unternehmen zu finden, das Ihnen einen befristeten Festpreis-Umgebungssupport bietet, der spezifisch ist. Zum Beispiel ein 6-Monats-Vertrag für 25 Mannstunden Umweltunterstützung pro Monat, von denen 10 Stunden Fernarbeit für x / y / z-Wartungsaufgaben sind, 5 Stunden für die Erstellung eines monatlichen Berichts und 10 Stunden für die Arbeit vor Ort erforderlich. Darüber hinaus werden Vor-Ort-Arbeiten mit x pro Stunde berechnet.

Idealerweise möchten Sie, dass ein Unternehmen eine eigene Helpdesk-Software anbietet (wir verwenden Beetil , das ist großartig), und Sie erhalten nur Anmeldungen für das System, ohne es selbst ausführen zu müssen.

Wichtige Dinge, nach denen Sie bei Ihrem Support-Anbieter suchen sollten:

• Webbasierte Helpdesk-Lösung, mit der Sie sich anmelden, ein Ticket erstellen, den Fortschritt überprüfen usw.
• Aktive Sicherungsberichte und Wiederherstellungstests als Teil des Wartungsplans (z. B. alle 6 Monate eine Wiederherstellung aus der Sicherung, um die Gültigkeit zu überprüfen). Dies sollte mit Ihrem virtuellen Host recht einfach sein, da Sie ohne zusätzliche Hardwarekosten einfach auf einer temporären VM wiederherstellen können.
• Definierter Bericht mit bestimmten Elementen in der Liste (z. B. Server- / WS-Patch-Status, AV-Status, Stundenberichterstattung)

Sie haben eine Reihe von Problemen, die jedoch eher Management- als IT-Probleme haben. Was Sie beschrieben haben, ist eine Katastrophe, die darauf wartet, passiert zu werden, und wenn dies geschieht, kann das Geschäft infolgedessen gut laufen. Backups, auf die Sie keinen Einfluss haben, sind keine Backups, auf die Sie sich verlassen können und die möglicherweise auch nicht vorhanden sind.

Tun Sie sich und dem Geschäft einen Gefallen. Sie und Ihr Bruder müssen aufhören, sich als IT-Mitarbeiter auszugeben, und die Business-IT-Infrastruktur in die Hände von jemandem legen, der weiß, was sie tun.

Entwerfen Sie einen Plan, der sicherstellt, dass die geschäftlichen Anforderungen erfüllt werden. Dies beinhaltet eine ordnungsgemäße Sicherungsstrategie und Wartung der Computer und Systeme. Ich werde gegen die aktuelle Modeerscheinung vorgehen und empfehlen, nur physische Backups zu verwenden, keine Uploads in die "Cloud". Die Backups müssen auch außerhalb des Standorts erstellt werden.

Viel zu viele Unternehmen sind nach einer Katastrophe zusammengebrochen, nur weil sie ihre Daten nicht wiederherstellen konnten. Statistiken zeigen, dass selbst Unternehmen, die über gute Backups verfügen, innerhalb des ersten Jahres nach einer großen Katastrophe vom Zusammenbruch bedroht sind.

Das Unternehmen ist bei weitem nicht groß genug, um eine Vollzeit-IT-Person zu benötigen. Ich arbeite für ein etwas größeres Unternehmen und ohne meine Programmierprojekte hätte ich mindestens 90% der Zeit nichts zu tun. Ich schlage vor, dass Sie Folgendes tun.

• Erstellen Sie einen geeigneten Plan, was die IT-Person / Firma zu tun hat und welche Dokumentation erforderlich ist.
• Organisieren Sie, dass mindestens eine Person in den Geschäftsräumen und eine andere Person als Backup fungiert, um den physischen Teil des täglichen Backups durchzuführen. dh Tauschen Sie Bänder, Festplatten (yuk!) oder was auch immer sonst verwendet werden soll.
• Entfernen Sie sich von der direkten Beteiligung, übernehmen Sie jedoch möglicherweise eine stärkere Überwachungsrolle, um sicherzustellen, dass alle Schritte befolgt werden.
• Befreien Sie sich von Ihrem derzeitigen Auftragnehmer und finden Sie jemanden, der bereit ist, die Arbeit innerhalb der von Ihnen festgelegten Parameter auszuführen.

Der Auftragnehmer sollte in der Lage sein, fast alles aus der Ferne zu erledigen, sollte jedoch auch bereit sein, bei Bedarf physisch präsent zu sein, was nicht nach einem willkürlichen Zeitplan erfolgt. Es ist nichts Falsches oder Böses daran, aus der Ferne zu arbeiten. Ich werde sogar so weit gehen zu sagen, dass jemand, der nicht so arbeiten kann, nicht die Person ist, die Sie brauchen.

Wenn der Auftragnehmer mehr als ein paar Stunden pro Woche auf Ihren Systemen verbringen muss, sind sie entweder inkompetent oder jemand anderes macht etwas ernsthaft Falsches. Stellen Sie daher sicher, dass der Auftragnehmer bereit ist, ein Protokoll nicht nur dessen zu führen, was er tut, sondern auch die Stunden damit verbracht.