Hallo, ich arbeite als Hauptgrafikdesigner / Drucker in einem Schilderladen. Wir haben einen ständigen Arbeitsfluss, der ohne Unterbrechung stattfindet. Der Druck schwankt, ist aber ziemlich konstant.

Ich würde gerne hören, ob jemand Ratschläge oder Systeme hat, die ich implementieren könnte, um das Designmanagement und den Prozess zu verwalten und unter Kontrolle zu halten.

Derzeit datiere ich die Arbeit an dem Tag, an dem ich sie erhalte, und bestelle den Stapel vom kürzesten zum längsten Zeitraum. Mein Direktor bittet mich, die Arbeit innerhalb von 2 Tagen zu erledigen, aber ich halte einfach nicht mit.

Ein großer Teil ist, dass ich nicht nur mit den Druckaufgaben von Projekten jongliere, sondern auch Zeit für dringende Jobs lasse, die immer weiter voranschreiten.

Irgendwelche Ratschläge oder Möglichkeiten, wie andere mit der Arbeitsbelastung umgegangen sind? Dies ist mein erster Designjob, bei dem ich seit 3 ​​1/2 Jahren bin, und ich habe das Gefühl, dass es einige intelligentere Möglichkeiten gibt, meine Tage weniger stressig zu gestalten!

Eine einfache Antwort wäre, einen anderen Designer zu gewinnen, aber es liegt nicht wirklich an mir :)

Haben Sie jemals etwas wie Trello ausprobiert ?

Trello ist ein nützliches Tool zum Organisieren von Aufgaben innerhalb von Projekten und unglaublich benutzerfreundlich. Und es ist kostenlos für den Basisgebrauch. Es wurde für Unternehmen entwickelt, die agile Entwicklung praktizieren, aber es ist ideal für alle, die verfolgen möchten, was zu einem beliebigen Zeitpunkt in der Projektentwicklung passiert (ich verwende es bei meiner täglichen Arbeit und für meine eigenen persönlichen Projekte).

Ein Beispiel, wie Sie Dinge einrichten können:

1. Erstellen Sie für jeden Kunden ein neues Board.
2. Erstellen Sie auf dieser Platine Spalten, um die Fortschrittsschritte zu verfolgen.
3. In den Spalten Live-Karten für jedes Projekt / jede Aufgabe.

Ein Beispiel dafür, wie Sie den Fortschritt eines bestimmten Projekts verfolgen können ( fett gedruckte Elemente sind Spaltennamen):

• Erhaltene Projekte: Hier beginnt ein Projekt. Wenn eine neue Aufgabe eingeht, erstellt jemand eine Karte dafür und fügt die Designer hinzu, die daran arbeiten werden. Sie können den Karten auch spezielle Etiketten oder sogar Fälligkeitsdaten hinzufügen, deren Farbe sich ändert, wenn sich das Datum nähert.
• Brainstorming: Wenn jemand bereit ist, an der Aufgabe zu arbeiten, verschieben Sie die Karte in diese Spalte, führen Sie dann ein Brainstorming durch und fügen Sie Fotos von Ihren weißen Boarding-Seshes oder Skizzen hinzu, die Sie möglicherweise haben.
• Modelle : Bewegen Sie die Karte hierher, und sobald Sie einige Kompositionen mit niedriger Wiedergabetreue haben, können Sie sie anhängen.
• Revisionen: Verschieben Sie die Karte in diese Spalte, um anzuzeigen, dass der Designer gerade Feedback vom Kunden oder von Kollegen einfügt. Sie können Kommentare dazu hinzufügen, was in Besprechungen oder telefonisch besprochen wurde. Kommentare sind mit einem Zeitstempel versehen und sehr praktisch, wenn Sie später darauf zurückgreifen müssen.
• Pre-Press: Wenn Ihr Projekt gedruckt wird, verschieben Sie die Karte hierher, um anzuzeigen, dass keine Änderungen mehr vorgenommen werden und die Dateien für den Druck vorbereitet werden.
• Fertig: Die beste Kolumne! Wenn sich die Karte hierher bewegt, gibt es eine umfassende Geschichte von allem, was während des gesamten Projektlebens passiert ist. Und wenn Sie für jeden Kunden ein Board erstellt haben, haben Sie einen One-Stop-Shop, in dem Sie alles sehen können, was Sie für ihn getan haben.

Das ist nur ein Beispiel. Sie können auch nur ein massives Board haben und für jedes Client + Projekt eine neue Karte verwenden. Was auch immer Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Ich würde vorschlagen, damit herumzuspielen (da es kostenlos ist), um zu sehen, ob es gut zu Ihrem Workflow und Stil passt.

Vor vielen, vielen, vielen Monden hatte ich einen Job in einer Produktionsumgebung, die eine schnelle Abwicklung von "Designs" erforderte. Ich benutze Anführungszeichen, weil es in Wirklichkeit viel mehr Satz und Layout oder Produktion war als das eigentliche Design.

Dies war wirklich eine unschätzbare Position für meine gesamte Karriere. Es gab mir einen starken Stand in der Produktion, der mir über die Jahre nur gute Dienste geleistet hat. Auch wenn es mehr Produktion als Design ist, gibt es viel zu sagen, wenn man ein paar Jahre in dieser Art von Umgebung verbringt.

Als ich in dieser Position arbeitete, spuckte ich normalerweise täglich 70-100 Projekte aus . (keine Übertreibung, ich habe den Überblick behalten) Zugegeben, viele davon waren einfach "einen Namen auf eine Visitenkartenvorlage setzen" oder solche Dinge. Aber es gab einen Berg von Arbeit und nur mich selbst, um alles durchzugehen. Dies war vor den Tagen des Internets, zurück mit 8 MB RAM war riesig (ja MEGAbytes). Mit Photoshop 3/4, Illustrator 7/8 und QuarkXPress 2/4 (YUCK!) ... Also ... ist es schon eine ganze Weile her. Die Systeme waren langsamer und alles dauerte viel länger, sodass es einige Mühe kostete, Mitarbeiter daran zu gewöhnen, mir Raum zum Atmen zu geben.

Was ich gelernt habe, um bei der Organisation zu helfen ...

1. JEDER Job muss ein Jobticket haben, das beschreibt, was erforderlich ist. Diese Tickets sind von dem Mitarbeiter auszufüllen, der die Arbeit anfordert. Unvollständige oder unklare Tickets würden lediglich die Produktion verzögern, und es wurde davon ausgegangen, dass Verzögerungen auf den Mitarbeiter und nicht auf mich zurückzuführen sind. Dies diente dazu, die meiste Zeit genaue, klare Jobtickets zu erhalten.
2. Jobtickets wurden ohne Ausnahmen gestapelt wie zuerst erhalten, zuerst abgeschlossen . Neue Tickets wurden am Ende des Stapels platziert.
3. Ich persönlich bin nie über den Stapel gesprungen. Was auch immer oben war ... daran habe ich als nächstes gearbeitet, egal was es war oder woran ich "arbeiten" wollte. Das Top-Jobticket war in allen Fällen das nächste, das erledigt wurde.
4. In meiner Position hatte ich 6 Leute, die Jobtickets einreichten. Ich habe jedem dieser Leute nur 2 "Rush" -Möglichkeiten pro Woche geboten . Ja, Sie werden wiederholt aufgefordert, "die Linie zu überspringen", aber alles, was dazu führt, ist, dass sich Stapel bilden. Indem sie zwei Möglichkeiten zur Beantragung eines Ansturms bereitstellten, verwendeten sie diese eher sparsam als für JEDES Ticket.
5. Fehler / Korrekturen aufgrund meiner Fehler wurden immer als Eilprojekte behandelt und "weiter" abgeschlossen. Es gab also nie mehr als einen Tag Verspätung bei der Korrektur. Diese Arten von Fehlern waren am häufigsten Tippfehler oder Fehlausrichtungen - schnelle und einfache Korrekturen.
6. Fehler / Korrekturen aufgrund eines fehlerhaften Jobtickets wurden immer um 10 Uhr am nächsten Tag abgeschlossen. Es gab also auch nie eine so große Verzögerung bei diesen. Aber diese Fehler beinhalten wahrscheinlich mehr als eine schnelle Tippfehlerbehebung.

Neben der Verwaltung des Arbeitszuflusses ist es auch unerlässlich , eine gut organisierte Dateistruktur auf dem Computer beizubehalten . Wie Sie Dinge organisieren, ist bei weitem nicht so wichtig wie die intuitive Organisation für Sie. Sie müssen sicherstellen, dass Sie Namenskonventionen für Dateien und Verzeichnisse verwenden, mit denen Sie schnell Dinge finden können. Betiteln Sie nicht alle Visitenkartendateien mit "BusCard1.indd", was nicht hilfreich ist. Verwenden Sie eindeutige Bezeichner in allen Dateinamen - Firmenname + Dateityp (dh McDonalds_BusinessCard.indd) oder was auch immer, nur solange es nicht generisch ist. Auf diese Weise können Sie genauer suchen und den Dateiinhalt lediglich anhand des Dateititels identifizieren.

In der heutigen Welt ... würde ich mir vorstellen, dass die meisten Jobtickets, die ich hatte, jetzt E-Mails sind. Also habe ich eine bestimmte E-Mail-Adresse nur für Jobtickets eingerichtet und einige Posteingangsordner konfiguriert ... Neu, Abgeschlossen, Verzögert, Eilig. Alle neuen Ticket-E-Mails werden im Ordner "Neu" abgelegt und dann entsprechend in andere verschoben. Sortieren Sie den neuen Direktor in absteigender Reihenfolge, und jede E-Mail, die oben auf der Liste steht, ist das nächste Projekt, das abgeschlossen werden muss.

Ich weiß nicht, dass Ihnen dies speziell helfen wird. Es ist nur so, wie ich mit Dingen umgegangen bin. Eine wichtige Sache, die ich gelernt habe, ist, sich zu äußern, wenn Sie das Gefühl haben, zu sehr gedrängt zu werden. Niemand wird sich einfach dafür entscheiden, Ihnen einen zusätzlichen Tag für etwas zu geben. Höchstwahrscheinlich ist alles, was Sie berühren, gestern erwünscht !!!!!!!!. Es liegt also an Ihnen, Erwartungen zu setzen. Lernen Sie Menschen zu 2 Tage Turnaround verwendet auf neue Karten aufgrund Ihrer Arbeitsbelastung und 1 Tag auf Änderungen, Korrekturen oder Aktualisierungen ... dann schließlich können Sie in der Lage sein , sie zu bekommen , um 3 Tage Turnaround anzupassen , um neuenTickets. Dies gibt Ihnen ein wenig Raum zum Atmen. Die Wahrheit ist, dass ich die Dinge auch heute noch so handhabe. Neue Projekte werden immer mit mehreren Tagen oder Wochen bis zur Erstauslieferung festgelegt - während Änderungen, Korrekturen oder Aktualisierungen bestehender Projekte immer so schnell wie möglich abgeschlossen werden.

Das bedeutet nicht, dass ich alles fallen lasse, sobald eine Korrektur / Aktualisierung eingeht. Wenn ich an einem neuen Projekt arbeite und an einem Punkt angelangt bin, an dem ich eine Pause einlegen oder etwas geben muss Raum, damit ich es mit "frischen" Augen betrachten kann, nehme ich die Korrekturen / Aktualisierungen und spucke diese aus. Ich starte ein "neues" Projekt erst, wenn das letzte "neue" Projekt fertig ist und keine Korrekturen / Aktualisierungen mehr erforderlich sind.

Ich habe auch die Angewohnheit, die ersten ein oder zwei Stunden des Tages damit zu verbringen, die grunzenden Arbeiten wie Korrekturen / Änderungen / Aktualisierungen zu erledigen. Da die Ästhetik wahrscheinlich bereits sortiert ist, wird für diese weniger kreative Kraft benötigt. Daher war es traditionell eine gute Möglichkeit für mich, mich später am Tag auf kreativere Dinge vorzubereiten.

Keine Ablenkungen

Das Wichtigste ist: Sie müssen sich nicht den ganzen Tag über um Verkäuferanfragen, Telefon und andere Ablenkungen kümmern. Wenn Sie mit einem Team arbeiten, muss einer der Mitarbeiter der Manager sein und sich um all diese Dinge kümmern.

Ablenkungen verursachen nicht nur Zeitverschwendung, sondern auch Fehler, da sie Ihre und die Aufmerksamkeit Ihres Teams auf sich ziehen. Nach meiner Erfahrung ist dies ein großer Faktor, der die Produktivität beeinflusst. Wenn Sie häufig telefonieren müssen, muss dies geändert werden. Die Leute müssen sich daran gewöhnen, Ihnen stattdessen zu schreiben, mit dem Manager zu sprechen oder das Ordnersystem zu verwenden, das ich im nächsten Punkt erwähne. Das ist wirklich wichtig.

Ordner

Jedes Projekt sollte einen Ordner mit einer Nummer haben. Alle Dateien sollten entsprechend benannt sein, damit sie schnell abgerufen werden können, wenn sie archiviert werden oder wenn Sie daran arbeiten müssen.

Jeder Ordner sollte vom Verkäufer mit klaren Anweisungen gefüllt werden. Es sollte einen Platz für Größe, Farben, Empfangsdatum, Lieferdatum und Notizen zu den bereits bereitgestellten Dateien geben. Wenn es eilig ist, sollte dies von der Schätzungsabteilung oder von demjenigen genehmigt werden, der die Preise für die Projekte festlegt. Andernfalls werden Sie Eile machen, die nicht wirklich Eile sind.

Wenn Sie einen Ordner erhalten und diese Anweisungen nicht klar oder unvollständig sind, sollte der Manager (oder Sie) ihn mit einem Hinweis darauf, was fehlt, an den Verkäufer zurücksenden. Dieser Ordner geht am Ende der Zeile zurück! Mit der Zeit werden Vertriebsmitarbeiter vorsichtiger, da sie unter mangelnder Sorgfalt und Aufmerksamkeit leiden. Auf diese Weise sparen Sie jedoch viel Zeit und Ihr Workflow wird dadurch nicht gestoppt oder verlangsamt.

Praktisch an Anweisungen ist auch, dass Sie Ihre eigene Arbeit leichter überprüfen können. Die Anweisungen sollten in Form von Aufzählungszeichen geschrieben sein, z. B. 1.2.3.4 .... Sobald Sie eine Anweisungszeile ausgeführt haben, können Sie ein Häkchen daneben setzen. Auf diese Weise vergisst du nichts. Die Anweisungen müssen nicht in großen Absätzen geschrieben werden, da sie sonst verwirrend sind.

Sie können diese "Ordner" erstellen, indem Sie einen normalen braunen Umschlag verwenden oder übergroße Umschläge erstellen, die Sie wiederverwenden können. und in jedem von ihnen verwenden Sie ein 17x11 "gedrucktes Blatt, das in 2 gefaltet ist, und drucken Sie Felder und Linien darauf als Broschüre, die von Ihren Verkäufern ausgefüllt wird. Jeder Proofsatz sollte einen eigenen Ordner haben, um Verwirrung zu vermeiden. Und all dies Blätter sollten leicht im Umschlag zu finden sein. Auf diese Weise haben Sie immer Referenzen, wenn Sie etwas aus den vorherigen Proofs / Anfragen überprüfen müssen.

Das Ausfüllen von Papieren mag manchmal ärgerlich erscheinen, aber wenn Sie etwas geschrieben haben, haben Sie Beweise und Sie haben auch Referenzen, denen Sie vertrauen können, wenn Ihr Gedächtnis versagt. Besonders bei viel Stress hilft es wirklich, ein System mit einer solchen Papierspur zu verwenden. Es zwingt auch die anderen Abteilungen, ihre Arbeit richtig zu erledigen, damit Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, "Rätsel" zu machen oder Zeit mit Dingen zu verbringen, die Sie nicht sollten. Sie müssen nicht aufstehen, um ein Board zu wechseln. Sie füllen einfach Ihre Ordner und legen sie mit dem Proof ab.

Eilen

Es gibt keine Möglichkeit, dies zu stoppen, und einige Unternehmen verdienen viel Geld, nur weil sie Eile liefern können, die andere nicht können. Möglicherweise arbeiten Sie für einen von ihnen! Sie können also nur sicherstellen, dass Sie über einen effizienten Workflow verfügen und dass kein Projekt ihn verlangsamt.

Aber es gibt einige Grenzen für das, was getan werden kann. Zunächst muss bewertet werden, wie viele Projekte an einem Tag durchgeführt werden können und wie viele Eile im Durchschnitt ebenfalls durchgeführt werden müssen.

Normalerweise sollte Ihre Schätzungsabteilung oder die Personen, die die Preise für die Jobs festgelegt haben, wissen, wie viele Stunden für jedes Projekt aufgewendet werden sollen, und Sie sollten auch darüber informiert werden. Wenn Sie 8 Stunden am Tag arbeiten, müssen sie logischerweise maximal 5 bis 6 Stunden für normale Projekte einplanen und lassen Sie 2-3 Stunden für die Eile. Noch weniger, wenn Sie Ihre Mittagspause zählen und pausieren. Auf diese Weise haben Sie Zeit für eine bestimmte Anzahl von Projekten, die an diesem Tag durchgeführt werden müssen, und haben noch zusätzliche Zeit für unvorhersehbare Notfälle. Und wenn Sie an einem Tag keine Eile haben, starten Sie einfach die Projekte des nächsten Tages! So erledigen Sie immer alles pünktlich.

Ihre Manager können Ihnen nicht 14 Stunden Arbeit an einem Tag geben und keine Eile hinzufügen und erwarten, dass Sie pünktlich sind. Irgendwann nimmt die Qualität ab und / oder Sie brennen aus! Und überhaupt macht es keinen Sinn; Sie können keine Zeit schaffen, Sie können sie nur besser nutzen! Wenn sie dies möchten, müssen sie mehr Designer oder einen Manager einstellen, damit Sie in Ruhe und Vollzeit an den Projekten arbeiten können.

Wenn Ihr Chef Sie nach Sonderwünschen fragt, tun Sie dies, aber sie sollten trotzdem in das oben erwähnte System passen. Es ist völlig normal, dass er dies tut und sollte einfach als Eile betrachtet werden. Wenn Sie jedoch frei mit ihm sprechen und ihn fragen können, ob dies als normales Projekt möglich ist, lässt er Ihnen gerne mehr Zeit für diese Anfragen. Es ist seine Sache und er ist schließlich für das Geld da.

Zeitplan

Wie oben erläutert, sollte für jedes Projekt ein genauer Zeitraum berechnet werden. Sie können ein Gantt-Diagramm verwenden, wenn es Ihnen dabei hilft, den Workflow besser zu visualisieren, aber ehrlich gesagt sollten die Abteilungen, die die Arbeit für Sie vorbereiten, dies verwenden. Mit einem schnellen Workflow von 2 Tagen ist es fast sinnlos, Zeit mit der Korrektur des Diagramms zu verschwenden.

Eins: Versprich nicht zu viel, um anderen zu gefallen. Sei realistisch. Ich weiß nicht, wie die Umgebung ist, in der Sie arbeiten, aber normalerweise bitten alle Abteilungen die Designer um zusätzliche Anfragen oder mehr Aufmerksamkeit für ihr eigenes Projekt. Sie müssen diesbezüglich vorsichtig sein und die Zeitpläne Ihrer eigenen Ordner einhalten und die Liefertermine für die geplanten Projekte und den tatsächlichen Ansturm einhalten. Andernfalls werden Sie sich selbst und die anderen gut organisierten Mitarbeiter bestrafen.

Dateinamen

Dies ist ein System, das sehr gut funktioniert:

Welche Dateinamenskonvention verwenden Sie für die Versionskontrolle?

Als ich unter einem ständigen Fluss alter und neuer Aufgaben arbeitete, waren meine besten Tools Google Mail, Finder in OS X, Notizbuchnotizen und InDesign.

In Google Mail senden mir meine Kunden (oder möglicherweise Ihr Direktor) E-Mails mit den Aufgaben. E-Mails haben ein Datum und manchmal sogar eine Frist, das ist also praktisch. Sie können auch Ordner erstellen, das ist auch praktisch. Wenn Sie Ihre E-Mails weiterhin in Ordnern organisieren oder die E-Mails für die laufenden Aufgaben in Ihrem Posteingang belassen, sehen Sie sich in dem Moment, in dem Sie Ihren Computer am Morgen einschalten, die E-Mails der laufenden Jobs und möglicherweise die Fristen als an Gut.

Im Finder von OS X habe ich normalerweise jeden von mir erstellten Ordner datiert und für jede neue Aufgabe einen Ordner erstellt. Zum Beispiel "2015-08-05-Client-Name-Projektname". Eine solche Benennung ist sehr wichtig, da Sie auf diese Weise Ihren Computer nach allem durchsuchen können, was beispielsweise in "2015-08" erstellt wurde, und die Ergebnisse einfach nach Name oder Änderungsdatum sortieren können. Darüber hinaus können Sie die Ordner mit laufender Arbeit in Ihrem Finder offen lassen, da der Finder Ordner wieder öffnet, die beim Start offen gelassen wurden.

In InDesign , wo die meisten Arbeiten für viele Designer ausgeführt werden, können viele Projekte gleichzeitig geöffnet sein. Und genau wie Finder werden die laufenden Projekte immer wieder geöffnet, wenn Sie die Anwendung schließen und erneut öffnen. Daher können Sie in InDesign 15 Projekte in Registerkarten nebeneinander haben und von einem zum anderen wechseln, bis sie fertig sind. Wenn sie in einem Tab geöffnet sind, bedeutet dies, dass sie genau dort unter Ihren Augen unvollendet sind. Wenn Sie sie exportiert und an den Drucker gesendet haben, können Sie die Registerkarte schließen.

Schließlich ist es auch eine gute Möglichkeit, sich Notizen zu machen, um Notizen in einem Notizbuch zu machen. Listen Sie alle laufenden Aufgaben auf, schreiben Sie die Frist für jede einzelne auf und löschen oder verdunkeln Sie sie mit einem großen Marker, wenn sie erledigt sind. Auf diese Weise sehen Sie nur, was noch zu tun ist. Schreiben Sie irgendwann die aktuellen tzsks oder nach einem Treffen mit Ihrem Chef auf ein neues Blatt zurück.